人才流動環境下高校人事檔案信息化管理策略研究

楊舒然

[摘 要]高校人事檔案信息是高校中的重要資源，不僅能夠清晰記錄檔案當事人的情況，綜合反映其情況，而且還能夠為高校的長遠持續發展奠定良好的基礎。在當前人才流動環境下，高校做好人事檔案信息化管理意義重大，是確保檔案信息完整、提升檔案運用價值的重要途徑。基于此，本文針對人才流動環境下高校人事檔案信息化管理方面的內容進行了分析與探究，并提出了一系列針對性的管理策略。

[關鍵詞]高校;人才流動;人事檔案;信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.08.088

[中圖分類號]G647.24;G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）08-0-02

0? ? ?引 言

目前，隨著社會快速發展，高校人才流動性不斷增強，為高校人事檔案管理帶來了較大的挑戰。傳統模式下，高校在開展人事檔案管理時往往采用手工形式，導致檔案管理者面臨較大的任務量，工作壓力較大，且在管理時缺乏全面性，人事檔案信息的運用價值較低。為了改變這種現象，需要高校做好信息化建設，使人事檔案管理有更高的信息化水平，從而對人事檔案信息進行更全面地記錄，提升人事檔案管理的效果。通過信息化建設，還能詳細搜集各個方面的信息，更符合人才流動環境的現實情況，因此做好這方面的工作意義重大。

1? ? ?人才流動環境下高校人事檔案信息化管理的意義

在人才流動環境下，高校的人員流動更為頻繁，因此其人事檔案信息的數量不斷增多，如果單靠手工形式對這些信息進行管理，往往難以取得良好的管理效果，因此應當信息化技術引進來，借助信息手段開展人事檔案管理，從而促進人事檔案管理效果全面提升。

1.1? ?提升人事檔案信息的完整性和全面性

不同教職工的成長過程、工作過程以及經歷等都不相同，高校在對人事檔案進行管理時需要結合不同教職工的實際情況來開展工作，要盡量詳細記錄教職工的情況。借助于信息手段，對各位教職工的成長過程進行梳理，并全面監控其成長過程，使檔案信息更為完整和全面，提升檔案記錄的有效性。同時，運用信息化手段，還可以對各位教職工的工作情況、科研成果以及其他方面的內容進行橫向或者縱向對比，明白不同教職工之間的差別，從而幫助校領導更好地做決策，推動人員分配更加合理、科學。

1.2? ?幫助高校合理安排人事工作

高校穩定有序發展以及教學質量提升，離不開人才的優化配置，只有校領導合理對教職工進行分配，確保各位教職工都能夠在自身適合的崗位上開展工作，才能夠更大限度地發揮教職工的價值，提升其工作成效。而人才合理配置的前提是相關領導要對每一位教職工進行全面了解和認識，這就離不開人事檔案信息運用，借助信息化手段對教職工開展人事檔案管理，能夠及時為領導調取各位教職工的檔案信息，并幫助領導篩選重要信息，使其快速了解教職工的情況，更好地安排人事。

1.3? ?提升人事檔案的應用價值

在人才流動環境下，人才的流動性不斷提升，如果相關用人單位不對人才檔案信息進行科學化保管，那么勢必會導致人才的各項信息缺失，無法為其他主體提供全面的檔案資料，對人才的長遠發展不利，且檔案信息的運用價值也被降低。但高校對人事檔案進行信息化管理，則能夠全面記錄人才情況，在人才流動的過程中還可以為其他單位提供這些信息，在增強檔案應用價值的同時，幫助其他單位更好地了解人才情況，這對用人單位和人才本身而言都是十分有利的。

2? ? ?人才流動環境下高校人事檔案信息化管理中面臨的問題

在人才流動環境下加強高校人事檔案信息化管理的意義重大，雖然也有很多高校開始重視這方面的工作，但是在實際人事檔案管理中依然面臨諸多問題，這些問題總結為如下幾點。

2.1? ?人才存在普遍的棄檔和重建檔案現象

近年來，在我國高校人事制度改革不斷深化的背景下，高校中的人才流動性不斷增強，多數高校都存在較為普遍的人檔分離現象。在這種背景下，高校人事檔案積壓的現象較為普遍，而又無法對這些檔案信息進行銷毀，所以需要花費較多的時間和成本對其進行管理。在人事檔案發展的過程中，流動人才在檔案信息庫中的更新無法發揮有利的作用，導致前期付出的工作無法得到回報。加之當前我國信用制度缺失，很多人才在建檔時存在嚴重的造假現象，比如成果造價、學歷造價等，這些信息無法得到全面核實，新建檔案也面臨著棄檔的可能性。

2.2? ?缺乏統一、通用的信息化平臺

高校人事檔案信息化管理的實施雖然并不難，但是由于當前我國缺乏統一、通用的信息化平臺，所以各個高校的人事檔案信息無法得到互通，不利于檔案傳遞和運用。在信息化建設過程中，人事檔案信息的管理更加復雜，高校要想對人才檔案進行科學化管理，需要在前期花費較多的時間和精力去搜集信息，或者對信息的真偽進行鑒別，然而數據采集工作通常都局限于本校內，甚至運用主體僅僅是檔案管理部門，數據庫共享較為缺乏，其他單位難以運用這些信息，導致大量數據資源被浪費和閑置，數據難以發揮較高的運用價值。要想更好地解決這一問題，需要相關部門構建全國統一、通用的信息化平臺，高校自身也應做好信息化建設工作。

2.3? ?重復建設現象嚴重，缺乏監管

在人才流動環境下，很多人才會同時在多個崗位工作，比如一個教師會在兩個甚至多個高校任教，新單位在對其重建檔案后，需要做好信息協調工作，并將其置于本校的人事檔案信息庫中。從新單位的角度來看，其對無檔人員一般是不了解的，沒有各項檔案信息數據，因此要想對人才進行考察往往面臨著較大的困難，從而降低人才信任度。另外，因為誠信缺乏監管，所以人才資料造假也較為普遍，如果高校從特殊渠道引進人才，那么很難對其檔案信息進行鑒別，無法對自身的長遠穩定發展形成全面保障。

3? ? ?人才流動環境下高校人事檔案信息化管理的策略

在人才流動環境下，高校更應做好人事檔案信息化管理工作，要建立健全信息化系統，全面收集人才檔案信息，不斷提升人事檔案管理的有效性。

3.1? ?加強教育，深化人才對檔案的認識

雖然在人才流動環境下，高校人才流動更加頻繁，但是高校依然要加強對人才的教育，使人員對檔案有一個正確地了解和認識，在進入新單位之后，及時將自身的檔案信息調取到新單位，避免出現脫檔或者棄檔的現象。比如要讓人才明確檔案對自身發展的價值，明確檔案是自身身份信息的記錄，關系著后期的發展以及各項工作的開展等，及時對檔案信息進行完善，并提供真實的信息。這不僅對人才有十分重要的作用，而且對高校也是十分有利的，能夠使自身的檔案管理工作起到良好的作用，發揮有利的價值。

3.2? ?構建統一的人事檔案信息化管理制度

為了推動人才流動更加科學，提升高校人才檔案管理的效果，我國相關政府部門應構建全國統一的人事檔案信息化管理制度，對全國人才檔案進行統一布局。這方面的制度要盡量詳細、全面，包括統一的人事檔案管理制度、信息采集制度、數字化管理規范以及維護制度等，并構建人事檔案安全保密制度、網上查詢和利用制度，對相關主體的行為進行嚴格約束和規范。同時，還要構建初始單位建檔、后續單位維護的制度，人才參與工作的第一個高校要對人才建檔，對各項信息進行搜集和整理，而在人才流動到其他單位之后，其他單位則應對這些檔案信息進行維護和更新。此外，還要構建對應的系統對檔案信息進行搜集和匯總，進行統一平臺和系統建設，高校要借助于這一系統開展檔案管理工作，將自身的檔案信息匯總到該系統數據庫中。這樣各個相關單位都能夠通過該系統對人才的檔案信息進行調取和運用，能夠避免檔案重復建設的現象，并且還能夠使高校所構建的檔案發揮重要作用，促進人才科學化流動。另外，通過全國統一信息化系統構建，還可以確保人才檔案信息的真實性，能夠構建全面的人才跟蹤系統，為高校更好發展提供有利作用，使其真正選拔出與自身需求相符的人才。

3.3? ?構建健全的人才流動評價體系，加強監管

首先，由于很多人才在流動過程中都存在棄檔的現象，這會導致新的用人單位對人才的了解缺失，對其信任度低下，所以應構建健全的人才信用評價體系，并構建好這方面的管理平臺。在高校用人期間，應對人才的信用情況以及數據庫等進行維護，并對人才的信譽進行評估，構建健全的個人職業信用記錄。而在人才流動過程中則要對其他單位開放權限，以便其對人才信用進行評估和管理，為人才的科學、合理流動做好基礎。其次，在專門機構或者人才中心構建信用監管，針對人才的信用情況進行全面性甄別和監管，為用人單位提供人才信用評級信息，對保密范圍外的信息資源進行共享，將高質量的人才檔案信息提供給社會，降低各個用人單位人才檔案信息甄別的壓力，更好地對人才進行選拔。最后，可以借助法律手段來維護社會信用檔案管理體系的健全，比如制定信用處罰機制、信用激勵機制等，針對人才的檔案信息進行全面化監督，更好地發揮信用監管的積極作用，適應人才流動環境的發展需求，推動高校發展的同時，為人才長遠發展帶來有利作用。

4? ? ?結 語

高校人事檔案信息化管理是提升檔案運用價值，推動人才更好發展的重要途徑，對于用人單位和人才自身而言都是十分有利的。雖然當前我國很多高校在對人事檔案進行管理時，所采用的方法都較為傳統，信息化管理的運用率還較低，人事檔案信息管理的效果也不是十分理想，但是相信隨著時代的快速發展，人事檔案信息化管理將會更加普遍，所取得的效果也會更好。在人才流動環境下，本文提出了一系列高校人事檔案信息化管理策略，希望能夠為高校更好地開展人事檔案管理提供參考和借鑒。

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