淺談天然氣輸氣管道工程檔案驗(yàn)收中存在的問題及應(yīng)對措施

閆自愿

摘 要：天然氣輸氣管道工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收作為工程建設(shè)的一個重要環(huán)節(jié)，是全面考核工程建設(shè)質(zhì)量的重要手段，是保證檔案資料收集的完整性、真實(shí)性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性的重要措施。本文根據(jù)數(shù)次參與天然氣長輸管道工程檔案驗(yàn)收的經(jīng)歷，對天然氣管道項(xiàng)目檔案驗(yàn)收所存在的問題進(jìn)行分析，并提出應(yīng)對措施，供借鑒參考。

關(guān)鍵詞：天然氣輸氣管道工程;檔案驗(yàn)收;問題;措施

工程檔案管理工作貫穿于整個工程建設(shè)全生命周期，從項(xiàng)目前期階段的工程項(xiàng)目提出、可行性研究報告資料，到項(xiàng)目定義階段的基礎(chǔ)設(shè)計、招投標(biāo)管理，再到項(xiàng)目實(shí)施階段的監(jiān)理資料、施工資料、采購資料、質(zhì)檢資料，最后是試運(yùn)行及竣工驗(yàn)收階段過程中形成的檔案資料，都必須按照檔案規(guī)范的歸檔要求進(jìn)行同步歸檔。工程檔案不僅對鑒定工程內(nèi)在質(zhì)量有重要的憑證作用， 而且對工程日后的改建、擴(kuò)建、維修、等方面也具有重要的依據(jù)作用。

1 天然氣輸氣管道工程檔案驗(yàn)收的原則

1）檔案驗(yàn)收作為考核工程項(xiàng)目檔案資料的完整性、真實(shí)性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性的最后一個環(huán)節(jié)，是項(xiàng)目檔案管理不同于企業(yè)檔案管理的地方，建設(shè)單位在項(xiàng)目開工前就要制定好工程項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，一是在檢查、考核各參建單位的檔案資料時有標(biāo)準(zhǔn)可以依據(jù)，二是各參建單位在整編檔案資料時有章可循，三是在進(jìn)行檔案驗(yàn)收時作為綱領(lǐng)性文件，對檔案驗(yàn)收工作起指導(dǎo)引領(lǐng)的作用，確保工程項(xiàng)目檔案資料的完整性、真實(shí)性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性。

2）注重項(xiàng)目檔案的內(nèi)在質(zhì)量和外觀形式。檔案的內(nèi)在質(zhì)量主要是指項(xiàng)目檔案的內(nèi)容是否符合現(xiàn)場實(shí)際情況以及是否符合歸檔要求，體現(xiàn)在項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、規(guī)范性方面;檔案的外觀形式主要是指儲存檔案資料的介質(zhì)是否能夠滿足歸檔要求。工程項(xiàng)目檔案的內(nèi)在質(zhì)量和外觀形式主要通過以下幾個方面來體現(xiàn)：（1）歸檔文件的完整性、真實(shí)性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性;（2）在進(jìn)行組卷時，要根據(jù)工程建設(shè)的實(shí)際情況以及相關(guān)的檔案管理規(guī)范進(jìn)行合理組卷，并且要使卷內(nèi)文件材料按照一定的排列順序進(jìn)行排列組卷;（3）歸檔文件所用的材料也要符合檔案規(guī)范要求，達(dá)到耐久有效、字跡清晰的目標(biāo);（4）在進(jìn)行編制竣工圖時一定要保證圖紙的完整性、真實(shí)性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性，各單位的印章要清晰可辨認(rèn)，簽字人員的字跡應(yīng)工整可識別，能如實(shí)反映整個項(xiàng)目竣工時的實(shí)際情況;（5）在進(jìn)行歸檔文件時，仔細(xì)檢查、核實(shí)所有歸檔資料是否符合工程項(xiàng)目所使用的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、制度等依據(jù)文件。

2 存在問題

許多公司沒有檔案部門，檔案工作都是由各部門人員臨時抽調(diào)組成，而且不能和工程建設(shè)同步進(jìn)行，都是在工程完工后，才開始檔案收集整編工作，使得檔案資料的完整性、真實(shí)性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性無法得到保證。在負(fù)責(zé)多個天然氣輸氣管道工程的檔案驗(yàn)收工作后，根據(jù)自身經(jīng)歷，總結(jié)出檔案部門在天然氣輸氣管道工程檔案驗(yàn)收過程中存在如下的問題：

2.1 缺少檔案相關(guān)培訓(xùn)

檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員由于缺少相關(guān)培訓(xùn)，對檔案資料缺少整體的理解，缺乏及時收集檔案資料的意識，往往只注重最終結(jié)果，忽略過程資料的收集，造成檔案資料缺項(xiàng)，影響檔案資料的完

整性。

2.2 缺少專業(yè)化的檔案管理人才

項(xiàng)目檔案工作作為一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員既要具備檔案專業(yè)方面的知識，又能懂一些工程方面的知識。由于檔案管理人員本身對項(xiàng)目工程檔案的知識還比較欠缺，同時缺乏相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)知識，在工程建設(shè)實(shí)施過程中，又經(jīng)常不去各參建單位進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和交流，因此，不能沒有真正做到“事前介入，事中監(jiān)督，事后驗(yàn)收”。

2.3 “重建設(shè)、輕檔案”的思想普遍存在于項(xiàng)目建設(shè)管理人員中

在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，各參建單位的項(xiàng)目建設(shè)負(fù)責(zé)人、工程技術(shù)管理人員往往側(cè)重于工程質(zhì)量、安全、進(jìn)度等方面，將大部分人員、精力以及時間都投入到工程實(shí)體建設(shè)中去，留出少部分非專業(yè)檔案人員進(jìn)行整理過程資料或者待工程即將完工的時候才進(jìn)行搜集、整理檔案資料，而且通常是通過回憶來補(bǔ)充完善相關(guān)技術(shù)數(shù)據(jù)，這就極大地影響了項(xiàng)目檔案資料的真實(shí)性、完整性。

2.4 檔案管理人員和專業(yè)技術(shù)人員不能同時參與到工程建設(shè)中

在檔案驗(yàn)收過程中，檔案管理人員和專業(yè)技術(shù)人員往往各行其是，缺乏有效的溝通和交流，只關(guān)注各自負(fù)責(zé)的內(nèi)容，對于需要雙方共同確認(rèn)的數(shù)據(jù)、參數(shù)等內(nèi)容往往被忽略，導(dǎo)致檔案資料失去了真實(shí)性;檔案管理人員對工程建設(shè)不了解，在收集資料時就無法保證數(shù)據(jù)的完整性;專業(yè)技術(shù)人員對檔案制度不熟悉，在做或者收集資料時不能保證資料的規(guī)范性，例如，部分資料簽字蓋章不齊全，部分資料存在代簽現(xiàn)象等。

3 應(yīng)對措施

3.1 加強(qiáng)檔案培訓(xùn)工作

首先要不斷加強(qiáng)專（兼）職檔案人員培訓(xùn)，邀請檔案專家定期對參與工程建設(shè)的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涉及檔案制度的編制原則、檔案規(guī)范的填寫說明、檔案資料分類整理的原則、檔案資料組卷次序的排列原則、影像資料格式以及掃描裝訂注意事項(xiàng)等，提高檔案人員的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì);其次，加強(qiáng)工程技術(shù)人員和檔案管理人員的相互學(xué)習(xí)，相互交流，取長補(bǔ)短，通過工程建設(shè)最終達(dá)到培養(yǎng)一批既懂技術(shù)又懂檔案的復(fù)合型人才，為后續(xù)工程建設(shè)儲備人才。

3.2 加強(qiáng)檔案資料的過程管理，推行全過程檔案管理機(jī)制

在工程建設(shè)的全生命周期過程中，每個階段都會形成階段性資料，包括前期階段的可研、專項(xiàng)評價資料，項(xiàng)目定義階段的基礎(chǔ)設(shè)計、招投標(biāo)資料，項(xiàng)目實(shí)施階段的設(shè)計、施工、監(jiān)理、采購資料，試運(yùn)行及竣工驗(yàn)收階段的專項(xiàng)驗(yàn)收資料等，這些資料不但種類繁多，而且工作量也較大，需要檔案管理部門會同工程管理部門在工程開工前就提前介入，避免前期檔案資料的散失或者混淆。

工程管理部門進(jìn)行設(shè)計交底和圖紙會審的同時，檔案管理部門要一起參與進(jìn)行檔案方面的交底，給工程各參建單位講清楚收集、整理、歸檔、移交等方面應(yīng)該注意的事項(xiàng)，避免在整編各階段檔案資料過程中出現(xiàn)各種問題。