檔案數字化管理的優勢與弊端分析

周亞君

摘 要：在科技迅猛發展以及信息技術水平日益提升的背景下，各個行業在發展進程當中開始廣泛運用信息化技術與設備，而信息化技術也給各個行業綜合管理水平的提高帶來了強有力的支持。就檔案管理而言，在網絡信息技術和檔案管理深度融合的背景下，檔案數字化管理應運而生，并逐步演變成為至關重要的管理方式。檔案史志館作為事業單位，在推進單位改革發展的過程中，也把著眼點放在了檔案管理上，積極運用先進的信息技術手段優化檔案管理事項。但網絡信息技術運用是一把雙刃劍，相應的檔案數字化管理也有一定的優勢和弊端，對此要做好客觀分析，在此基礎之上提出優化檔案數字化管理的方法。

關鍵詞：檔案數字化管理;優勢;弊端

在信息全球化背景下，事業單位的檔案管理工作也發生了很大的變化，開始改變傳統的檔案管理模式，運用現代化的管理手段克服傳統管理模式的不足，提高檔案管理效率，滿足新時代背景下的檔案創新管理要求。在新時期，檔案史志館在檔案管理當中積極引入科學先進的管理技術，嘗試將檔案數字化管理模式與檔案管理進行有機結合，發揮數字化檔案管理的優勢，為檔案資源的有效開發與利用打下基礎。但從客觀角度進行分析，檔案數字化管理有其優勢和弊端，所以要保證檔案數字化管理的全面推進就要發揚優勢，消除弊端，促進檔案管理事業的長效發展。

1 檔案數字化管理的優勢

檔案數字化管理是檔案現代化建設的必然趨勢，其伴隨信息技術的普及應用得以快速發展。在單位的檔案管理體系建設當中，推進數字化檔案管理的優勢主要體現在：一是有助于提升立卷制度執行水平。在單位的檔案管理當中，有關于部門立卷的執行效果一直不夠理想，立卷制度不夠完善，難以保證檔案信息的完整性和歸檔的有效性。在推行檔案數字化管理之后，檔案管理人員可與其他部門進行密切配合與有效溝通，把各個部門的資料錄入信息化管理系統并備份傳送到檔案部門的計算機終端，之后由檔案管理者開展統一性的立卷編碼，將會極大程度上提升立卷制度的執行力以及反應力;二是有助于縮短檔案管理時間。過去的檔案管理工作具備時間、空間與人員管理等方面的局限性，通常需要檔案管理者耗費很長的時間才能完成相關任務，從而影響到檔案管理的效率。在實行了檔案數字化管理之后，單位可以運用數字化手段進行檔案信息的管理與開發利用，縮短檔案管理時間，方便快捷的進行實踐操作，并減少由人為處理帶來的操作失誤;三是有助于挖掘檔案信息價值。數字化檔案管理除了關注檔案信息的保管之外，還特別關注檔案資料的合理化利用，因此能夠把檔案信息的價值挖掘出來，為檔案信息利用創造良好條件。四是有助于提升檔案查詢效率。單位要管理的信息檔案數量眾多，而且規模較大，給檔案管理帶來了很大的難度，依靠單一的人工處理方法會影響到檔案的查詢使用。在實施數字化檔案管理之后，依托先進的信息技術工具與設備能夠讓信息的查閱更加便利與快捷滿足檔案使用者的要求。

2 檔案數字化管理的弊端

任何事物都是有兩面性的，檔案數字化管理同樣也是如此，我們在看到這種先進管理模式的諸多優勢之外，還需要從客觀角度出發歸納總結檔案數字化管理的弊端，以便在今后的工作當中規避問題，彌補缺陷，體現出檔案數字化管理的優勢。第一，檔案數字化管理存在安全風險。檔案數字化管理雖然能夠明顯提高檔案處理的效率，但是由網絡信息技術運用帶來的安全風險也是不容忽視的，尤其是電腦病毒、黑客攻擊等均會在極大程度上威脅檔案信息安全。假如單位在檔案管理當中沒有做好安全保障工作，缺少安全意識的話，就會因為安全風險問題的存在，影響檔案的管理與信息的利用。第二，數字化檔案的存儲載體顯現出制約性，對計算機軟件以及硬件設施有著較大的依賴性，而且會受到設施更新的影響。過去的數字化檔案在建設當中有可能發生和新軟件不兼容的情況，導致檔案信息無法實現長久保管與恰當運用。第三，檔案數字化管理在執行過程當中缺少法律保障。數字檔案比較特殊，雖然存儲方便且查詢便利，但是檔案的內容很容易被篡改，所以在數字化檔案管理當中很容易出現法律效力不足的缺陷，需要專門針對數字化檔案管理，給出法律約束與規范，提高數字化檔案管理的規范性。

3 檔案數字化管理優化落實的策略

3.1 加大部門聯合實現信息共享

為了構建科學完善的檔案數字化管理體系，充分發揮現代化檔案管理的優勢，必須保證單位內部各個部門協調配合，構建一個日趨完善的數字化檔案管理系統。在管理系統建設過程中，先要做好總體設計，優化檔案整理以及備份工作，尤其是要注意統一各個部門的計算機管理系統，防止出現檔案不能讀取的問題。各部門需要制定明確的規章制度，保證每日信息的全面錄入和完整保存，上傳至檔案管理系統。為了保證系統的穩定運轉，可以運用雙服務器和光盤雙備份的方法維護檔案管理的效率以及安全?？紤]到檔案數字化管理當中存在著安全風險問題，有效設置檔案查看權限，同時做好安全技術利用工作，比如應用防火墻技術、病毒查殺、防止黑客攻擊系統設計等方法，在保證資源有效共享的同時，維護信息的安全。

3.2 規范操作程序保證管理規范

在檔案數字化管理模式的推廣應用當中，要保證管理質量，就必須對檔案操作程序進行規范，明確操作程序，防止由于個人操作不當問題出現數據丟失風險。首先，要對檔案信息錄入進行規范。檔案管理者在錄入信息時要保持嚴謹嚴肅和科學認真的態度，保證全部材料錄入準確真實和完整，并在錄入之后進行信息比對和檢查，在確認無誤之后才能立卷。其次，要對檔案掃描工作進行規范。在掃描檔案信息時需要確認頁數和信息是否有遺漏的問題，哪怕是在完成掃描和錄入之后，也不能夠直接歸檔，而是要做好文檔信息的再次檢查，確保檔案全部內容真實準確，最后在備份和歸檔。整套工作都需要在嚴格的程序規范之下開展，同時要嚴格遵循相關的制度與規章。最后，要專門針對檔案數字化管理的特殊性加大制度建設力度，增加立法效力，為數字化管理提供法律保障。

3.3 建設管理隊伍提高管理效果

數字化檔案管理不同于傳統的人工檔案管理模式，對于現代信息技術的要求較高，又進一步提高了對檔案管理者的專業素質要求。在引入數字化技術之后，雖然很多的檔案管理事項都可以交由信息化系統處理，但是檔案管理者對系統的操控是不可缺少的，而且每一個合格的檔案管理者都應該具備極高的信息化素養。這是降低檔案管理失誤和保證檔案管理安全可靠的必要條件。對此，為了保證檔案數字化管理的成效，單位需要定期培訓檔案管理人員，構建一整套完善化的教育培訓機制。首先，檔案管理者要積極學習與檔案管理有關的法律法規嚴格依照工作規范和具體程序進行數字化檔案管理。其次，檔案管理者要加大對信息技術的學習和掌握力度，熟練操縱信息化管理系統，提升信息化素養。最后，檔案管理者要提高職業道德素養，秉持著嚴謹認真和負責的精神，為單位的檔案數字化管理創造條件。

在現代信息技術手段日益發展和廣泛應用的背景下，史志檔案信息管理獲得了良好的技術支撐。要想從根本上提高單位檔案管理的效率和質量，就要以信息技術為依托，構建專門的信息化管理系統，讓檔案資料發揮應有價值。檔案史志館要提高對檔案現代化管理的重視程度，盡快扭轉思想，完善工作方案，準確認識檔案數字化管理的優勢和弊端，加快檔案數字化管理改革步伐，在保證檔案信息有效保存的同時，提高檔案資料的利用效果，為單位發展和社會經濟建設提供更好的服務。

參考文獻

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