新形勢下事業單位檔案管理的優化方法

孫曉宇

摘 要：檔案管理作為企事業單位管理的重要組成部分，對于企事業單位管理具有重要意義。人事檔案，將企事業單位人員的基礎信息及行為記錄在冊，以信息的形式呈現出來，供企事業人力管理所依據，可以有助于企事業人才結構的優化。隨著企事業的不斷發展，檔案管理必然會被更為重視，但是當下，我國的檔案管理仍然存在諸多問題，亟待解決，嚴重制約企事業單位發展。本文從企事業單位檔案管理中存在的問題入手，提出了優化檔案管理的具體措施，望予企事業單位以借鑒。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;優化方案

檔案管理，是通過統一的平臺，對企事業單位在職人員信息進行集中登記與管理的方式。通過檔案管理，企事業單位可以了解職員入職前的個人經歷、思想素質以及愛好特征等。此外，檔案管理的落實，也可以讓企事業單位增加對自身員工的了解，并針對性的確定發展目標。人才是企事業單位未來發展狀況的決定性基礎，對于企事業單位管理及生產效益提高均意義深遠。

1 新形勢下事業單位檔案管理現狀分析

隨著新形勢下，我國經濟的不斷發展，以及企事業單位自身道路的不斷拓寬，檔案管理的重要性會不斷增強。對于事業單位的重要性也會不斷提升，與之相應的，與其相關的問題也會逐漸增多。

1.1 重視度不足，地位不高

檔案管理，相較于企事業單位的其他工作，具有更為廣泛的遠期收益，但短期收益卻并不明顯，且檔案管理本身又相對瑣碎與枯燥，極其容易為人們所忽視[1]。因此，造成了管理人員、領導乃至工作人員自身對于工作的認識不足，將檔案管理簡單認為信息的登記，對信息的分類、保存以及實質性的作用充耳不聞，粉飾太平的現狀也導致了檔案管理與企事業單位發展嚴重脫軌，部分企事業單位的檔案管理還屬于相對于較為初始的水平，也造成了企事業單位檔案管理的混亂和無序。

1.2 管理人員素質層次不齊，整體偏低

我國人事制度改革之后，企事業單位開始針對人力管理部分進行優化，設置了檔案管理崗位，且開始聘用新的工作人員[2]。但設崗與考核上崗之間，仍然存在著鴻溝，部分企事業單位在針對檔案管理的工作人員選聘時，并沒有經過專業性的選拔考試，也未落實系統的檔案管理培訓，一些僅僅只了解基礎檔案管理知識，對科學的管理方法認識不足、缺乏實踐匯總理論儲備和能力的管理人員充斥企事業檔案管理內部，自然容易出現檔案管理缺乏專業性，也會造成檔案材料收集的不完整，使檔案管理工作不能發揮實際的作用。

1.3 檔案管理工作環境缺乏

企事業單位對檔案管理工作重視程度不足，造成企事業單位在針對檔案管理設備進行投資時，會縮減預算的情況頻發，也促使部分企事業單位本身缺乏管理所需要的設備以及環境，一些企事業單位的檔案管理仍然流于表面。例如一些部門將檔案管理的辦公區、儲備區以及查閱區三室歸一，嚴重降低檔案管理人員的工作效率，一些企事業的檔案管理，未與信息化與現代化相適配，管理設備和安全設施的落后，極容易造成信息的缺乏[3]。隨著我國經濟增速的提升，企事業之間人力資源的流動也增加，而大多數企事業單位的人事檔案處理速度卻仍然處于相對滯后的階段，造成了檔案管理無法適應企事業自身發展的現狀，使流動人員比例顯著增加，為企事業管理增加了較大部分的成本，例如一部分對檔案需求急迫的離職人員，極容易因為時間原因，放棄自己的檔案，最終促使企事業單位管理中的死檔增加，嚴重增加企事業檔案管理的成本和風險。

2 事業單位檔案管理優化方法

2.1 提升對檔案管理的重視程度

企事業單位管理者應該充分認識到檔案管理對企事業發展的重要性，并自上而下，宣傳與推廣檔案管理的價值與意義，讓員工能夠確立爭取的檔案管理與執行意識，進而確保檔案管理人員能夠有積極的工作意識，員工也有積極的檔案利用意識。事業單位應該加大管理投入，建立獨立的檔案管理部門，將檔案管理查閱、儲存和工作室分開，并配備完善的基礎設備，在保障檔案信息安全的基礎上，提升檔案管理人員的管理效率。

2.2 加大檔案管理設施建設力度

新形勢下，隨著智能化的進步，各行各業的發展都開始逐漸開拓信息化道路。想要優化自身檔案管理的水平，必須要將大數據與企事業單位檔案管理相結合，從當今社會的整體形勢出發，全面分析與重視信息技術的引入，提升檔案管理設施的建設力度，讓企事業單位檔案管理的提升有重要的基礎。

作為企事業單位，應該增大檔案管理設施及技術的投資力度，對實際中已經出現問題的設備進行及時更換、維修，并針對性的開展定期養護，以保證設備處在高效運作的狀態之下[4]。只有確保設備一直處在良好的運作環境之下，才能最大程度保證應用安全性，并在管理檔案中，充分發揮價值與功能。如今的社會是信息化的時代，任何信息的收集、歸納、分析與整理均離不開大數據的支撐，因此確立完善的信息化檔案管理系統，搭建以數字化為基礎的數字檔案室，也是未來企事業檔案管理的必然趨勢，利用網絡技術，優化企事業單位檔案管理，具有重要的現實意義，不僅可以避免因為火災等外力造成的紙質檔案損毀、丟失，也可以降低檔案管理的管理風險，提升檔案管理的管理效率。

2.3 提高管理人員素質

企事業單位管理人員素質，是檔案管理水平的決定性因素，信息化技術的推進雖極大程度的優化了檔案管理的工作路徑，但是，事業單位仍然應該重視高素質、高能力專業人才的考核、聘用與培養，提升管理人員的專業素質。此外，事業單位應該嘗試轉化被動化的管理服務現狀，提升檔案管理的質量，讓管理人員能夠有職業緊迫感，進而高效的完成檔案管理工作。例如對檔案管理人員進行定期考核，直接與績效掛鉤，獎懲有度。為選拔優秀的管理人員，事業單位可以嘗試與高校建立合作關系，從高校直接選拔檔案管理相關的優秀人才，為單位的可持續發展保留新鮮血脈，提升檔案管理隊伍整體的活力。針對已經在職的優秀管理人才，事業單位可以為其創造良好提升途徑，增加深造與學習的機會，使企事業管理人員能夠與時代同步，與未來同期。此外，事業單位應該重視機密文件的保存，針對保管此類檔案的崗位，進行專門的選拔與配置，例如三人三把鎖，只有同時在場才能打開機密紙質文件;對數據文件進行訪問權限分級涉及等，均是常用的檔案安全性保障方式。在針對檔案資料的管理和借閱中，應該落實紙質登記與電子登記，嚴格細致定期檢查，并加強對文件的備份，降低資料毀損、丟失問題出現的概率。

3 結束語

綜上，我國檔案管理工作對于事業企業管理意義深遠，關系企事業單位可持續進步與發展。企事業單位只有充分認識到檔案管理的重要性，才能為優化企事業單位檔案管理創造前提。本文基于當下企事業單位檔案管理中普遍存在的問題，進行了集中討論，并針對性提出了具體措施。

參考文獻

[1]周燕.關于做好事業單位檔案管理工作的思考[J].環球市場信息導報，2018（21）：268-268.

[2]馮婭.事業單位檔案管理工作的優化路徑探討[J].文化創新比較研究，2019（16）.

[3]趙艷安.事業單位管理檔案管理中現代化方式的運用[J].農村實用科技信息，2018（3）.

[4]滕秀茹.數字化背景下事業單位會計檔案管理工作的優化[J].黑龍江科學，2019（15）：84-85.