如何有效提升事業單位人力資源檔案管理水平

趙艷梅

【摘要】人力資源檔案管理在事業單位的管理工作中扮演著重要角色，是人力資源管理中的重要組成部分。提升人力資源檔案管理水平可以充分發揮“人”的價值，人是諸多生產力要素中最活躍的因素，也是事業單位發展中最重要的資源。當下事業單位強調對人力資源管理制度的創新發展，但實際還有很長的路要走。本文結合筆者的工作經驗分析提升事業單位人力資源檔案管理水平的必要性和現狀，并提出幾點推動事業單位人力資源檔案管理水平提升的系列建議，供同行們討論。

【關鍵詞】事業單位? 人力資源? 檔案管理

在實現中華民族偉大復興的中國夢這一目標指引下，事業單位作為科技、文化、教育、衛生等與民生息息相關領域的單位，要更好的為群眾服務，就要充分開發和管理人力資源，調動工作人員的能力、技能、經驗和體力等多種因素，不斷提升事業單位自身的綜合實力。傳統事業單位內部疏于對人力資源檔案的管理，難以發揮員工們的價值，而唯有從根源上發現問題并解決問題，才能有效提升事業單位的人力資源檔案管理水平。

一、提升事業單位人力資源檔案管理水平的價值分析

（一）關乎事業單位的長遠發展

對人力資源檔案管理影響著事業單位的發展狀況，人力資源檔案管理水平較高，管理者可以精準把握工作人員實際狀況，制定符合工作人員的發展規劃，實現人力資源最大化的優勢，提升事業單位的總體發展水平。檔案管理的有序化、規范化，可以在檔案查詢時快速了解工作人員的素質結構，對工作人員進行全面認知和合理定位，快速匹配合適的崗位。事業單位的長期發展中不可避免有人員流動，崗位調動，為實現工作人員的價值，就要提升檔案管理水平并實現檔案共享，保障內部人力資源最優配置，這關乎事業單位的長遠發展。

（二）關乎工作人員潛力的挖掘

在穩定發展的過程中，事業單位的高層人員為發展考慮，必然要挖掘工作人員的潛力，推動工作人員更好的成長，職位調動時充分考量工作人員的素質結構。人力資源檔案管理水平的提升，可以全方位、多角度的記錄工作人員狀況，在個人職業生涯發展中也扮演著不可磨滅的作用，而這對于工作人員本身也是行為的約束力，個人的表現都會實時記錄在檔，可以推動內部員工在規范操作的基礎上提升業務水平，實現個人價值的同時為單位發展帶來更大的價值。

二、事業單位人力資源檔案管理中存在的問題分析

（一）信息化意識不足，重視程度較低

傳統事業單位的人力資源檔案管理工作單純需要接受檔案、保存檔案，以單純的手工操作形式不僅效率低，檔案保存、查閱和整理過程中失誤率也比較高，難以實現系統數據統計，一方面不利于事業單位長遠發展，另一方面也難以適應時代的趨勢。傳統人力資源檔案管理模式明顯難以發揮工作人員的價值，長久下去檔案管理工作者的惰性明顯，不愿意接受和學習信息化檔案管理方式。由于缺乏重視程度，工作人員難以適應時代發展趨勢實現對檔案的數據化處理，難以推動檔案信息化管理。

（二）系統建設不完善，信息化水平低

當下事業單位強調在人力資源管理中實現檔案管理的信息化，但由于缺乏統一且完善的標準，檔案的數據庫建設也缺乏具體的規定，各個單位間檔案管理工作開展缺乏統一的工作依據，導致檔案管理系統建設不足，網絡化水平不明顯，難以實現檔案資源有效共享和有效傳輸，整體而言的檔案管理水平依然較低。除檔案管理系統建設不完善外，當下系統的安全性也是一大隱患，相對封閉的狀態下難以發揮信息化的特征與優勢，不利于檔案管理水平的提升。

（三）檔案管理工作者數量有限，綜合素質待提升

當下人力資源檔案管理水平提升的一大關鍵是檔案管理者綜合素質的提升，傳統檔案管理工作簡單且單一，操作起來難度不大，大多工作人員并非相關專業的工作者，而大多是缺乏系統培訓、直接上崗的工作者，在入職時缺乏系統的面試考核和技能培訓，計算機應用和軟件應用能力較差，不能匹及新時期人力資源檔案管理水平提升的需要，不利于事業單位的檔案實現信息化管理。

三、提升事業單位人力資源檔案管理水平的策略分析

（一）實現規范管理，明確責任意識

事業單位的人力資源檔案管理工作要提升水平，首先要有具體、明確的標準規范，工作人員的檔案管理工作開展有章可循，在執行時也會更高效。依據行業具體的管理制度和單位自身的規章制度，構建全面且合理的管理體系并落實在工作實踐中，提升檔案管理工作的可行性。于高層的管理者而言，定期組織檔案管理者學習檔案管理知識，結合本單位的實際狀況有序推動，可以提升檔案管理體系的規范化程度。誠然，規范化的管理體系構建，一方面是保障檔案管理工作有序展開，另一方面可以為檔案管理工作者提供動力，積極配合檔案管理工作的開展。為保障檔案管理工作與事業單位具體工作齊頭并進，不斷發展，就要在事業單位內部設置專門的檔案管理團隊，并實現檔案管理機構的獨立運作。在對工作人員展開培訓的過程中強調不同職位的責任和義務，強調人力資源檔案管理工作的價值，使工作人員在工作中保持高度注意力集中，盡可能做到零失誤、零犯錯。檔案管理工作者在事業單位內部薪資體系相對特殊，明確規范的考核體系可形成對檔案管理工作者的積極推動，形成精神激勵和物質激勵的內在動力，借制度保障完善追究責任制度，提升檔案管理工作的安全性，確保檔案管理工作的順利開展。

（二）加強思想重視，提升綜合素質

長期以來對事業單位人力資源檔案管理工作思想上的輕視，導致檔案管理沒有發揮價值，各部門間對檔案的利用不夠，不利于工作高效開展。基于此，提升全體員工的檔案思想意識，是加強對檔案這一有效資源的利用率，以合理、合法的方式獲得資源后，解決工作中的問題。思想上有足夠的重視是基礎，還需要積極展開對事業單位全體工作人員的培訓，強化工作人員對檔案資源的認知，組織專門的知識講座實現對檔案資源的深度認知，唯有全體工作人員思想上重視，才能實現檔案管理和各部門工作的共同發展。

思想上對檔案管理工作的重視是針對全體員工的，而對于檔案管理的具體工作人員而言，單純的思想重視不能滿足長遠發展需要，綜合素質的提升才是審時度勢的表現。首先，要具備對檔案管理工作的耐心，認清個人的職位職責，嚴格把控檔案內容的真實性，其次，要保持對檔案管理工作的細心，幫助同事進行檔案的準確、規范的歸檔。最后，不斷提升檔案管理者的專業水平，為事業單位的工作展開提供服務，實現檔案管理體系高效運作，構建事業單位內部高水平的檔案管理專業團隊。

（三）學習檔案管理技術，研發信息系統

學習與時俱進的檔案管理技術才能提升檔案管理工作水平，傳統人工檔案管理方式低效且容易出錯，相關工作人員學習先進檔案管理技術并應用于事業單位的具體工作中，讓原本復雜的檔案管理工作簡單的多，在網絡信息技術支撐下，檔案的快速查閱、資料傳輸、信息共享更有效，檔案資源的利用率逐日提升，使得檔案管理工作更加現代化與信息化。人力資源管理系統（e-HR）當下在各個行業扮演著重要角色，在事業單位的人力資源管理系統或辦公自動化系統（OA）中研發人事檔案信息系統（模塊），是實現人力資源檔案管理水平提升的新思路。這一系統可以動態的存儲數據，還有定期提醒更新檔案的功用，便于檔案管理者充實檔案，高效管理。展開檔案管理系統研發的過程中，要在保護原始檔案的基礎上減少紙質材料，借助軟件展開信息自動嚴重，避免完全相同信息重復錄入，避免相互矛盾信息的錯誤錄入，以圖像、音頻和音像等為載體進行記錄。人力資源檔案管理系統的研發要注意兩個問題，首先是資源的兼容性，以統一的信息采集標準和統一的數據格式展開系統研發，避免多余冗雜的數據轉換，杜絕結構的混亂無序，其次是資源的安全性，具體包含包括網絡、設備、介質、數據等方面。若要實現單位的檔案數字化外包，就要與可靠的實施單位展開合作，嚴格把控安全性，嚴守保密規定，提升信息系統的安全性和可靠性。

四、結束語

總而言之，我國經濟發展水平不斷提升的新時代，事業單位要與時俱進，就要解決內部發展過程中的不成熟問題，尤其是人力資源檔案管理工作。人力資源是實現組織目標的重要力量，重視人力資源檔案管理可以充分發揮員工的價值，發揮人的主觀能動性。事業單位的管理者需要積極學習先進的檔案管理信息手段，不斷優化和改進人力資源檔案管理模式，提升檔案管理人員的素質并提升工作效率，為事業單位的發展創造價值，更好的為群眾服務，實現事業單位的長遠發展。

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