OTC行動學習法的管理會計案例研究

【摘要】本文提出的OTC行動學習法借鑒了行動學習法和OKR對平衡記分卡進行了改良，以建立制度、流程、企業文化、培養員工、為企業創造價值為目標。該方法將企業所有員工的工作目標與內容都融合到整個管理體系中，達到個人目標、部門目標和公司目標相統一，部門戰略和企業戰略相統一的目的。A公司通過實行OTC行動學習法，解決了A公司制度建設、部門協作、數據整合等難題，提高了經營效率和企業價值。

【關鍵詞】組織效能? ?人才管理? ?貢獻度

由于環保行業較高的利潤水平，近兩年吸引了很多非環保企業通過并購進入環保領域。然而，大部分企業在發展初期只關注經營利潤而忽視了企業制度建設與人才管理，導致上下級溝通不暢、各部門職責不清，大大降低了工作效率。筆者以A公司為例，對其應用OTC行動學習法的過程進行分析，以期為我國初創企業管理會計體系建設提供有益參考。

一、案例背景

（一）企業概況

A公司是江蘇省宜興市一家中型環保科技有限公司，其主營業務為環保設備的技術研究、開發、制造、銷售及技術轉讓;環保工程的施工、安裝;自營和代理各類商品及技術的進出口業務（國家限定企業經營或禁止進出口的商品和技術除外）。該公司創建于2011年末，是一家處于快速成長期的企業，管理團隊具有年輕化、學歷高的特點，是企業制度和文化建設的潛在動力。

（二）面臨的問題

從制度層面來講，公司具有創業型企業進入轉型期面臨的通病：一、制度混亂，創業者的個人能力不足以應付大量涌現的業務，而標準的辦事流程尚未建立，導致顧此失彼、指揮不當。二、跟隨創業的員工在達到一定的收入水平后產生懈怠心理，加上權責不清導致的混亂，加劇了企業的內部消耗。

在公司的草創期創業者個人可以依靠自己的能力帶領團隊快速發展，用指令來代替流程，在初期表現出極高的辦事效率。但隨著企業規模的擴大，明確分工和流程細化是必然的事情，一方面能使管理者擺脫瑣事的負擔，將戰略眼光集中于企業的發展壯大;另一方面，流程化、分工化有利于避免決策失誤，因此組織變革也就不可避免。

從部門協作層面來講，各部門之間缺乏有效的溝通機制，不僅降低了企業的組織效率，還會產生內耗的隱形成本，不利于企業的長期發展。

從財務層面來講，由于部門之間溝通不暢，各部門與財務建立數據鏈接更是無從談起，因此對成本管控和財務分析造成了巨大影響，造成財務部長期孤立于其他部門之間，無法發揮應有的作用。

二、OTC行動學習法

任何一家企業的發展有其自身的背景和發展邏輯，其他企業的制度未必適用于本企業，所以要想建立適合自身發展的企業制度，關鍵在于企業員工的參與。

OTC行動學習法是一種以建立有組織、有制度、分工明確、目標一致、結構清晰的工作體系為前提，充分激勵員工敢于提升并展現自我、主動挖掘業務難題，用共享智慧提高企業經營管理效率的新型現代管理工具。該工具適用于各種類型及規模的企業，更加便于落實到每一個部門、每一個項目，因此我們認為OTC行動學習法更適合A公司，通過OTC行動學習法激勵員工群策群力，貢獻自己的智慧來完善企業制度，并不斷提高員工素質和參與熱情，最終實現為企業創造價值。

（一）OTC的內涵與要點

“O”指的是organization，指的是組織、制度、企業文化，即引導員工參與到企業制度與企業文化的建設中。

“T”指的是Talents，指的是人才，通過對員工的培訓、指導與員工通過讀書、經驗分享、技能培訓、實務操作培訓等各種形式的培訓來提高員工業務知識和專業技能，通過行動學習，提高員工的參與度，激發員工的學習熱情與工作熱情;

“C”指的是Contribution，指的是員工對企業的貢獻度，作為績效管理的一部分。

（1）組織效能（Organization orderly），包括制度、流程、文化。公司制度應當與公司的發展相適應，不能停留在管理層想當然的狀態，因此應從部門開始，讓不同的部門通過行動學習法各自展開內部學習、頭腦風暴進行討論，尋找問題關鍵點，群策群力，運用集體智慧，以明確制定各部門的辦事制度以及這些制度需要其他部門如何配合。在每個部門確定了相應的部門制度之后，會召開會議，進一步展開討論，制定工作流程，邀請其他部門的主管或關鍵人員參加討論，對制度的不合理之處進行修正，從而完善公司的整個制度體系。

總的來說，建立科學的組織制度有助于促進企業文化的生根。員工可通過參與制度建設快速厘清公司的業務發展戰略，并且在工作流程中摸索出關鍵行為計劃。組織制度與企業文化相輔相成、相互融合。它既是最大限度地推動員工積極思考在自身行為下的決策是否符合企業文化，也是能夠促進企業員工最大限度地發揮自身潛能為企業創造價值的有效保障。

組織效能框架直接體現了企業管理的核心價值觀，制度的落地以及相匹配的核心文化要素為企業管理起到了鞏固作用，也為公司吸引、培養、留住人才，提升企業價值提供了最基本的保障。

（2）人才管理（Talent management），包括技能培訓、技能比賽、知識共享。員工的經驗總結是企業的無形資產的一部分，但是很多企業往往不重視這種無形資產的保留，當關鍵員工離職時陷入青黃不接的境地。因此建立企業內部的培訓制度，培養人才梯隊也是OTC行動學習法的一個重要目標。其次，員工的業務素養應保持持續上升的狀態，不能滿足于當下的成就，而要不斷修煉，自我更新。

一方面，部門主管帶領員工運用行動學習法開展頭腦風暴，將自身對于本部門業務的認識和經驗與大家一起交流分享，并總結為書面文字或培訓教材、視頻，作為智慧共享包上傳到企業平臺，使之成為新員工快速上手的業務指導手冊。另一方面，根據業務需要指導員工制定讀書計劃以提高業務水平，完成與業務相關的書籍閱讀，并由閱讀者制作成PPT進行心得共享。輸出是最好的輸入方式，通過這種形式不僅提高了其他成員的知識水平，加強了分享者的認識，還可以進一步提高全體員工的積極參與度和執行力。

（3）貢獻度（Contribution），貢獻度由財務績效指標與非財務績效指標共同體現。通過組織效能的實現和人才梯隊的建立，最終達到降本增效、穩固企業市場地位的效果，使企業價值最大化。這些對企業的貢獻度不僅僅由階段性財務績效指標或簡單的KPI來反映，更需要通過非財務性績效指標，比如組織制度的升級、人才梯隊的壯大等OKR目標與關鍵結果來鞏固。沒有人會拒絕一個能使自己變得更優秀的平臺，當一個企業能做到時刻保持和自己的員工共同進步的時候，它便實現了社會價值的最大化。

（二）OTC框架下的行動學習法

行動學習法是具體的達成OTC變革戰略的手段，通過聚焦對話法、團隊共創法、開心咖啡、魚缸會議、群策群力、欣賞式探尋、未來探索、開放空間、私人董事會等方式，充分調動員工積極性，參與到組織制度的建設中來。俗話說“知政之失者在草野”，一個企業的制度是否與企業的發展相適應，往往是具體的執行人員更有發言權，因此行動學習法不僅達到了推廣變革，使變革深入人心的目的，還發揮了群眾智慧，讓組織變革的戰略落到實處。另一方面通過員工的自身參與，也有助于增進他們對此次變革的理解，減少了變革的阻力。

PDCA是伴隨行動學習法將OTC戰略目標最終落實到每一個工作環節的有效實施工具。該工具通過計劃（Plan）、實施（Do）、反饋（Check）到改進（Action）（如下圖所示），形成一套高效、清晰的自我管理、自我進步的循環機制。它可以反復應用于公司作業的每一個階段、每一個流程，最重要的是可以輔佐企業管理者及員工不斷跟蹤、反思、總結自己當下的工作進程及存在的問題，通過團隊間的頭腦風暴、智慧共享，提高工作效率、提升專業技能、豐富行業經驗。

（三）數據溝通促進部門協同

經過幾輪上述的OTC行動學習，不斷提高企業的組織協調能力，逐步推行上線ERP建立起數據鏈，使財務能獲得的業務數據準確可查。在這樣的基礎上，才能實現成本分析、預算管理、績效管理、財務分析等管理會計的職能，使財務部門不再孤立于其他部門，而是緊密合作，為企業降本增效、戰略規劃獻計獻策。

（四）OTC行動學習法對管理會計工具的創新

管理會計不同于財務會計，它是將財務作為管理、決策的工具，因此管理會計的眼光不能局限于財務數據，而是要將業務與財務相融合，從財務聯系到業務上。

從已有的管理會計工具來說，平衡記分卡更適用于大型企業，這類企業制度完善、權責分明，數據清晰、平衡記分卡的實施阻力小、成本也較小。但是對于出于成長期或轉型期的中小型企業而言，制度不夠完善，平衡記分卡的實施很可能帶來組織混亂、數據脫節，存在實施成本高收益低的弊端，甚至會阻礙企業的正常發展。此種情形下，OTC行動學習法配合循環的PDCA機制能夠幫助企業快速建立適合自身的管理制度，同時減輕員工的實施負擔和學習時間，實現企業管理水平不斷螺旋式上升。

三、應用過程

（一）成立OTC行動學習項目組

為了將OTC行動學習法運用到管理體系中，確保業務部門戰略和公司戰略協調一致，使企業制度與公司發展相適應，特成立了OTC行動學習小組，推動和幫助各部門有效溝通，將企業變革順利進行下去。小組成員包括：各部門負責人和重要成員。財務總監協調小組工作，A公司總經理擔任名譽組長，并賦予相應權限。各小組成員均可通過PDCA循環系統上傳階段性工作成效，形成數據鏈，最后匯總到部門主管及財務總監處統一復核、調度、決策。

（二）舉行OTC行動學習法理念的培訓

為了使公司管理層了解到企業面臨的困境及組織變革的必要性，OTC行動學習小組決定分兩次開展培訓課程，將本次變革的戰略方針及第一期的具體行動計劃頒布出來，并引導與會人員積極展開討論。

在兩次培訓課程中，分別介紹了OTC和行動學習法的理念，并初步規劃了OTC落實到各部門的方案。

（三）OTC行動學習法的實施

將OTC行動學習法的理念和方案在公司內推廣后，各部門相繼經過內部討論后發布了自身的OTC方案。以下是第一期OTC行動學習方案：

（四）財務部的實施過程

本案例我們選取財務部作為具體分析的對象，將行動學習法以及PDCA循環機制導入到工作目標或崗位職責中，比如年度財務報表的編制，目的在于把繁復的流程簡單化、有序化，避免重復工作、減少計量誤差，使每個個體都能夠通過回查、反思、分享、總結來提升業務技能及職業素養。

首先，財務人員根據以上OTC方案中的財務管理制度各司其職。財務報表的編制工作由三個崗位共同完成：出納崗、主辦崗、以及總賬崗。各個崗位都可看作是獨立的PDCA循環體，在工作過程中不斷通過“計劃-實施-反饋-改進”來明確目標、執行目標、自我回查，到最終改進問題、結束任務。

其次，行動學習法鼓勵財務人員遇到問題能夠發揮集體的力量，集思廣益、群策群力。積極挖掘共性問題，通過相關培訓，例如稅務講座、財務報表分析等，及時在各自的任務中改進、完善，為各崗位相對應的任務建立一種相互貫通、層層遞進的體系（圖中紅色箭頭所示）。如，主辦崗在對公司其他應收應付款進行核算時遇到問題需要調整，可召集上游崗以及各經辦人員進行討論，并將結果及時備注，隨后待主辦崗完成自己的報表編制任務時，可將備注隨報表一同推送到下一個崗位（總賬崗）進行最終復核。這樣做的好處，是當總賬崗復核該項科目出現類似疑問時無需中斷任務回頭追溯上游崗，而是可以直接參照備注進行復核。既節省了時間、提高了效率，又鍛煉了員工解決問題的能力。

待各個崗位利用行動學習法通過各自的PDCA循環體系完成任務時（如圖中三個子PDCA循環系統所示），財務總監只需花費較少的時間對整項任務進行全面復核、收尾，最終形成完整的年度報表。相比較傳統的工作模式，OTC行動學習法為使用者避免了大量瑣碎、零散、重復的工作，部門主管無需忙于解答每個崗位出現的小問題、小困難，只需抓住大方向，把好管理的關，從而提升財務部門的整體工作效率。

四、成效與啟示

制度建設方面，經過了幾輪OTC行動學習法之后，A公司各部門開始制定部門制度和辦事流程，按制度辦事，使執行者有了清晰的思路，也給管理層降低了管控難度，提升了組織效率。另外，明確的權責界限使執行人員提高了辦事積極性，對未來的績效管理起到了作用。雖然在制度制定和執行的初期暴露出這樣那樣問題，但這反而是好事，以前太過寬松的管理制度掩蓋了很多問題和隱患。制度改革是一個不斷推進的過程，不斷進行PDCA循環的 OTC行動學習法，將企業制度不斷完善，培養企業的“自循環”能力。

數據梳理方面，A公司統一了不同部門之間的統計口徑，如采購部和倉庫、生產部之間對同一材料實現了統一計量單位，使得清晰的出入庫數量能夠計量，為未來精細、明確的成本管理打下基礎。其次銷售部和財務部之間建立起詳細的客戶分類，初步實現客戶盈利能力分析。通過對各部門數據的梳理后，管理層可以逐漸清晰公司的盈利點在哪里，面對這些障礙，公司應該關注什么，公司下一步的行動計劃應該在哪里。

OTC行動學習法能夠幫助管理層清楚地認識到公司的現狀，目標是什么？幫助員工關注“正確的事情”，制定合理的目標。

從應用條件來說，OTC行動學習法下更能發揮A公司結構簡單、管理層人員年輕化的人力優勢，有利于企業生成扁平化的管理模式，更能集合群眾的智慧，完成企業的升級迭代。從應用效果來看， OTC行動學習法結構簡單， 實施成本低，為企業建立了一套更新迭代的“自循環”系統，有助于合理配置企業資源，明確企業戰略規劃，促進企業的長期可持續發展。

OTC行動學習法的優點在于發揮群眾智慧，既避免了咨詢公司貿然介入而不了解企業狀況，導致高指標瞎指揮的情況出現，也避免了陷于為企業補漏洞的瑣事中，因而能高屋建瓴地提出指導性意見，直指問題根源。該方法的缺點主要在于前期對于人際關系的協調，需要經常與改革小組的成員包括各部門的一些人員進行溝通，比較耗費人力。

組織變革是一個長期任務，不可能一蹴而就。在這過程中往往效益是慢慢體現的，不會立竿見影。因而很多改革者本身搖擺不定，在長期的磨合過程中失去了耐心、信心，導致整個改革功虧一簣。所以在這過程中，改革者不能充當“孤獨的先知”的角色，而應該融入到組織中，將改革的必要性、作用以及改革后的未來講給員工聽，使他們能理解自己，減少推行的阻力。在這期間項目組成員在這期間既要堅定自己的決心，也要安撫好下屬的情緒，不讓千里之堤，潰于蟻穴。

對于制度制定不當問題，可以組織相關人員開會討論，鼓勵執行具體制度的員工大膽發言，針砭時弊，使制度“落地”，讓執行者說出自己的制度，項目組成員充當傾聽者、協調者、總結者的角色，讓制度融入到生產中，融入到管理中。

參考文獻：

[1]段泓冰.贏在行動學習：風靡全球的領導力提升第一法寶[M].北京，北京聯合出版公司，2015.

[2]克里斯蒂娜·沃特克.OKR工作法[M].北京，中信出版集團，2017.

作者簡介：錢美芳（1969-），女，高級會計師，江蘇幕盛企業管理有限公司，首席財務咨詢顧問。