增強(qiáng)檔案利用意識?活化檔案資源管理

摘 要：本文闡述了檔案在企業(yè)發(fā)展中的依據(jù)、借鑒、支撐保障、憑證、參考和增益作用，檔案利用意識增強(qiáng)。檔案利用層次不斷深化;檔案利用由一般的信息查閱，向?qū)Ｒ恍浴⑾到y(tǒng)性轉(zhuǎn)變;并呈現(xiàn)出檔案使用者檔案利用意識增強(qiáng)、頻次增多、利用范圍擴(kuò)大、利用層次深化與系列化良好態(tài)勢，以及要求檔案工作者創(chuàng)新利用工作方式、改進(jìn)利用工作方法、拓展工作思路，增強(qiáng)利用服務(wù)針對性和有效性的迫切需求。

關(guān)鍵詞：檔案資源;增強(qiáng);活化

檔案作為一種無形資源，有重要的歷史意義和現(xiàn)實(shí)意義。有效地利用檔案資源，發(fā)揮檔案的功效，發(fā)掘檔案的價(jià)值優(yōu)勢對于檔案使用者和檔案工作者來說意義重大。

1 檔案資源的定義

檔案資源是指保障一個國家或社會檔案事業(yè)發(fā)展和檔案工作開展的各種社會條件以及由檔案事業(yè)和檔案工作自身對社會產(chǎn)生的各種作用和影響因素的總合。主要包括兩個方面：一方面是一個國家或社會對檔案事業(yè)發(fā)展和檔案工作開展所提供的各種保障條件，此方面包括政策（法律）資源、教育資源、人才（技術(shù)）資源、財(cái)力資源、物力（設(shè)施、設(shè)備、物資）資源等;另一方面是指由檔案事業(yè)發(fā)展和檔案工作開展而對社會產(chǎn)生的作用和影響，即檔案產(chǎn)出或效益資源，主要是指檔案信息資源。兩個方面互為因果、相互影響、相互作用，共同影響一個國家或社會檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案工作的開展，而最終影響檔案信息資源建設(shè)及其社會作用的發(fā)揮。? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 檔案憑借其真實(shí)性、客觀性、專業(yè)性、以完備的事件資料和相關(guān)數(shù)據(jù)去輔助檔案使用者。檔案的質(zhì)量一定程度上決定了使用者在處理具體事件時(shí)，是否可以有針對性地快速查閱、準(zhǔn)確定位、精確分析，從而做出正確決策。因此，除了專業(yè)的檔案工作人員，每一位管理參與者、檔案使用者都應(yīng)具有相適應(yīng)的歸檔意識，增強(qiáng)對檔案重要性的認(rèn)識，配合完善歸檔流程，增強(qiáng)檔案歸檔內(nèi)容的實(shí)用性，提高檔案使用效率。

2 增強(qiáng)檔案利用的意識

近幾年企業(yè)緊緊圍繞發(fā)展目標(biāo)，以支持保障科研項(xiàng)目有效推進(jìn)和生產(chǎn)任務(wù)履約為第一要務(wù)，立足本職著力創(chuàng)新，努力活化檔案資源，為企業(yè)守史。為企業(yè)發(fā)展給力，突出地體現(xiàn)了檔案在企業(yè)發(fā)展中的依據(jù)、借鑒、支撐保障、憑證、參考和增益作用。并呈現(xiàn)出檔案使用者檔案利用意識增強(qiáng)、頻次增多、利用范圍擴(kuò)大、利用層次深化與系列化良好態(tài)勢，以及要求檔案工作者創(chuàng)新利用工作方式、改進(jìn)利用工作方法、拓展工作思路，增強(qiáng)利用服務(wù)針對性和有效性的迫切需求。

檔案利用意識增強(qiáng)，表現(xiàn)在三個方面：一是檔案使用者利用檔案的人數(shù)較以前明顯增多、利用檔案頻率增高。據(jù)統(tǒng)計(jì)資料顯示，2019年檔案利用人次16189次，比上一年同期增長了8.7個百分點(diǎn)，利用卷次3197，件次4297，分別比上一年增加了6個百分點(diǎn)和4個百分點(diǎn)。二是檔案利用復(fù)制大幅增長，2019年檔案利用復(fù)制頁數(shù)為18632頁，比上一年增長10個百分點(diǎn)左右。三是鑒定、定型、簽章、檔案資料及時(shí)保證，據(jù)統(tǒng)計(jì)2019年企業(yè)鑒定、簽章、整理利用的資料達(dá)300余冊，2.1萬余頁。

檔案利用范圍呈現(xiàn)擴(kuò)大態(tài)勢，一改過去單一和相對集中的情況。據(jù)統(tǒng)計(jì)資料顯示，檔案利用涉及產(chǎn)品、科研、生產(chǎn)、設(shè)備、實(shí)物、會計(jì)、人事、基建、文書、電子、固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目等檔案各大門類。其中產(chǎn)品和科研檔案查閱涉及生產(chǎn)保證、產(chǎn)品研發(fā)借用參考及獲取相關(guān)技術(shù)信息;設(shè)備檔案利用涉及安裝調(diào)試、檢修、改造和變更處理;人事檔案涉及員工調(diào)動、資質(zhì)認(rèn)定、辦理退休和維權(quán)等事由;基建檔案涉及福利區(qū)建設(shè)和技改技措，包括水、電、氣、暖、土建、房屋和土地資源資料、項(xiàng)目立項(xiàng)、國投項(xiàng)目立項(xiàng)與審計(jì)等諸多方面。文書檔案利用涉及企業(yè)方方面面的業(yè)務(wù)工作。特別值得一提的是2019年企業(yè)質(zhì)量審核檢查、產(chǎn)品審核定價(jià)、項(xiàng)目審計(jì)，后評價(jià)、職稱評審、軍方審計(jì)檢查、科代遴選涉及檔案的利用范圍，數(shù)量都是前所未有的，檔案資源是企業(yè)科研生產(chǎn)任務(wù)完成以及許多重要任務(wù)和活動有效推進(jìn)的重要保證與支撐。

檔案利用層次不斷深化。檔案利用由一般的信息查閱，向?qū)Ｒ恍浴⑾到y(tǒng)性轉(zhuǎn)變。例如，在產(chǎn)品科研檔案利用中，對產(chǎn)品借用件的利用和對某一類產(chǎn)品的演變、改進(jìn)技術(shù)信息的尋覓，均表現(xiàn)出專一性和系統(tǒng)性的查閱利用需求。再例如，基建檔案中的土地資源和技改技措項(xiàng)目利用，也同樣表現(xiàn)出了專一性和系統(tǒng)性利用全套檔案資料的狀況。還有制導(dǎo)系列產(chǎn)品介紹及演變歷程的形成，涉及檔案查閱同樣呈現(xiàn)出多類別、多產(chǎn)品、系列化、深層次化的利用需求。

3 活化檔案資源管理

檔案使用者呈現(xiàn)出的各種各樣的需求，要求企業(yè)檔案工作者要不斷創(chuàng)新工作方法、拓展工作思路、改進(jìn)工作方式，著力在滿足使用者的不同利用需求上動腦筋、想辦法、下功夫。可以采取以下措施和辦法推動檔案的利用向更深層次發(fā)展。對歷年來檔案的利用數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，了解檔案利用所產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。了解檔案自身價(jià)值和潛在的利用資源，進(jìn)一步拓寬檔案利用工作的渠道，最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用。開展檔案利用跟蹤服務(wù)。檔案工作只有有為才能有位兒地位的取得有賴于檔案人員的自身努力檔案人員要積極開展送檔上門及時(shí)掌握檔案利用的新動態(tài)新動向及時(shí)做好跟蹤服務(wù)。結(jié)合數(shù)據(jù)對比分析緊緊抓住檔案利用的熱點(diǎn)和中心工作，積極開展檔案史料的編纂工作，抓住檔案利用與信息開發(fā)工作，根據(jù)歸檔材料編寫大事記，組織沿革，年鑒，產(chǎn)品簡介等編研成果為檔案使用者更好地利用檔案提供服務(wù)。針對這種情況，檔案工作者轉(zhuǎn)變觀念，改被動服務(wù)為主動服務(wù)，開展服務(wù)咨詢、電話服務(wù)業(yè)務(wù)。多方收集檔案利用需求信息，改進(jìn)檔案組卷、上架排序及標(biāo)注方式，以達(dá)到方便快捷檢索的目的。同時(shí)，努力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，為使用者利用檔案解疑惑釋，指點(diǎn)迷津。另外，針對利用需求，有的放矢地確定課題，開展檔案專項(xiàng)編研服務(wù)，為兵器工業(yè)年鑒編撰等工作作出貢獻(xiàn)，從而使檔案資料得以升華，并初步形成了系列化的專業(yè)性、集合性文獻(xiàn)資料。

默默耕耘迎苦累，開來鑒往有作為。近幾年檔案利用工作態(tài)勢良好，碩果頗豐，它在滿足利用需求，提高工作效率，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的同時(shí)，還創(chuàng)出了難以用數(shù)字估算的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，極大地彰顯和發(fā)揮了檔案的支持保障作用。

作者簡介

吳一敏（1961-），男，漢族，北京，本科，高級工程師，中國兵器工業(yè)檔案館，研究方向：檔案資源管理。