新形勢下做好人事檔案管理工作的措施

楊瑩

摘 要：新形勢下對人事檔案管理工作提出新的要求，需要從業者選擇合適的切入點，提高人事檔案管理工作質量與效率。文中結合實際情況，分析人事檔案管理工作面臨的問題，并結合實際情況給出針對性的完善措施，推動人事檔案管理工作的可持續發展。

關鍵詞：人事檔案;思想觀念;管理制度

我國人事檔案管理工作有著悠久歷史，逐步形成完整的思維模式與管理制度。但隨著市場經濟快速發展與進步，人事檔案工作受到諸多因素的影響，直接對人事檔案管理工作健康發展產生影響，使得具體工作開展時面臨很多新的問題。需要做好相關研究分析工作。

1 新形勢下人事檔案管理工作的現狀

檔案管理工作的內容相對復雜，整個工作表現出嚴重的重復性，導致較多的人員不愿意進行學習，難以成為檔案管理的高端人才。目前，我國人事檔案管理人員待遇相對較低，因此整體工作人員的綜合素質相對較低，導致我國對相應的人才非常匱乏。

目前，就企業、單位以及學校而言，檔案管理的流程不夠完善，具體體現在以下幾個方面：第一，檔案的編號不夠系統;第二，檔案的標題設置不夠規范，在尋找相應的檔案時，容易由于分類的不準確降低工作效率;第三，傳統檔案管理模式與現代檔案管理模式存在一定的沖突，導致信息的整合標準不一，嚴重影響工作效率。就目前而言，由于科技發展，信息化時代已經來臨，多數人開始使用計算機設備和網絡技術對信息進行管理。但大部分企事業單位存在著一個嚴重的問題就是應用電腦管理的人才相對較少，導致檔案管理模式依然非常落后，嚴重影響了工作效率的提升。并且傳統的管理模式，數據丟失，信息不全等現象更為嚴重，不利于檔案信息的長久保存。

2 新形勢下人事檔案管理工作的問題

2.1 檔案管理流程存在問題

目前，檔案管理的流程不夠完善，具體體現在以下幾個方面：第一，檔案的編號不夠系統;第二，檔案的標題設置不夠規范，在尋找相應的檔案時，容易由于分類的不準確降低工作效率;第三，傳統檔案管理模式與現代檔案管理模式存在一定的沖突，導致信息的整合標準不一，嚴重影響工作效率。

2.2 檔案管理硬件設施匱乏

就目前而言，由于科技額發展，信息化時代已經來臨，多數人開始使用計算機設備和網絡技術對信息進行管理。但大部分事業單位存在著一個嚴重的問題就是應用計算機管理的人才相對較少，導致檔案管理模式依然非常落后，嚴重影響了工作效率的提升。

并且傳統的管理模式，數據丟失，信息不全等現象更為嚴重，不利于檔案信息的長久保存。事業單位人事檔案管理工作有時會將檔案數據簡單放置在辦公室，忽視了存放的安全性，并且檔案容易在這種情況下出現潮濕、污損等問題，嚴重影響后期的查閱。

2.3 缺少專門檔案管理人員

當前，事業單位的人事檔案管理工作分工不夠明確，通常負責管理的文秘人員沒有做到定人定崗，導致相關的員工都具備管理人事檔案的權利，相互之間各自為政，對于廉政建設而言，產生較大的阻礙。此外，相關人事檔案管理人員專業素養不過關，直接影響到管理質量。

3 新形勢下人事檔案管理工作的優化措施

3.1 樹立正確管理意識

做為人事檔案部門一定要摒棄人事檔案無用論的消極思想，同時加強教育和宣傳，揭開人事檔案的神秘面紗，使更多人了解到人事檔案管理的意義和重要性，進而在全社會中樹立正確的人事檔案觀。另外，作為檔案管理部門，一定要緊跟潮流，吸收新知識、新理念，優化管理模式，拓寬管理形式，全面提升人事檔案管理和使用的意義與價值，將人事檔案管理在人力資源應用中的意義發揮到最大，幫助政府、企事業單位和組織全面認識到人事檔案的價值。

而對于個人而言，需要加強宣傳和教育工作，使每個人能夠明確知道在人事檔案中詳細記錄了其自出生以來所有個人經歷、參加的教育活動、政治面貌和品德、作風等，對于未來就業、考研、升遷、報考公務員、轉正、簽訂勞務合同、申報職稱、辦理養老保險等等，都起到一定的參考和憑證作用，在人生很多關鍵時期都繞不開檔案證明這一條路，因此每個人都要注重人事檔案管理，配合相關人員做好檔案的管理、登記和收錄工作。

3.2 建立健全管理制度

制度是提升管理標準的依據，對于事業單位的人事檔案管理而言，也符合這種要求。在完善制度之前，事業單位的領導人員應該提高重視程度，并結合事業單位當前的實際情況，積極轉變思想觀念，充分認識時代變化給管理模式帶來的影響，從而對整個人事檔案管理模式進行創新。對我國人事檔案管理部門進行統一，建立國家級管理系統。所謂的統一是指打破傳統管理中各部門都負責的形式，統一領導，實行分級管理模式，建立一套相對統一、完善的人事檔案管理制度。改變我國當前人事檔案管理行業混亂不堪的局面，將我國所有人事檔案管理都規整起來，統一交由人事部門負責管理和劃分。

將我國有效的人力、財力和物力都集中起來，用于人事檔案管理工作的建設和開發中，將人事檔案管理在我國現代社會主義建設中的積極意義全面發揮出來。同時，積極借助各地各級人才市場，在獲得人才資源的同時制定健康、合理、完善的法律法規，確保各地各級人才市場健康、有序發展。在對現有人事檔案管理工作開展過程中，不斷改革和優化其檔案收集、整理、傳遞、查詢和管理的制度流程，理順各方面之間的關系和條件限制，幫助現代人事檔案管理工作朝著現代化、法制化、規范化行列前進。

3.3 建設高素質人才隊伍

在人事檔案管理工作中，人才即屬于服務對象又屬于被服務對象，同時人才又是一個單位發展前進的動力源泉，這也同樣適用于人事檔案管理部門。在人事檔案管理工作中一定要培養并配備一批高素質、高文化、高水平、業務能力出類拔萃的精英人才。但當前為止，人事檔案管理工作中人員流動性大、文化水平不高、綜合素質低下，這嚴重阻礙了行業的發展。

因此當前首要工作是加強對人才的招攬和培訓，定期組織員工進行行業培訓，加強專業知識的學習，掌握先進管理技能。同時從外界引進一批具有社會責任感、工作能力強、綜合能力高的先進性人才，借助現代化技術和人才管理手段，提升行業管理模式，推動行業發展，從而全面服務于社會主義城市建設和經濟發展。另外，隨著人才一起引入的還有競爭意識和激勵機制，用以刺激和激發人事檔案管理人員的工作積極性，提升其社會責任感和工作使命感，推動其全身心投入到人事檔案管理工作的建設和發展中。

4 結語

總之，人事檔案管理工作與個人利益緊密相關，還關系到國家人力資源管理及開發、利用等。新形勢下需要針對人事檔案管理工作出現的新問題采取切實可行的措施，進一步規范人事檔案管理工作，促進人事檔案管理工作發展，奠定相關單位發展的基礎。

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