淺析辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理

文/秦皇島市山海關區林業局 瞿榮榮

文書檔案能夠記錄問題發生、解決的全過程，有著非常科學的記載方式，可以說辦公室文書檔案管理工作在企業檔案管理工作中占據了十分重要的位置。文書檔案工作有著很強的技術性和服務性，隨著社會的發展，文書檔案工作得到了事業單位的肯定，因此更要積極地提升文書檔案收集、歸檔的真實性以及完整性，提升檔案管理的質量，從而合理地開發、利用文書檔案資源，為企業發展提供更多的服務。

一、辦公室文書檔案收集和歸檔工作的重要性

在我國事業單位中，檔案管理非常重要，文書檔案的收集、歸檔工作是最基礎、最關鍵的環節，是開展事業單位檔案管理工作的首要工作。文書檔案中記載了事業單位的發展過程，是單位作決策的科學參考資料，其包括會議記錄、請示、審批情況、談話、決議等文檔資料。對這些文件進行收集、歸檔，能夠保證檔案資源的完整和真實。當事業單位進行決策的時候，文書檔案是非常重要的參考資源，其能夠直接決定事業單位的戰略發展方向。

二、現階段辦公室文書檔案管理中存在的問題

（一）文書檔案管理意識差。在傳統的辦公室檔案工作中，對文書檔案整理工作沒有很高的重視程度，這就直接造成文書檔案收集、歸檔工作長期處于管理的薄弱環節，很多檔案管理人員對于文書管理工作意識差，僅僅是重視事業單位的紅頭文件，而一般性的編號文件并沒有進行認真地管理，這就使得文書檔案管理工作整體的質量很差、整體的效率很低，主要表現為檔案失真、缺損、時間不連貫等。管理意識差導致文書檔案管理人員工作中缺少責任感，檔案資料的失真、缺損也使得檔案資料無法得到高效率的利用，給檔案資料的查閱、管理帶來一定的難度。

（二）檔案收集、歸檔力度小。從現階段事業單位文書檔案管理上看，在收集、歸檔方面主要存在著以下問題：首先是檔案資料收集的模式過于落后，很多工作人員仍然按照傳統工作方式進行整理和分析。然而，隨著事業單位的發展，檔案資料變得復雜。首先，整理上變得有難度，采用傳統手工、單一的管理方式很難進行及時、科學的歸檔。其次，檔案資料在收集中沒有完整地對資料進行收集，工作人員收集的檔案資料存在著斷章、缺頁、時間不連貫等現象，檔案資源的不完整給歸檔和使用都增加了難度；此外，在檔案收集中無法保證檔案的真實性，這使得檔案本身的可靠性無法保證，一些檔案資料有著非常重要的價值，其涉及的內容比較廣，檔案資料的不完整性也給文件歸檔工作增添了難度，使得歸檔工作無法順利地進行。

三、加強文書檔案收集、歸檔工作管理的措施

（一）積極地對管理人員開展培訓工作。作為一名專業的檔案管理人員，要有很強的檔案管理意識，除了必備專業的管理知識和管理能力，還需要在工作中有責任感，保證工作的積極性。檔案管理人員要對檔案資料有著一定的敏感性，對檔案收集、歸檔工作有著高效率的方法，從而保證檔案資源的完整和真實。對于一些管理能力較差的人員，必須要進行專業化的培訓，宣傳工作的重要性，提升其管理素質，為文書檔案管理工作奠定良好的基礎。

（二）完善文書檔案管理制度。事業單位需要完善現階段檔案管理的制度，比如檔案收集范圍、時間、注意事項等，從而保證文書檔案工作能夠有秩序地開展。事業單位可以根據自身單位的發展情況、檔案管理情況制定符合本單位管理的制度，從而保證單位檔案管理工作的順利開展。

（三）創新文檔收集、歸檔工作模式。傳統的檔案收集工作過于被動，檔案管理人員僅僅是將送來的檔案資料進行整理，這使得很多資源被遺漏。因此，要改變傳統的收集方式，主動地去收集檔案資料。加強檔案管理人員與事業單位各個部門的聯系，定期地對檔案資料進行收集和歸檔，了解檔案資料的連續性、歷史性，避免出現檔案資源收集不完整、失真等情況，及時發現檔案管理中出現的各項問題，及時地進行處理。在信息時代發展的今天，要主動利用信息技術建立檔案管理系統，減少人工收集的失誤，從而更好地保證檔案資源的價值，讓辦公室文書檔案資源為事業單位的發展提供更優質的服務。

四、結語

文書檔案管理在事業單位檔案管理中占據了非常重要的位置，因此要認真地進行辦公室文書檔案的收集、歸檔工作，提升管理的意識，針對現階段存在的問題，采取措施有效地避免，改進現階段管理方法，保證文書檔案的真實性、完整性，從而讓文書檔案資源更好地發揮其價值。

[1]周家興.淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業務,2013(23).

[2]黃黎明.談文書檔案在辦公室工作中的收集與歸檔管理[J].才智,2014(11).