醫(yī)院檔案管理工作存在的問題及應對策略

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟和科學技術(shù)的快速發(fā)展，在新的時代背景下需要醫(yī)院有效創(chuàng)新檔案管理工作，以此來充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院發(fā)展過程中的實際價值。本文對醫(yī)院檔案管理工作的意義進行了分析，探討了其在管理過程中存在的問題，最后給出了相對應的解決辦法，希望有助于提升醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;意義;問題;對策

在醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展過程中，檔案管理的重要性愈加凸顯，檔案管理作為醫(yī)院實踐活動及相關(guān)工作開展的原始記錄，對其管理的情況反映了醫(yī)院整體的發(fā)展和管理效率，所以需要醫(yī)院有效完善檔案管理，使其順應時代發(fā)展潮流，以此來有效推動我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的全面發(fā)展，盡管目前我國醫(yī)院在檔案管理方面付出了較大努力，也取得了不錯的成效，但是依舊存在一些問題亟待完善。

1 醫(yī)院檔案管理的意義

1.1 有利于更好的順應時代發(fā)展的潮流

隨著我國互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)階段我國社會已經(jīng)步入了大數(shù)據(jù)時代，在此背景下人類社會一個比較顯著的特征就是信息化，人們的一切活動都可以轉(zhuǎn)化為信息，并且通過信息的交換，最終凝聚成一種新的動能，推動人類社會的發(fā)展。對醫(yī)院的檔案管理工作而言也是如此，需要加強檔案的信息化管理，對傳統(tǒng)的管理方式和內(nèi)容予以有效的創(chuàng)新，對相關(guān)技術(shù)和理念進行突破，以此來推動檔案的可持續(xù)發(fā)展，使其為醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展提供必要的數(shù)據(jù)和信息支撐。

1.2 有助于更好地滿足檔案管理的實際需要

在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，當今人類社會的生產(chǎn)生活都與數(shù)據(jù)、資料和信息有著密不可分的聯(lián)系，而檔案管理部門負責對信息資料的整理、保存和開發(fā)，在國家的穩(wěn)定與發(fā)展過程中起著不可替代的作用。因此在新的時代背景下，對醫(yī)院檔案管理工作提出了更多的挑戰(zhàn)，比如檔案的信息化管理以及科學化服務等，因此如果醫(yī)院不能對檔案管理進行有效的創(chuàng)新，那么將難以實現(xiàn)檔案管理工作的成效，無法滿足醫(yī)院多元化發(fā)展的需求。

2 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)存問題分析

2.1 對檔案管理的重視程度不夠

一些醫(yī)院領(lǐng)導和管理者對檔案管理不夠重視，并沒有認識到其對醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要意義。在醫(yī)院的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃中并未將檔案管理納入其中，導致檔案管理缺乏必要的人力物力財力支撐，因此醫(yī)院在檔案管理過程中存在的問題得不到及時有效地解決，阻礙了檔案管理工作的科學化發(fā)展，難以真正體現(xiàn)檔案的價值。

2.2 檔案管理方法落后，信息化程度較低

一些醫(yī)院由于受到傳統(tǒng)固有管理思維的影響，檔案管理難以擺脫傳統(tǒng)手工操作模式，造成管理的標準性不強，并且難以得到有效執(zhí)行，在具體的管理過程中有著較大的隨意性，致使檔案管理缺乏必要的規(guī)范性，這與檔案管理的細致化要求是相背離的。另外一些醫(yī)院在具體的操作過程中由于缺乏階段性的管理目標，使得檔案管理方式比較粗放，過度依賴于紙質(zhì)載體，難以發(fā)揮檔案管理電子系統(tǒng)的實際作用，從而造成檔案管理系統(tǒng)存在著比較嚴重的形式化問題，對檔案管理的完整性與準確性造成了不小的影響，不利于檔案資源的共享和高效利用。一些醫(yī)院在檔案管理過程中長期處于比較分散的狀態(tài)，在檔案管理的采集、組織、加工和儲存方面沒有實現(xiàn)規(guī)范化和系統(tǒng)化的操作，不僅耗費了不少的人力物力和財力，而且也難以實現(xiàn)預期的檔案管理目標。

2.3 缺乏完善的檔案管理制度

根據(jù)現(xiàn)階段我國醫(yī)院檔案管理的實際狀況來看，檔案管理內(nèi)容缺乏具體化，并且檔案管理制度也不夠具體和完善，難以滿足檔案管理工作的實際需要，難以有效形成數(shù)據(jù)支撐檔案管理工作的執(zhí)行，自然也就難以實現(xiàn)預期的檔案管理目標。

2.4 檔案管理人員業(yè)務能力有待加強

隨著我國衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院檔案信息的數(shù)量和種類也在不斷增加，因此對檔案管理的規(guī)范性和細致性提出了更高要求，可是現(xiàn)有的檔案管理人員往往沒有對檔案管理進行系統(tǒng)的學習，并且在具體操作過程中還存在著身兼數(shù)職的現(xiàn)象，導致工作人員的穩(wěn)定性較差，人員的頻繁流動限制了檔案管理工作的開展。此外一些醫(yī)院在檔案管理人才的引進和培養(yǎng)方面效果并不明顯，現(xiàn)有的檔案管理人員得不到有效的培訓，提升的機會較少，難以對檔案管理的新思想、方法和理念進行有效的獲取，在開展工作過程中更多的是依賴于傳統(tǒng)的經(jīng)驗，從而加劇了自身工作的負擔。另外一些管理人員思想不到位，在工作過程中疲于應付，消極對待，比較容易造成檔案管理工作的混亂，比如一些檔案沒有及時準確的歸檔，或者是歸檔不完全甚至出現(xiàn)缺失，嚴重影響了醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。

3 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)存問題的對策分析

3.1 醫(yī)院領(lǐng)導需要重視檔案管理工作

醫(yī)院領(lǐng)導和管理者要積極轉(zhuǎn)變固有觀念，對檔案管理予以足夠的重視，并將其納入醫(yī)院的戰(zhàn)略規(guī)劃中，實現(xiàn)檔案管理與醫(yī)院的協(xié)同發(fā)展，有效提升檔案管理的精細化水平。首先需要加強對檔案管理的宣傳力度，提升醫(yī)院全體人員對檔案管理的重視程度，使其認識到檔案管理的重要意義，在醫(yī)院內(nèi)部形成良好的檔案管理氛圍，此外需要加強檔案管理的頂層設(shè)計，對檔案管理體系進行不斷的優(yōu)化和改造，以此來實現(xiàn)醫(yī)院資源的高效配置，對檔案管理投入必要的人力物力財力，激發(fā)檔案管理工作者的工作熱情和積極性，使其更好的參與到檔案管理工作中去，為醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和水平的提升貢獻自己的

力量。

3.2 改進檔案管理方法，優(yōu)化管理內(nèi)容，提升檔案管理信息化水平

醫(yī)院領(lǐng)導和管理者要順應時代發(fā)展潮流，積極優(yōu)化檔案資源，努力提升檔案管理質(zhì)量，借助現(xiàn)代信息技術(shù)加快構(gòu)建并完善科學合理的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資源在醫(yī)院內(nèi)部的交流與共享，幫助各科室及時了解相關(guān)管理信息，通過系統(tǒng)平臺來滿足各科室所需要的檔案信息，提升工作效率。借助檔案管理平臺，可以有效提供體現(xiàn)檔案價值的可靠媒介和載體，提升檔案管理的信息化水平，充分發(fā)揮檔案管理對醫(yī)院管理效率提升的實際作用。

3.3 加強檔案管理的制度建設(shè)

醫(yī)院要從自身發(fā)展的實際狀況和特點出發(fā)，積極構(gòu)建并完善科學合理的檔案管理制度，在具體的實踐過程中需要對制度內(nèi)容進行不斷的規(guī)范和完善，與此同時需要醫(yī)院的領(lǐng)導和管理者對檔案管理工作予以足夠的重視，并加強對檔案管理過程中的監(jiān)督，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建完善的檔案管理體系，對檔案管理的重要地位予以明確，將醫(yī)院的戰(zhàn)略發(fā)展目標細化到具體的監(jiān)督考核之中，對檔案管理工作開展的實際情況進行定期的檢查與考核，對過程中存在的不足予以有效分析，并采取有效的對策加以解決。

3.4 檔案管理人員需要加強學習，提升能力

醫(yī)院可以聘請專業(yè)人才，加強對檔案管理工作者的教育培訓和考核力度，不斷提升他們的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，確保檔案管理工作者可以盡快適應新時代發(fā)展背景下檔案管理工作的實際需求，同時也需要自身更新落后理念，對傳統(tǒng)管理方法進行不斷的優(yōu)化和完善，提升檔案管理能力與水平。

4 結(jié)語

在新的時代背景下，我國醫(yī)療環(huán)境得到了有效改善，檔案管理工作也取得了不錯的成效，盡管現(xiàn)階段一些醫(yī)院在檔案管理方面依舊存在一些問題，但是只要采取有效的對策，就能對相關(guān)問題加以有效解決，以此來發(fā)揮檔案資源的實際價值，提升醫(yī)院的服務質(zhì)量，促進醫(yī)院的良性發(fā)展。

參考文獻

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[2]葉盛淇.醫(yī)院辦公室檔案管理的特點及其應用[J].管理觀察，2019（36）：179-180.

作者簡介

李儒（1987-），男，漢族，山東省臨清市，本科，助理館員，醫(yī)院檔案管理方向。