簡(jiǎn)論加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)檔案管理的策略

王建英

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，我國(guó)的國(guó)有企業(yè)也進(jìn)行了不斷的深化改革，這對(duì)檔案管理工作就提出了新的要求。檔案管理工作作為國(guó)有企業(yè)的重要組成部分，其重要性不言而喻。基于此，本文將對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理進(jìn)行初步探討，以期助力國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的開展。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè);檔案管理;創(chuàng)新

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)量不斷的增加，社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，如何做好企業(yè)檔案管理工作就顯得越來(lái)越重要。基于歷史原因，國(guó)有企業(yè)檔案的保護(hù)管理已成為一個(gè)普遍性的問(wèn)題，亟須引起相關(guān)各方高度重視并付諸具體行動(dòng)，以充分體現(xiàn)檔案存憑留史的價(jià)值，彰顯檔案工作服務(wù)企業(yè)，幫助企業(yè)發(fā)展的重要性，為加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)檔案管理作出積極探索，同時(shí)也引發(fā)了工作中的一些思考。

1 加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)檔案管理的必要性

1）適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展要求。隨著21世紀(jì)的全面到來(lái)，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，國(guó)有企業(yè)要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，就要不斷提高自身綜合實(shí)力，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐與潮流。國(guó)有企業(yè)的檔案管理創(chuàng)新工作，是一項(xiàng)系統(tǒng)的、復(fù)雜的、長(zhǎng)期的工程，需要耗費(fèi)大量的人力、物力與財(cái)力，才能充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值與功能。因此國(guó)有企業(yè)就要積極適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展要求，做好檔案管理創(chuàng)新工作，為其拓展更加寬廣的發(fā)展空間。

2）提高檔案管理工作的效率要求。創(chuàng)新是一個(gè)民族的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力。在國(guó)有企業(yè)中，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，就能夠促使國(guó)有企業(yè)獲得可持續(xù)發(fā)展，擁有源源不斷的發(fā)展動(dòng)力。通過(guò)實(shí)踐創(chuàng)新，還能夠提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平與綜合素質(zhì)，促使檔案管理工作的效率與質(zhì)量獲得提高，促使國(guó)有企業(yè)獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2 國(guó)有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀分析

1）對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。我國(guó)的部分國(guó)有企業(yè)管理者對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案資料的保存和管理不重要。檔案管理工作沿用傳統(tǒng)的管理方式，沒(méi)有安排專業(yè)的管理人員，通常是由其他工作人員兼任或者管理者缺乏專業(yè)的檔案知識(shí)。在日常的檔案管理和保存中，沒(méi)有專業(yè)的分類和集中管理。

2）檔案管理人員缺乏專業(yè)性。檔案管理工作不是能夠直接迅速產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的工作，因此，在實(shí)際的管理工作中常常被認(rèn)為不重要。企業(yè)在引進(jìn)管理人才的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)忽略檔案管理人才這一塊內(nèi)容。通常企業(yè)會(huì)選擇非專業(yè)的人員管理檔案，而檔案管理工作內(nèi)容本身比較枯燥，導(dǎo)致人員流動(dòng)性比較大，同時(shí)也導(dǎo)致檔案管理工作交接的不完整。

3）檔案管理信息化水平。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的需要。部分國(guó)有企業(yè)沒(méi)有隨著信息技術(shù)發(fā)展和更新檔案管理工作方式，嚴(yán)重制約著檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

4）檔案安全問(wèn)題。檔案信息資源的開發(fā)利用涉及檔案信息的泄密、檔案信息的丟失和篡改、隱私權(quán)的侵犯等。大數(shù)據(jù)給國(guó)有企業(yè)核心信息的保存和防止破壞、丟失、盜取帶來(lái)了技術(shù)上的難題。大數(shù)據(jù)時(shí)代信息傳播的速度極快，微博等移動(dòng)媒體在任何時(shí)間都能夠?qū)⑦@些信息發(fā)布到世界各個(gè)角落，短時(shí)間內(nèi)就能給國(guó)有企業(yè)造成巨大影響。因此，如何通過(guò)正當(dāng)?shù)摹⒑戏ǖ氖侄畏e極保護(hù)國(guó)有企業(yè)的核心信息，將成為大數(shù)據(jù)時(shí)代國(guó)有企業(yè)檔案管理面臨的新問(wèn)題。

3 加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)檔案管理的策略

1）增強(qiáng)原有檔案利用率，創(chuàng)新檔案信息資源共享機(jī)制。面對(duì)新形勢(shì)，檔案管理除了管理機(jī)制上的創(chuàng)新變化，還需構(gòu)建時(shí)代信息設(shè)備，形成網(wǎng)絡(luò)數(shù)字檔案信息共享機(jī)制，增強(qiáng)原有檔案利用。對(duì)于國(guó)有企業(yè)檔案管理的信息資源共享，其主要指通過(guò)信息溝通把兩個(gè)以上或多個(gè)信息機(jī)構(gòu)進(jìn)行資源整合，從而擴(kuò)大原有檔案資源利用率，如一些國(guó)有企業(yè)檔案資源過(guò)少，可利用檔案信息資源共享機(jī)制補(bǔ)全檔案資源，以此提高企業(yè)整體服務(wù)水平，滿足用戶對(duì)企業(yè)資源需求。所以，新形勢(shì)下，增強(qiáng)原有檔案資源利用率，創(chuàng)新檔案信息資源共享機(jī)制至關(guān)重要。可以說(shuō)，在國(guó)有企業(yè)中創(chuàng)新檔案信息資源共享機(jī)制可取長(zhǎng)補(bǔ)短，帶動(dòng)其他企業(yè)發(fā)展，提高原有檔案資源利用效率，推動(dòng)企業(yè)全面發(fā)展。

2）健全檔案信息化管理的規(guī)章制度，在實(shí)際的工作中，企業(yè)要加強(qiáng)自身的檔案信息管理的規(guī)章制度，在原有的制度上，結(jié)合實(shí)際的情況，不斷地進(jìn)行完善，確保檔案工作的順利進(jìn)行。結(jié)合時(shí)代發(fā)展的潮流，引入一些新的管理理念和管理制度，制定科學(xué)合理的檔案管理制度，是提國(guó)有企業(yè)管理工作水平的重要保障，加強(qiáng)檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理。從資料的收集到最終檔案的借閱，都需要對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的內(nèi)容完整無(wú)損。除此之外，企業(yè)要加強(qiáng)工作人員重視檔案管理工作的相關(guān)意識(shí)，在工作時(shí)，嚴(yán)格遵循企業(yè)的規(guī)章制度進(jìn)行操作，提升國(guó)有企業(yè)的檔案管理水平。

3）加大信息化的投入力度。21世紀(jì)是信息化、數(shù)字化時(shí)代，因此國(guó)有企業(yè)檔案管理在創(chuàng)新發(fā)展中，也需要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐與潮流，將先進(jìn)的科學(xué)信息技術(shù)應(yīng)用其中。首先要實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部無(wú)線網(wǎng)與局域網(wǎng)的全面覆蓋，促使各個(gè)部門、各個(gè)崗位的工作方法都實(shí)現(xiàn)信息化與智能化。方便檔案管理人員第一時(shí)間搜集準(zhǔn)確、全面的信息資料，然后展開整理、歸納、分析、保存與運(yùn)用。其次要借助云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)的檔案資料存入到數(shù)據(jù)庫(kù)中。方便各個(gè)崗位職工的使用，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置與數(shù)據(jù)共享。最后要做好軟件設(shè)備的定期升級(jí)、硬件設(shè)備的定期更新。并且通過(guò)用戶名與登錄密碼的設(shè)置，保障檔案資料的準(zhǔn)確無(wú)誤;通過(guò)數(shù)據(jù)加密技術(shù)的使用，防止檔案資料丟失與損壞;加強(qiáng)與專業(yè)維修人員的合作，定期進(jìn)行殺毒升級(jí)，提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

4）增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。由于檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)對(duì)于檔案管理這一工作的影響較大，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，就成為提高檔案質(zhì)量和效率的主要途徑。為了加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，首先要從根源上改變檔案管理人員整體素質(zhì)較差的情況，因此企業(yè)在人員招聘的過(guò)程中，應(yīng)該嚴(yán)格把關(guān)，以員工的能力和素質(zhì)作為衡量標(biāo)準(zhǔn)，選擇和錄用合適的員工。此外，為了提高已有工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，企業(yè)應(yīng)該定期舉辦企業(yè)文化活動(dòng)，并定期對(duì)工作人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)的普及、培訓(xùn)，同時(shí)，對(duì)員工進(jìn)行法律方面的培訓(xùn)和相關(guān)制度的培訓(xùn)，以此提高員工的能力，提高員工的工作質(zhì)量和工作效率。

5）要充分發(fā)揮檔案管理工作的服務(wù)職能。國(guó)有企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作是由于缺乏重視程度，因此也無(wú)法充分發(fā)揮檔案管理工作的應(yīng)有價(jià)值，為了實(shí)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新，也應(yīng)該提升檔案管理工作的服務(wù)水平，應(yīng)該充分的借助于網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)進(jìn)行檔案管理，這樣才能夠及時(shí)的向企業(yè)員工們進(jìn)行各種檔案資料的提供以及數(shù)據(jù)的查詢，從而充分發(fā)揮檔案信息資料的應(yīng)有價(jià)值，為國(guó)有企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)資料，促進(jìn)國(guó)有企業(yè)占領(lǐng)市場(chǎng)、實(shí)現(xiàn)新的發(fā)展。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，企業(yè)檔案管理是國(guó)有企業(yè)管理體系的重要組成部分，檔案作為重要的信息資源，已經(jīng)成為企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，加強(qiáng)檔案管理工作中各個(gè)管理渠道的整合與規(guī)范，切實(shí)創(chuàng)新檔案管理模式，結(jié)合自身企業(yè)檔案的特點(diǎn)，有效的開發(fā)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，才能更好的推動(dòng)企業(yè)騰飛，再造輝煌。

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