事業單位財務檔案管理工作中存在的問題及改進措施

摘 要：近年來，科技迅速發展，各行各業的發展也有了改善。事業單位的財務檔案管理工作屬于財務管理的關鍵內容，更是事業單位檔案管理工作的重要組成部分，并且財務檔案管理工作的科學合理與否，會對社會發展產生重大影響。文章則主要針對新時期事業單位財務檔案管理工作中存在的不足展開分析，并對事業單位財務檔案管理的創新模式進行探究，希望能夠為相關從業者提供參考。

關鍵詞：事業單位財務檔案管理工作;存在的問題;改進措施

在傳統事業單位的管理工作中，各類工作、人事、財務檔案的管理模式已經趨于成熟，但綜合管理理念和新興技術的出現，使傳統的檔案管理模式受到了沖擊。對事業單位的財務檔案管理模式進行分析研究，并制定科學的革新方案，有利于事業單位發展。

1 事業單位財務檔案管理工作中存在的問題

1.1 管理制度不完善，軟件發展落后

目前，信息化對各事業單位的生存和發展發揮著重要的作用，這也是現代社會發展的潮流，但是，就實際情況而言，大部分事業單位的財務檔案管理信息化的實現沒有取得良好的效果，處于停滯不前的狀態，這非常不利于信息化改革的進行。目前，在各事業單位財務檔案管理信息化的實現過程中，大部分都存在一個問題，那就是管理體系比較混亂，沒有明確的發展目標，管理制度不完善，這些都導致了信息化的實現速度比較緩慢。對于事業單位的發展來說，科學技術占有重要的位置，但是大部分事業單位缺乏專業的人才，這也使得財務檔案管理技術的研究工作沒有取得較好的效果，在技術手段落后的前提下，財務檔案管理信息化的實現受到一定的限制。我國事業單位的規模普遍比較小，由于規模較小，很難進行集中的信息化改革，對財務檔案管理信息化的實現有一定的阻礙作用。除此之外，技術手段的落后還導致了軟件開發比較困難，購買軟件又會花費較多的資金，不利于事業單位財務檔案管理信息化的實現。

1.2 人員綜合素養不高，專業技能人才缺乏

事業單位作為我國社會公共組織的主要組成部分，需要具有較高素養的檔案管理從業人員對其內部財政收支、利用等信息進行具體規范管理。目前在財務檔案管理工作人員的專業水平和能力不足，是我國機構最常見的一種財務記錄管理中存在的問題，同時由于許多公共組織的相關負責人沒有足夠的強調財務記錄，財務記錄管理工作仍無法滿足國家相關法律法規要求，同時，有些事業單位由于限制，沒有設立專門的財務檔案管理部門，許多單位都采用兼職人員進行檔案工作，履行職責也要符合相應的要求。財務記錄管理工作需要專業人士廣泛全面的知識為基礎，不僅需要財務會計方面的知識，計算機，相關法律，而且掌握檔案管理知識，只對有特殊的財務會計知識，可見不勝任財務記錄管理工作，這就需要相關人員從事財務記錄管理努力加強自己的學習，提高綜合知識運用能力，提高自己的財務素養，做好檔案管理工作。有一些財務記錄管理專業人士，沒有進行正式的財務會計專業知識教育，沒有系統的檔案管理專業知識培訓，他們的會計科目，條目，書籍和語句與實踐之間的關系未能明確，容易導致工作忽視財務檔案管理的重要性，財務會計信息失真。

2 事業單位財務檔案管理工作優化措施

2.1 制定科學發展方案，大力發展科技

在創新理念樹立完成后，就需要明確事業單位財務檔案管理信息化的發展目標，并以此為標準。逐漸完善事業單位財務檔案管理的計劃，在計劃制定完成后，還需要逐漸完善事業單位財務檔案管理的方案，這樣才能為信息化的實現提供基礎。同時，還需要對事業單位財務檔案管理做出相應的調查，只有這樣才能做出合理的工作規劃，密切注意信息化的發展情況，根據實際情況做出相應的調整，為事業單位財務檔案管理信息化的實現提供基礎。不管是哪個行業的發展，都需要有一定的制度作為約束，對于一個事業單位來說，合理的制度對其發展具有良好的作用，其工作人員需要發揮自身的優勢，為事業單位制定良好的制度，并在最大程度上推動事業單位進行改革創新。就事業單位財務檔案管理來說，其離不開相應的先進技術，技術是事業單位發展的動力，這就需要各事業單位積極學習相應的技術，并將其有效的應用到事業單位財務檔案管理中，使每位員工都能發揮其巨大作用，推動事業單位發展。事業單位自身的技術達到一定的水平之后，就可以自行進行軟件的開發，自身開發出軟件后才能真正對事業單位發展起到促進作用。

2.2 加大財務檔案管理部門經費支持

首先，要對財務檔案管理部門的硬件設施加大經費投入，比如財務檔案管理設備、場地等，保證相關工作開展所需要用到的硬件能夠符合相關規定的標準要求。其次，要對財務檔案管理制度進行明確，對部門標準規定嚴格遵循，對財務檔案保管責任予以明確，之后交給事業單位的財務部門，將財務檔案管理工作需要用到的經費納入年度經費預算當中，確保所有財務檔案管理工作能夠有充足經費支撐。最后，不管事業單位的規模時大時小，都需要高度重視財務檔案管理部門的經費問題，并且在財務檔案管理人員的離職和接手過程中，需要做好相關財務檔案的保管與交接工作，確保不會因為人員的流動而導致財務檔案出現丟失的情況。

2.3 信息化檔案歸檔文件整理的方法

事業單位在進行文件整理及檔案歸檔工作時，應在原有的方法基礎上，充分利用現代信息技術，對檔案進行信息化的管理。新時期，現代信息技術不斷發展，計算機技術在各個行業領域普遍使用，事業單位應當順利時代發展的特點，充分利用計算機，建立信息化的檔案管理工作，以此提升檔案管理工作的效率。其具體方法為以下幾個方面：1）通過計算機，事業單位可以下載和使用有關的文件整理及檔案歸檔的文件，然后對文件整理及檔案歸檔工作進行信息化管理。2）檔案管理人員可以利用計算機，將來自不同時間、部門和來源的檔案信息轉化為電子化管理，并且將事業單位中的電子檔案信息進行分類、傳遞、保存和管理，可以有效提高檔案管理的效率。3）通過信息化檔案管理，擴寬檔案實際儲存的空間，有效地節約資源。比如，某事業單位通過使用信息化檔案管理，節省了檔案儲存的空間，相關的工作人員可以充分利用節省出的空間進行改造，改造成活動交流的地方，不僅提高了檔案管理的效率，而且活躍了事業單位的工作氣氛。

2.4 提升工作技術水平

如今計算機、互聯網、信息技術的發展，在給各行各業帶來巨大沖擊的同時，也提供了重要機遇。近年來，政府和事業單位逐步實現了財務管理工作的信息化覆蓋和計算機技術普及，但在財務檔案管理方面，相關單位還沒有形成比較可靠的運營管理機制。因此，事業單位應當密切關注信息化的財務管理工作應用狀況，結合實際管理需求和特點，逐步實現財務檔案管理工作的信息化革新。

3 結語

綜上所述，面對當前新形勢下事業單位財務檔案管理工作中存在的諸多問題，比如檔案管理人員意識不強、工作內容不規范等等，都會對財務檔案的管理形成不良影響，導致事業單位管理工作出現些許弊端。所以，為了順應時代發展的新需求，一定要積極探究財務檔案管理的創新模式，尤其是要對會計電算化予以應用，才能夠更好地滿足新時代財務檔案管理工作的需求，保證該項工作的規范性及高

效性。

參考文獻

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作者簡介

豐金云（1967-），女，漢，河南省臺前縣，助理會計師，大專，會計和財務檔案管理。