論人事檔案在高校人力資源管理中的效用

【摘要】人事檔案管理是人力資源管理中非常重要的組成部分。本文通過分析人事檔案管理工作現(xiàn)狀，闡明人事檔案在高校人力資源管理中的重要作用，提升人事檔案管理工作對高校人事管理工作的貢獻(xiàn)度，提升高校人事管理工作水平。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；人力資源；管理；對策

【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

人力資源是高校中最為核心的資源，是提升高校綜合競爭力的基礎(chǔ)，而人事檔案則是對人力資源進(jìn)行選人、用人、開發(fā)人力的最主要的來源。因此，人力資源管理是事業(yè)單位管理員工關(guān)系的重要方法，其對增強(qiáng)事業(yè)單位凝聚力和選人用人具有重要意義。基于此，本文對人事檔案管理在事業(yè)人力資源管理中的作用進(jìn)行研究分析，并提出完善事業(yè)單位人事檔案管理的舉措。

一、人事檔案與人力資源管理密切相關(guān)

（一）人事檔案管理定義

人事檔案管理主要指的是在事業(yè)單位進(jìn)行人事活動的過程中，對員工的個人信息、家庭情況、學(xué)歷等工作信息進(jìn)行登記。通過人事檔案，事業(yè)單位管理者可以對員工的學(xué)歷、家庭信息、工作能力進(jìn)行詳細(xì)的了解。人事檔案管理主要包含了對檔案資料的接收、保管、收集、整理等，是事業(yè)單位人力資源的重要組成部分。

（二）人力資源管理定義

人力資源管理，通過對人力、物力運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)方法進(jìn)行合理的培訓(xùn)、組織和調(diào)配，使人力、物力經(jīng)常保持最佳比例，同時對人的思想、心理和行為進(jìn)行恰當(dāng)?shù)恼T導(dǎo)、控制和協(xié)調(diào)，充分發(fā)揮人的主觀能動性，使人盡其才、事得其人，人事相宜，以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。

（三）人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系

人事檔案管理是事業(yè)單位人力資源管理的重要環(huán)節(jié)，其能夠有效地推動事業(yè)單位人力資源管理工作的開展。2018年11月，中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》，對于干部人事檔案工作的體制機(jī)制、內(nèi)容建設(shè)、日常管理、利用審核、紀(jì)律監(jiān)督等加以規(guī)范完善，是今后一個時期全國各級各類干部人事檔案工作的基本遵循，也是人力資源對人事檔案運(yùn)用的基本準(zhǔn)則。干部人事檔案是事業(yè)單位教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，同時，通過查看檔案，也可以有效挖掘高校現(xiàn)有人才信息；通過綜合研判，能夠最大限度地挖掘人才潛力。因此，人事檔案是黨的重要資政資源，是黨和國家的寶貴歷史財富。

其次，合理的人事檔案管理能夠更好地促進(jìn)人事制度的頒布、實(shí)施。人力資源部門通過制定科學(xué)的檔案管理制度，在遵循人事檔案發(fā)揮最大利用價值的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)各部門之間合理配合，促進(jìn)各部門之間的聯(lián)系，提高效率，實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化發(fā)展。

可以說，人事檔案和人力資源管理之間存在著密切的聯(lián)系，兩者相輔相成。

二、人事檔案在事業(yè)人力資源管理中的作用

（一）人事檔案為人力資源提供有效的信息

一盒小小的檔案，濃縮的是一個人的一生。檔案會說話，告訴我們這個主人的生平、他的奮斗史或是坎坷的一生。因此，檔案管理工作顯得尤為重要，尤其是在確定“三個時間”和學(xué)歷學(xué)位時，需要各種信息內(nèi)在邏輯的相互統(tǒng)一，也會對個人產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。

（二）人事檔案能夠從側(cè)面反映事業(yè)單位人力資源管理水平

以中北大學(xué)為例，人事檔案中，有干部、工人，也有新入職的老師。整個檔案室也是一部生動的校園發(fā)展史，一部反映當(dāng)時人力資源管理水平的見證史。

離退休干部檔案中通常是政審材料比較多，尤其是對自己家庭財產(chǎn)、社會關(guān)系匯報非常詳細(xì)，這從側(cè)面反映出當(dāng)時國家所處的歷史階段。同時，通過檔案中的人才所學(xué)專業(yè)也能感悟到某校軍工文化的傳統(tǒng)：非常重視保密工作，且在二十世紀(jì)四五十年代這些人才就有出國深造經(jīng)歷。這更說明了中北大學(xué)在兵工器研究領(lǐng)域的深厚傳統(tǒng)。

處級干部的檔案中顯示，幾乎每位處級干部都是以優(yōu)異的成績進(jìn)入本科學(xué)習(xí)，在后續(xù)的工作中百分之九十以上的人會選擇進(jìn)修或是其他方式深造。有一部分人的“入團(tuán)申請書”有很多頁，再到中年時期的各項(xiàng)資料字跡清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，著實(shí)值得我們后來的年輕人認(rèn)真學(xué)習(xí)。

工人檔案更能從側(cè)面反映出中北大學(xué)起源于兵工廠的歷史傳統(tǒng)。

新進(jìn)人員檔案顯現(xiàn)出學(xué)歷高、年齡低的特點(diǎn)而且籍貫地域分布廣，這從側(cè)面反映出中北在從傳統(tǒng)的保密性強(qiáng)的兵工院校向新時代綜合性大學(xué)看齊。

（三）管理人事檔案有利于人力資源的優(yōu)化配置

檔案中涵蓋了員工的基本信息、學(xué)歷信息、考核結(jié)果、組織關(guān)系材料等有效信息，除了可以了解員工的人生履歷以外，也能看到員工的工資、退休、獎懲信息。因此，檔案管理工作不僅涉及事業(yè)單位人力資源管理部門之間的合作，還涉及紀(jì)委、組織部等校內(nèi)機(jī)構(gòu)、檔案調(diào)入單位和調(diào)出單位的信息交流與溝通。這就實(shí)現(xiàn)了人員信息部門之間、單位之間資源共享，有利于事業(yè)單位選拔合適的員工擔(dān)任相應(yīng)的崗位，能夠做到知人善任、人盡其才，實(shí)現(xiàn)了人力資源在事業(yè)單位的有效管理。

三、當(dāng)下檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案的信息化管理水平不夠

目前的檔案管理仍然是紙質(zhì)檔案盒形式。體積大，且易破損，對保存條件要求過高； 但想要實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，需要前期大量的基礎(chǔ)性工作，且信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)昂貴，對檔案管理人員素質(zhì)要求較高。

（二）檔案的完整性、真實(shí)性、全面性需進(jìn)一步增強(qiáng)

首先，部分檔案中信息缺失，且時間跨度較大，加上機(jī)構(gòu)變遷、部門合并等客觀原因，造成檔案收集工作困難；通過手動管理檔案，無論是檔案中的內(nèi)容還是檔案管理環(huán)境難免會有漏洞，這使檔案失去了部分真實(shí)性，甚至檔案內(nèi)容中有涂改現(xiàn)象，因此人事檔案在人力資源管理過程中的利用價值也就大打折扣，也嚴(yán)重影響了檔案的嚴(yán)肅性和權(quán)威性；其次，檔案千篇一律，能夠反映個人性格特征、專業(yè)能力、興趣愛好等的個性化材料不易搜集等加上檔案存放時間過長，難免有發(fā)霉、蟲蛀或因?yàn)樽匀粸?zāi)害的影響，使部分檔案資料失去原有價值。

四、提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

隨著現(xiàn)代人事管理制度的日益完善和科技的飛快發(fā)展，人才的競爭亦日益加劇。所以，事業(yè)單位必須轉(zhuǎn)變觀念，不斷提升服務(wù)意識。

（一）充實(shí)檔案內(nèi)容

在檔案建檔的整個過程中，檔案的收集、歸檔、鑒別的規(guī)范化決定著檔案的質(zhì)量和可信程度，這就需要嚴(yán)格把控檔案管理過程中的每個環(huán)節(jié)，制定制度，規(guī)范管理流程等；同時在傳統(tǒng)的反映員工基本素質(zhì)和人生履歷材料的基礎(chǔ)上，增加部分能夠反映個人性格特征、專業(yè)能力、興趣愛好等個性化的材料。同時要做好登記管理，避免資歷丟失、破損，提升檔案在提供人事工作證明時的真實(shí)性、完整性和有效性。

（二）提升檔案管理人員素質(zhì)

在人事管理工作中，人事檔案管理工作處于非常重要的地位，因此，需要人事檔案管理人員具備較高的專業(yè)素質(zhì)和水平。這不僅需要事業(yè)單位轉(zhuǎn)變檔案管理理念，提升檔案管理人員專業(yè)管理水平，同時要提高公眾對檔案管理工作的重視程度，按照“誰管理、誰把關(guān)，誰考察、誰審核，誰簽字、誰負(fù)責(zé)”原則，嚴(yán)格落實(shí)檔案審核責(zé)任。堅持“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”，嚴(yán)把審核程序關(guān)、政策認(rèn)定關(guān)，提高檔案管理的專業(yè)化水平，讓檔案用的踏實(shí)、用的放心。

（三）提高人事檔案管理的信息化水平

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作具有重復(fù)性、繁雜性、效率低以及不易保存的缺點(diǎn)，且人為操作容易出錯。隨著科技的進(jìn)步，我國迎來了信息時代，各行各業(yè)都在進(jìn)行信息化建設(shè)。而學(xué)校人力資源管理要想實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，首先就要對其人事檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)。同時，從國家層面來講，人事檔案工作即將進(jìn)入一個從接收管理檔案實(shí)體到接收管理檔案數(shù)據(jù)信息、從檔案資源分散利用到共建共享的變革過程。因此，未來的檔案管理工作必將進(jìn)入信息化建設(shè)時代，檔案的保密工作也更加重要。

綜上所述，在學(xué)校高速發(fā)展的過程中，人事檔案發(fā)揮著非常重要的作用，因此，要對人事檔案管理工作的重要性有一個正確的認(rèn)識，進(jìn)一步完善檔案管理體系，加快推動檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人力資源管理對人事檔案資源的高效運(yùn)用，為學(xué)校飛速發(fā)展添磚加瓦。

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作者簡介：喬文娟（1987-），女，漢族，河北邯鄲市人，法學(xué)碩士，中北大學(xué)。