淺談新形勢下檔案工作的重要性

劉愛華?柴常廷

摘 要：檔案作為文書以及其他資料的重要集合，是單位信息資源管理的核心，對單位各項工作具有重要的指導意義。新形勢下，做好檔案工作，豐富檔案內容，減少管理成本對于單位發展意義重大。過去一段時間內，部分單位仍然未將檔案工作作為一項基礎性工作來抓，沒有充分認識到檔案工作的重要性。故此，文章首先就從時代背景的角度談檔案工作的重要性，其次分析檔案工作中存在的常見問題，最后提出科學化的建議，旨在進一步推動檔案工作朝著高質量、高效率的方向發展。

關鍵詞：重要性;檔案工作;新形勢;對策;問題

1 新形勢下做好檔案工作的重要性

1.1 避免信息丟失，確保信息價值

檔案資源門類和數量都較多，管理難度大，一旦出現紕漏，將會導致單位相應的信息資源丟失，影響單位決策[1]。從這個視角來看，要善于抓住檔案工作的主要矛盾，細化工作流程，規范工作內容，避免信息資源出現丟失，準確、全面地反映某項工作的全貌。除此之外，檔案資源能夠服務于單位決策，能夠為單位領導者提供更多決策參考。做好檔案工作，實現條理分明、齊全完整、應收盡收，能夠進一步發揮檔案資源在決策服務領域的價值。總而言之，新形勢下要重視檔案工作，避免檔案工作邊緣化，真正挖掘其潛在價值。

1.2 實現文書處理與檔案管理的有效銜接

在眾多檔案資源中，文書類檔案所占比重較高，其內容也較為重要。做好檔案工作，優化檔案立卷歸檔的內容和流程，能夠進一步確保文書整理有條理，實現資源優化配置。除此之外，文書檔案的整理質量會直接影響檔案工作的質量，影響檔案的利用率。做好檔案工作，可以提升檔案的檢索效率和質量，便于后期相關人員進行查閱。

2 新形勢下檔案工作中存在的常見問題

2.1 檔案管理機制不科學

當下，部分單位檔案管理工作存在漏洞，不利于管理成本的減少以及管理實效的提升。之所以存在這種轉狀況，主要是檔案管理機制不科學[2]。具體而言，一是立卷歸檔的范圍不清晰，立卷歸檔這一前置性工作不規范，影響后期的利用和管理。部分單位沒有按照本單位的具體業務特點以及管理需求設置相應的立卷歸檔范圍。二是分工不明、職責不清。一方面，檔案管理部門與其他部門的管理職責不清晰，導致所有與檔案有關的事項都被歸入檔案管理部門。實質上，從銜接配合與高效處理的角度來看，其他部門事前對相應文件資源進行整理，能夠減少檔案管理部門的壓力，提升管理實效。然而，實踐中檔案管理部門“統攬”的現象仍然較多。另一方面，檔案管理部門內部各個專責之間分工清晰，難以打造專業化、科學化的管理模式，也不利于責任落實和績效考核。三是制度缺失，剛性約束不足。部分單位沒有嚴格《檔案法》以及上級單位的相關規定制定出符合本單位實際工作狀況的規章制度，導致管理范圍、管理內容、管理流程不

科學。

2.2 檔案信息化建設滯后

信息技術與檔案工作的融合是大勢所趨，如果不能科學利用信息技術，難以適應電子化辦公的要求，不利于減輕檔案管理成本。當前，部分單位檔案信息化建設仍然處于初步階段，沒有充分挖掘信息技術的特點和優勢。一是軟硬件設施缺失，檔案工作環境有待優化。一方面，高速掃描儀、復印裝訂一體機、微縮相機、高性能計算機等硬件缺乏。另一方面，檔案管理系統功能不完善，無法與單位檔案管理工作進行有效銜接。二是檔案數據庫建設滯后，尚未針對不同類型檔案建設相應的數據庫，資源統籌力度、配置力度仍然有待加強。

2.3 人才培訓工作不高效

近幾年來，隨著學界關于檔案學研究不斷加深，加之相應的檔案管理模式、檔案管理技術不斷更新，檔案工作的內容以及要求均發生了變化。然而，部分單位人才培訓工作內容單一，檔案人才建設工作尚未取得成效[3]。一是習慣于從傳統檔案管理的視角對人員進行培訓，尚未從信息化應用、檔案共享等角度對人員進行培訓。二是培訓課程過于理論化，案例教學、實踐演練等培訓模式尚未應用至培訓工作當中。三是檔案安全保密培訓工作滯后，單純從管理視角進行培訓，忽視后期的安全保密工作，存在一定的安全隱患。

3 新形勢下做好檔案工作的對策

3.1 健全檔案管理機制

在檔案工作規劃和部署過程中，必須要健全檔案管理機制，堅持引導為先。一是明確立卷歸檔的內容、標準以及范圍，從事前角度把控立卷歸檔工作，避免出現后期重新處理的現象，提升檔案檢索和查閱的實效，減少管理成本。同時，歸檔范圍的設置要與單位具體管理需求相匹配。二是要細化分工和職責，理順檔案管理部門與其他部門、檔案管理部門內部人員之間的關系。總體而言，要堅持統籌規劃以及合理配置的基本原則對分工予以具體化。一方面，要進一步加強檔案管理部門與其他部門的銜接，設置前置處理程序，由外部單位相關專責負責整理后送交檔案部門進行檢查與歸檔。另一方面，可以結合檔案的類型來明確檔案管理人員之間的分工，實現專業化管理。三是要加快建章立制，加強剛性約束，減少不規范的現象。單位要立足于《檔案法》以及上級單位的相關規定對相應的內容進行細化和明確，保障檔案管理工作的規范性和系統性。

3.2 強化檔案信息化建設

借助信息技術對檔案資源進行科學管理能夠實現檔案管理創新，應對當前日益復雜的檔案管理工作。一是要合理配置軟硬件設施，做到資源最大化應用。單位可以根據本單位的檔案類別、數量以及單位資金狀況采購相應的設備。通常而言，文書類檔案較多的單位應當配備高速掃描儀、復印裝訂一體機等設備;圖紙類檔案較多的單位則應當配備微縮相機。此外，要及時更新并改進檔案管理系統，確保系統的功能可以滿足單位檔案管理人員需求。二是要探索建設相應的檔案數據庫，充分發揮檔案資源在決策領域的作用，實現資源統籌利用和高效配置，彰顯檔案工作的價值。

3.3 更新人才培訓工作內容

人才是檔案工作不可或缺的基礎，單位應當予以重視。一是要緊跟時代發展趨勢，立足于現代化管理、信息化管理的要求設置培訓內容，拓寬檔案管理人員的思路。二是要優化培訓課程體系，通過案例教學、實踐演練等方式提升檔案管理人員的實操水平和技能水平。三是注重從檔案安全保密的角度對檔案人才進行培訓，切實保障檔案資源的完整性。一方面，要做好安全保密宣貫工作，嚴格安全保密的責任，提升責任意識。另一方面，要從檔案室管理、檔案線上終端管理的角度進行安全培訓，做到安全管控不留“死角”。

4 結束語

從檔案學的視角來看，檔案是具有一種法定效力和特定效力的信息資源，是單位內外協調、溝通、聯系的重要媒介，是單位各項工作的憑證。做好檔案工作，不僅能夠避免信息丟失，確保信息價值，而且能夠實現文書處理與檔案管理的有效銜接，全面提升單位整體的管理效能。當前，檔案工作中仍然存在檔案管理機制不科學、檔案信息化建設滯后以及人才培訓工作不高效等問題，影響檔案價值發揮。故此，既要加強頂層設計，明確檔案工作目標，轉變檔案工作觀念，也要立足于問題開展工作。具體而言，一是要健全檔案管理機制;二是要強化檔案信息化建設;三是要更新人才培訓工作內容。

參考文獻

[1]康海濤.新時期事業單位檔案管理工作的創新及優化[J].中外企業家，2020（05）：148.

[2]康海濤.事業單位檔案工作中的人性化管理[J].中外企業家，2020（04）：150.

[3]楚姜華.關于新時期事業單位檔案管理工作的思考[J].才智，2020（03）：207.