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公司為了節約開支,往往同時接受多個任務,員工一人身兼多職。此時,許多職場人會手忙腳亂,不知從何做起。但是,如果我們將自己從“任務”角色的維度,拔高到“項目”成員的高度,自然會對整個項目的整體規劃做一些了解,從而更加容易識別各個工作的優先級,也更利于自己對手頭的“任務”進行優先級排序,進而有條不紊地開展工作。
工作實踐告訴我們,有一個健康的思維意識,才是改變困境的前提——
認清流程、任務、問題,高效工作
一個項目要達到預期的目標,需要這個項目的團隊成員都能理解項目中的流程、任務、問題及其相互之間的邏輯關系,緊密配合,真正實現讓流程自動管理績效。
筆者認為,無論是否置身于項目,一個好的工作管理,應該具備以下幾個要素:第一,有明確的歸屬關系,從而判斷主次輕重,確定優先級;第二,有明確的工作目標與要求,讓結果很直觀地呈現;第三,有明確的優先級:最主要的作用是確定當前最迫切的任務;第四,有明確的負責人與協助人:幫你在協調工作時,找對人、做對事;第五,有明確開始與結束的時間節點:確定工期,以預計任務進度;第六,有明確的狀態:明確任務是未開始、已開始、已結束中的哪種狀態,利于協調;第七,適合歷史查閱:日報、周報、月報、年度總結都可以有跡可循,便于復盤與回顧。
如果我們的項目是研發一款數碼相機,那么在公司決定開發這款產品的時候,往往需要先進行前期的市場調研、可行性分析,然后充分進行可行性評審,才決定立項、開案等,同時會指定項目經理、確定項目團隊各個負責人等。除了可行性評估,其間還會有研發計劃評審、結構開發評審、電子開發評審、試生產評審、量產評審等。
而且,這個階段的各種評審都有公司既定的流程,都有嚴格的先后順序。只有遵從相關的流程,完成相關的任務,才能順利讓該項目向前推進。項目經理在安排項目計劃時,就會根據這些流程、任務的關聯性設置時間表,并逐個完成。
只是無論工作上還是生活上,很多時候都會出現計劃趕不上變化的情況,因此,就需要我們能夠有項目管理的流程思維、問題思維。遇到問題,就需要有臨時對策、永久對策,并各個擊破,才能使項目進度盡在掌握。
分解工作任務,穩扎穩打
如上文所述,項目管理可以分解為多個項目任務,同時在推進的過程中,不僅需要符合現有的流程,而且需要充分考慮其與任務的關聯性,因此每個項目成員都需要綜合認知完成這件事的整體概貌、階段和步驟,然后將它們分解成一個個能夠看到具體成果的任務,并且在整個過程中可以隨時地監控它的完成進展和狀態。
在這方面,用項目管理的WBS(工作分解結構)來分解各個層級任務的關聯性、邏輯關系,是運用該種項目思維的關鍵所在。目前,項目管理的軟件也非常多。這些軟件,對于提高人們日常的工作效率,都是非常有幫助的。因此,在項目管理過程中,善用工具也是提高工作效率的方法之一。
時刻準備B計劃,處變不驚
俗話說:一顆紅心,兩種準備。優秀的管理者,都懂得制訂B計劃,也就是備用方案。因為計劃中任何事項的變動,都會影響其他任務的計劃,甚至影響全局,導致項目整體進度延誤。而B計劃在很多時候是應對風險必備的計劃,也許它不一定會執行,但是會讓你在執行A計劃的時候更加堅定、果斷,更會讓你具有安全感。這種風險控制思維,也可以避免我們在遇到外界因素引起的變化與異常時驚慌失措。
總而言之,項目管理思維是職場達人必備的思維模式,也是一個職場新人逐漸成熟的標志。提升自己項目管理思維的過程,就是不斷自我成長的過程,而項目管理思維的形成,也是一個人走向管理層甚至更高職位的必經之路。
(編輯 宦菁 huanjing0511@sohu.com)