新形勢下如何做好檔案利用服務工作

趙文

摘 要：從我國現階段檔案利用作用以及檔案利用現狀來看，有效分析影響檔案利用服務工作的原因，結合新形勢下如何做好檔案利用服務工作這一主要思想，筆者通過對檔案利用服務工作的現狀和原因進行深入分析探討，得出結論并采取通過對強化服務意識、轉變服務方式那有效為群眾解決問題，進一步完善相關檔案利用工作服務平臺，使得相關檔案利用服務工作公開透明化，接受群眾的監督等等，讓檔案利用發揮其本身的最大價值，有效為人民群眾提供服務。

關鍵詞：檔案利用;新形勢下;原因與策略

檔案利用主要是指檔案利用者通過檔案利用工作系統來尋找或者查詢到相關有效、需求的檔案信息，使得相關檔案信息資源能夠得以有效利用，是檔案信息資源作用得到發揮，而在新形勢下隨著社會經濟的不斷高速發展，社會各方面對于檔案信息資源需求越來越大，檔案信息資源正以各種各樣的形式出現在人們生活當中，檔案信息資源已經成為人們生活當中的重要內容，同時，由于檔案工作的最終目的是以達到檔案需求者的目的，從新形勢下各級政府部門以及事業單位進行相關檔案利用服務工作，其最終的目的都是服務國家和人民，為實現我國檔案利用服務工作現代化建設而努力。

1 檔案利用服務工作在現實生活中的應用

檔案利用服務工作可以通過多種方式來為相關檔案資料需求者提供信息服務，例如，可以使得相關群眾利用檔案來證明親屬關系或者證明其他個人信息等，同時，工程師還可以利用相關基建檔案信息資源來有效地進行建筑修繕工作，以及律師還可以利用相關檔案來為案件訴訟提供有力的證據支持等等，檔案信息資源是現階段人們生活當中必不可少的一項資源，檔案既能夠呈現其真實性以其說服性，同時還能夠有效的記錄各方面最為原始的信息，從現階段檔案利用服務工作來看，各級政府以及相關事業單位開始對檔案服務工作加以重視和不斷完善，使得相關檔案能夠有效的傳續下去，使其為相關需求者提供更好的便利，充分有效地來發揮檔案其本身的作用和價值，有效滿足人們對相關檔案資源的需求，從而更好地為人民服務。

2 檔案利用服務工作的現狀及原因

1）遵循著舊的管理模式。從現階段檔案利用服務工作管理模式來看，大多數檔案管理模式仍然遵循著舊的管理模式，利用現代化信息技術來進行檔案管理工作還沒有全部深入到位，許多檔案館仍然采取舊的管理模式，沒有有效利用信息化技術，從而導致其被動的進行上門服務等工作，使得相關工作者工作量大但是效率卻非常低的情況出現，同時也不能夠及時有效地讓檔案資源需求者方便快捷的快速利用到所需的檔案信息資源。

2）沒有正確認識檔案利用和檔案的關系。由于在檔案利用服務工作當中，經常涉及一些私人檔案或者保密檔案，由于檔案內容較為敏感而不能夠對外進行公開，這使得有部分檔案工作者不能夠正確認識檔案利用和檔案之間的關系，其認為檔案保密與檔案利用是相互排斥的，相關工作者過于在乎檔案保密工作，從而導致檔案不能夠被有效利用，使得檔案信息資源只是擺設，不能夠有效發揮檔案利用的社會價值，同時也有一些檔案由于涉及保密信息，而相關工作者沒有對保密檔案進行歸類和確認信息方向，從而導致社會各界不能夠在相關檔案館尋求到自身所需或是所想利用的檔案，這也使得相關檔案不能夠被有效利用，從而失去了其存在的意義。

3）館內結構不夠豐富。從現階段大部分檔案收藏館內部的檔案資源信息種類發布來看，主要是以黨政機關單位的文件為主要文件，由于政府相關資料檔案較為多，在某一事件或是某一地區的相關專門人民檔案資料所占的比重較小，這在一定程度上使得館內由于檔案信息資源不夠豐富，導致其在利用程度上十分之少，再者，由于館內許多檔案以文字性的紙質檔案為主，而相關照片或是影像等檔案所占比例不多，再利用相關資料過程當中就不能夠有效地來進行分類尋找，同時由于現階段信息技術的不斷高速發展，紙質文字檔案相關資源不能夠有效地滿足群眾對于檔案信息的需求，相關檔案利用服務工作必須豐富其館內的檔案信息資源。

3 新形勢下檔案利用服務工作的重要性

習近平總書記指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的事業，是黨和國家事業發展、社會治理過程中不可或缺的一項基礎性、支撐性工作，是一個地區經濟社會發展水平和文明程度的重要標志。檔案工作是中國特色社會主義的一部分，檔案工作也進入了一個新時代。在新形勢下，我們檔案服務部門如何創新服務方式提高文件利用服務能力和水平，對檔案事業更好的地為黨和國家為人民服務具有重要意義。

4 新形勢下如何做好檔案利用服務工作

1）強化服務意識，轉變服務方式。為解決群眾，尤其是上班族沒時間前往查閱檔案，設立假日服務崗可以方便群眾，利用工作日中午、周六、周日等休息時間提供預約服務，市民可電話、網絡等便捷方式預約，為老弱病殘群眾提供預約上門服務。設置AB崗，保證不空崗不缺位，任何情況都不延誤工作的正常處理。

2）優化辦事流程，服務便民利民。簡化辦事環節和手續，優化服務流程，明確標準，查詢政府公開文件內容無需群眾提供身份證明以外任何證明，讓群眾辦事更簡捷更方便。實現“一窗通辦”，切實做到便民利民惠民。

3）主動接受群眾監督，不斷提升服務質量。印制辦事指南，辦事流程簡便清晰，服務過程公開透明，切實保障群眾的知情權、參與權和監督權。在服務窗口處放置意見薄、辦事滿意度測評表等，廣泛征求辦事群眾對窗口服務質量的意見和建議，不斷改進工作方法，提高文件、信息管理水平面，提升服務質量。

4）完善服務平臺。多渠道提供咨詢服務，指定專人提供咨詢服務，并能夠進行預約。電話、郵件咨詢應做到暢通有效、回復及時。開發手機APP及微信公眾號，緊跟時代發展潮流，拓展服務方式，讓大眾更加便捷地查閱和利用政府公開信息。

5）加強十九大精神學習和培訓。加強十九大精神學習和培訓可以很好的培養和不斷提升檔案工作者的職業操守、文化素養和專業能力。不斷完善現場和非現場服務措施，服務態度熱情誠懇，用語文明禮貌，服務方式簡捷便利。

6）加強檔案收集整理。對移交單位制定好時間，依照時間移交文件。文件收入庫房后對一些利用率特別高的單位進行及時數字化工作，例如：人力社會資源保障局，每年利用率比較高，及時數字化可以縮短流程，不用調閱原件，直接窗口即可查閱打印，大大縮短了辦事時間從而提高了效率。

5 結束語

檔案的接收和管理工作最終的目的都是為了讓相關檔案能夠被很好的利用，從而有效實現其存在的社會價值，檔案利用服務工作可以通過強化服務意識來有效轉變相關工作者的服務方式，并實現讓群眾監督方式來不斷提高檔案利用服務質量，在檔案服務工作當中，最為重要的一點是加強相關檔案收集整理工作，并做好相關檔案宣傳利用工作，使得人們更能直觀和深入的了解到檔案存在的社會價值以及其作用性和重要性，從而為檔案工作發展奠下良好基礎，促進相關檔案服務工作的開展。

參考文獻

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