“釘釘”助力校園數(shù)字化，項(xiàng)目推動(dòng)管理顯成效

潘城 邱兆林

【摘要】《中國(guó)教育現(xiàn)代化2035》提出建設(shè)智能化校園，統(tǒng)籌建設(shè)一體化智能化教學(xué)、管理與服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)加快信息化時(shí)代教育變革的戰(zhàn)略任務(wù)，佛山市順德區(qū)勒流新城小學(xué)黨政領(lǐng)導(dǎo)班子和領(lǐng)導(dǎo)干部一致認(rèn)為學(xué)校數(shù)字化轉(zhuǎn)型是大勢(shì)所趨，大膽地探索借助“釘釘”搭建數(shù)字化校園平臺(tái)、積極地運(yùn)用項(xiàng)目管理模式使學(xué)校管理規(guī)范透明和富有效率，充分發(fā)揮教職工的積極性和創(chuàng)造性，全面提高教育教學(xué)質(zhì)量，有效推進(jìn)學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】“釘釘”平臺(tái);校園數(shù)字化;項(xiàng)目管理

2018年4月，教育部印發(fā)的《教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃》中指出，數(shù)字校園建設(shè)覆蓋全體學(xué)校，建成“互聯(lián)網(wǎng)+教育”大平臺(tái)。2019年2月，在中共中央、國(guó)務(wù)院印發(fā)的《中國(guó)教育現(xiàn)代化2035》中則提出建設(shè)智能化校園，統(tǒng)籌建設(shè)一體化智能化教學(xué)、管理與服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)加快信息化時(shí)代教育變革的戰(zhàn)略任務(wù)。2019年3月3日，阿里巴巴釘釘主辦的“釘釘未來校園教育發(fā)展峰會(huì)”上正式發(fā)布“釘釘未來校園”解決方案，并啟動(dòng)了“千校計(jì)劃”——在全國(guó)范圍內(nèi)協(xié)助1000所學(xué)校打造“未來校園”示范園區(qū)，助力中小學(xué)校園教育數(shù)字化轉(zhuǎn)型，力促互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)普惠教育行業(yè)。2019年8月，佛山市順德區(qū)勒流新城小學(xué)黨政領(lǐng)導(dǎo)班子順利換屆，學(xué)校新一屆領(lǐng)導(dǎo)班子和領(lǐng)導(dǎo)干部一致認(rèn)為，在信息化、數(shù)字化的浪潮中，學(xué)校數(shù)字化轉(zhuǎn)型是大勢(shì)所趨，然而經(jīng)過研討分析，認(rèn)為出于安全、效率和經(jīng)費(fèi)考慮，自建學(xué)校教育教學(xué)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)并不現(xiàn)實(shí)，為了將“項(xiàng)目管理”的先進(jìn)管理技術(shù)理念融入進(jìn)學(xué)校工作管理之中，為了創(chuàng)新形成學(xué)校項(xiàng)目管理的工作模式，決定加入阿里巴巴釘釘主辦的“千校計(jì)劃”，大膽地探索借助“釘釘”搭建數(shù)字化校園平臺(tái)、積極地運(yùn)用項(xiàng)目管理模式促使學(xué)校管理規(guī)范透明和富有效率，以期讓教職工充分發(fā)揮積極性和創(chuàng)造性，達(dá)到提高教育教學(xué)質(zhì)量和實(shí)現(xiàn)學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展的目的。

一、不忘初心，共促改革

學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)班子以開展“不忘初心、牢記使命”主題教育為契機(jī)，按照“抓黨建，夯管理，促教學(xué)、提質(zhì)量，樹品牌”的工作思路，組織開展“我為學(xué)校發(fā)展建言獻(xiàn)策”“為基層做實(shí)事、做好事”等活動(dòng)，把“四個(gè)意識(shí)”內(nèi)化于心、外化于行，不忘“教育改革”的初心，牢記“辦人民滿意教育”的使命。

學(xué)校黨支部通過發(fā)放問卷和調(diào)研發(fā)現(xiàn)學(xué)校存在亟需解決的問題，如，家校溝通不暢、家長(zhǎng)付費(fèi)方可收到打卡信息、學(xué)生考勤用打卡機(jī)經(jīng)常失靈;學(xué)校向教職工或家長(zhǎng)收集資料時(shí)難于督促、難以統(tǒng)計(jì)，時(shí)常出現(xiàn)2周都沒收齊的情況;教職工使用單位微信群溝通協(xié)作，很容易錯(cuò)過重要信息，經(jīng)常出現(xiàn)因微信文件已過期或已被清理而抓狂;學(xué)校相關(guān)任務(wù)安排由上往下層層傳達(dá)，不僅耗時(shí)耗力，在傳遞過程中還經(jīng)常出現(xiàn)被誤讀的情況而導(dǎo)致整個(gè)任務(wù)的執(zhí)行達(dá)不到預(yù)期效果……這些痛點(diǎn)如要一籃子解決就必須實(shí)現(xiàn)校園數(shù)字化，對(duì)學(xué)校教育管理實(shí)行改革，把時(shí)間還給老師、讓家長(zhǎng)放心、社會(huì)滿意。為此，學(xué)校設(shè)立了課題名稱為“基于釘釘網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)下學(xué)校項(xiàng)目管理模式的研究”的專項(xiàng)課題，由信息技術(shù)專業(yè)的學(xué)校副書記親自推動(dòng)研究工作。

在推進(jìn)“釘釘”平臺(tái)進(jìn)校園的過程中，學(xué)校十分重視頂層設(shè)計(jì)。這是因?yàn)轫攲記Q定底層，高端決定低端。學(xué)校工作的頂層設(shè)計(jì)具有方向性引領(lǐng)作用，方法論指導(dǎo)作用和全盤統(tǒng)籌的規(guī)劃作用，它的指導(dǎo)意義就是在幫助我們遇到突發(fā)變化時(shí)，知道事情的孰輕孰重，知道抓住矛盾的主要方面，確保工作有序進(jìn)行。

二、自上而下，逐步推行

雖然“釘釘”進(jìn)校園項(xiàng)目是從學(xué)校層面這一制高點(diǎn)向下推動(dòng)的，但考慮到對(duì)于剛接觸“釘釘”的老師來說，這還是一個(gè)新生事物，不可急于求成。管理員先把通訊錄導(dǎo)入，以建立部門和開通部門群，讓教職工慢慢地熟識(shí)全員群和部門群的用法。半個(gè)月后，副書記在學(xué)校微信群宣布，“釘釘”平臺(tái)將在一周后正式成為學(xué)校辦公的官方平臺(tái)，7天的倒計(jì)時(shí)結(jié)束時(shí)，副書記自掏腰包發(fā)了一個(gè)微信群紅包后便解散了微信群，而教師在“釘釘”的全員群中又以搶紅包這一歡樂的形式慶賀“釘釘”平臺(tái)轉(zhuǎn)正。

與此同時(shí)，在新生入學(xué)時(shí)學(xué)校便通知家長(zhǎng)，一年級(jí)的所有通知都會(huì)通過“釘釘”平臺(tái)發(fā)送，希望家長(zhǎng)能在手機(jī)上安裝“釘釘”。由于家長(zhǎng)比較年輕，僅用一周時(shí)間，一年級(jí)的學(xué)生家長(zhǎng)都激活“釘釘”后自動(dòng)加入了各自的“釘釘”班級(jí)群，并習(xí)慣了每天登錄查看學(xué)校發(fā)的通知及老師布置的作業(yè)。9月底的行政例會(huì)上，副書記總結(jié)了一個(gè)月以來“釘釘”平臺(tái)的運(yùn)行情況：教師和家長(zhǎng)都能像以前在微信群一樣交流，部分家長(zhǎng)還學(xué)會(huì)使用釘釘電話私聊老師。同時(shí)，提出繼續(xù)推行“釘釘”平臺(tái)的建議：讓管理員導(dǎo)入全體家長(zhǎng)的手機(jī)號(hào)并發(fā)送邀請(qǐng)短信的方式，讓家長(zhǎng)利用七天國(guó)慶假期嘗試自主在手機(jī)上安裝“釘釘”并自動(dòng)加入“釘釘”班級(jí)群。國(guó)慶假期結(jié)束后，管理員統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)超過80%的家長(zhǎng)已經(jīng)進(jìn)入了班級(jí)群，原來相當(dāng)一部份家長(zhǎng)所在的廠企早已使用“釘釘”進(jìn)行企業(yè)管理，有使用“釘釘”基礎(chǔ)。10月底，全部家長(zhǎng)已經(jīng)激活了“釘釘”并進(jìn)入“釘釘”班級(jí)群，都能接收到學(xué)校的公告、班級(jí)通知和作業(yè)了，甚至有家長(zhǎng)建議老師不要在班微信班級(jí)群再發(fā)通知了，讓老師固定使用“釘釘”班級(jí)群發(fā)班級(jí)通知和作業(yè)。11月初，班主任把微信班級(jí)群的群主管理權(quán)轉(zhuǎn)讓給班家委會(huì)主任，微信班級(jí)群成為了家長(zhǎng)私聊群，“釘釘”班級(jí)群正式成為家校溝通的官方平臺(tái)。

在接下的時(shí)間里，學(xué)校要求班科任繼續(xù)熟識(shí)使用班級(jí)群中的“通知”“家校本”“打卡”“班級(jí)圈”“填表”“群直播”“班級(jí)管理”等功能，讓家長(zhǎng)們繼續(xù)保持每天上“釘釘”查看消息的習(xí)慣。在學(xué)校編制下一年度預(yù)算時(shí)，副書記提議預(yù)留改造考勤系統(tǒng)的資金，使學(xué)生實(shí)現(xiàn)無感考勤、讓家長(zhǎng)免費(fèi)在“釘釘”接收考勤信息。

三、改變模式，成效顯著

學(xué)校傳統(tǒng)的組織特點(diǎn)表現(xiàn)為層級(jí)結(jié)構(gòu)，即校長(zhǎng)、副校長(zhǎng)、主任、副主任、中層（級(jí)科組長(zhǎng)）、一線教師（班主任、科任教師）、服務(wù)對(duì)象（學(xué)生、家長(zhǎng)）組成一個(gè)金字塔狀的結(jié)構(gòu)。校長(zhǎng)位于金字塔頂，他的指令通過一級(jí)一級(jí)的管理層，最終傳達(dá)到一線教師或服務(wù)對(duì)象;基層的信息通過一層一層的篩選，最后到達(dá)最高決策者。這就很容易出現(xiàn)溝通障礙和協(xié)調(diào)困難，因此，需要運(yùn)用信息技術(shù)使學(xué)校組織結(jié)構(gòu)由“金字塔”模式轉(zhuǎn)向扁平化模式，運(yùn)用項(xiàng)目管理模式加強(qiáng)不同部門之間的配合和信息交流、加強(qiáng)橫向聯(lián)系，各方面專長(zhǎng)人員得到充分利用，同時(shí)克服直線職能結(jié)構(gòu)中各部門互相脫節(jié)的現(xiàn)象。

“釘釘”成為學(xué)校的數(shù)字化校園管理平臺(tái)后，各部門在副書記的指導(dǎo)下將教育教學(xué)管理的各個(gè)場(chǎng)景羅列出來，通過分析確定需求，靈活運(yùn)用“釘釘”內(nèi)置的審批、通知、日志、公告、釘盤、釘郵、日程、Ding、任務(wù)等功能，構(gòu)建覆蓋全校工作流程的、協(xié)同的管理信息體系，通過管理信息的同步與共享，暢通學(xué)校的信息流，實(shí)現(xiàn)扁平化、項(xiàng)目化管理，達(dá)到高效管理時(shí)間、提高工作效率的目的。

（一）通知公告扁平化

校長(zhǎng)使用“釘釘”公告功能，使通知可以繞過行政、級(jí)組長(zhǎng)和班主任這幾個(gè)環(huán)節(jié)直達(dá)家長(zhǎng)端，還可以對(duì)學(xué)生家長(zhǎng)使用電話、短信或應(yīng)用內(nèi)三種提醒方式進(jìn)行立即發(fā)送或指定時(shí)間發(fā)送“DING”消息，使消息100%送達(dá)家長(zhǎng)手機(jī)。副書記使用“釘釘”智能工資條功能，把每月工資條推送到每位教職工的“釘釘”上，改變了過去先把紙質(zhì)工資條分發(fā)到科組長(zhǎng)手上、再由科組長(zhǎng)在科組會(huì)上分發(fā)的做法，做到既保密又環(huán)保。

（二）審批管理扁平化

使用“釘釘”審批功能，把校內(nèi)大小事務(wù)都搬進(jìn)了“釘釘”，讓教職工隨時(shí)隨地進(jìn)行在線申報(bào)，不用再為找領(lǐng)導(dǎo)難、審批難而發(fā)愁。例如，教師在“釘釘”審批應(yīng)用中進(jìn)行請(qǐng)假，先選擇請(qǐng)假類型，接著填寫請(qǐng)假事由及上傳佐證材料或調(diào)課表，最后填寫請(qǐng)假的開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間，請(qǐng)假時(shí)長(zhǎng)自動(dòng)計(jì)算后會(huì)根據(jù)審批流程設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)到相應(yīng)的審批人（半天以內(nèi)為副書記，半天以內(nèi)為校長(zhǎng)）進(jìn)行審批，審批通過后自動(dòng)傳閱到其行政;學(xué)生請(qǐng)假一天以內(nèi)的請(qǐng)假會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)到班主任審批。

（三）數(shù)據(jù)協(xié)同扁平化

為了加強(qiáng)學(xué)校的交通安全教育工作，普及交通安全知識(shí)、營(yíng)造關(guān)注安全、關(guān)愛生命的氛圍、進(jìn)一步增強(qiáng)學(xué)生的交通安全意識(shí)，提高防范各種安全事故的能力，需要了解學(xué)生的上下學(xué)交通方式，進(jìn)而采取相應(yīng)的教育方法。學(xué)生部一改往年印發(fā)調(diào)查通知的做法，本次調(diào)查是由學(xué)生部鐘部長(zhǎng)（副校長(zhǎng)）直接使用“釘釘”填表功能向全校35個(gè)班發(fā)送問卷，并且把問卷設(shè)置為“有新回復(fù)時(shí)提醒我”“限制填表結(jié)束時(shí)間”“發(fā)DING通知”，結(jié)果只用了半天時(shí)間，就解決了以前一周才能完成的數(shù)據(jù)收集工作。學(xué)校曾經(jīng)使用“問卷星”收集數(shù)據(jù)，但是有時(shí)出現(xiàn)爸爸、媽媽同時(shí)填寫的情況，有時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)填學(xué)生姓名、班別的情況，而且無法監(jiān)控填寫進(jìn)度，而“釘釘”填表功能解決了以上問題，還可以實(shí)時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和導(dǎo)出明細(xì)，可以說“釘釘”填表功能是最佳的數(shù)據(jù)協(xié)同工具。

“釘釘”除了提供填表功能外，還提供了在線編輯文檔功能，只要把Word或Excel文件上傳到“釘釘群”或者“釘盤上”，并把權(quán)限設(shè)置為“群成員可以編輯”或“指定成員編輯”即可多成員同時(shí)在線編輯文檔，并且知道誰對(duì)哪部分內(nèi)容進(jìn)行了修改，既節(jié)省了相互溝通的時(shí)間，又省下了原本需要整合多個(gè)文檔的操作。

（四）重大事項(xiàng)項(xiàng)目化

當(dāng)學(xué)校內(nèi)部建立“扁平化”組織結(jié)構(gòu)后，學(xué)校管理便由原來的“金字塔”型的集權(quán)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楣δ苄徒M織和多個(gè)專項(xiàng)任務(wù)組織相結(jié)合的“集中控制、分權(quán)管理”模式。這種組織管理模式能更好地適應(yīng)規(guī)模龐大、分工細(xì)致、任務(wù)紛繁的特點(diǎn)，能有效地提高學(xué)校的運(yùn)營(yíng)效率和教育質(zhì)量。

校長(zhǎng)辦公室是整個(gè)學(xué)校組織結(jié)構(gòu)的核心，把學(xué)校的大小事項(xiàng)分配到四個(gè)部門，當(dāng)學(xué)校需要完成某重大事項(xiàng)時(shí)，校長(zhǎng)辦公室指定某部門負(fù)責(zé)人作為項(xiàng)目組長(zhǎng)，項(xiàng)目組長(zhǎng)經(jīng)過分析研判，確定項(xiàng)目的子任務(wù)，并將任務(wù)直接分配到人。以學(xué)校“創(chuàng)建交通安全示范學(xué)校”為例，校長(zhǎng)辦公室指定后勤部長(zhǎng)為項(xiàng)目組長(zhǎng)，在“釘釘”上新建名為“創(chuàng)建交通安全示范學(xué)校項(xiàng)目”任務(wù)，并使用“釘釘”公告向全體教職工公布此事項(xiàng)。后勤部長(zhǎng)將“創(chuàng)建市級(jí)交通安全示范學(xué)校”的創(chuàng)建要求進(jìn)行分解，確定了改造交通安全設(shè)施、師生交通安全教育兩大塊，然后在“創(chuàng)建交通安全示范學(xué)校項(xiàng)目”任務(wù)下添加多個(gè)子任務(wù)，并設(shè)定執(zhí)行人和截止時(shí)間，如圖：

創(chuàng)建交通安全示范學(xué)校項(xiàng)目的任務(wù)清楚、目的明確，在項(xiàng)目組內(nèi)各成員能溝通、融合，并能把自己的工作同整體工作聯(lián)系在一起，為攻克難關(guān)，解決問題而獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，由于從各部門抽調(diào)來的人員有信任感、榮譽(yù)感，增加了他們的責(zé)任感，激發(fā)了他們的工作熱情，促進(jìn)了項(xiàng)目的實(shí)現(xiàn);項(xiàng)目組的設(shè)立克服了直線職能結(jié)構(gòu)中各部門互相脫節(jié)的現(xiàn)象，加強(qiáng)了橫向聯(lián)系，人力資源得到了充分的利用。因此，學(xué)校的眾多重大事項(xiàng)都是使用項(xiàng)目管理結(jié)合釘釘網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的工作模式，讓部門溝通順暢、權(quán)責(zé)分明，部門間高效配合，組成項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的每個(gè)成員都各展所長(zhǎng)、互補(bǔ)互助，發(fā)揮出“1+1大于2”的力量，成效顯著。

學(xué)校經(jīng)過半年的時(shí)間探索和研究，發(fā)現(xiàn)“釘釘”是通過組織在線、溝通在線、協(xié)同在線、業(yè)務(wù)在線和生態(tài)在線幫助學(xué)校實(shí)現(xiàn)全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型，打造屬于學(xué)校自己的、免費(fèi)的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理扁平化，使老師從繁瑣的工作中解脫出來，提高了辦公效率，管理項(xiàng)目化推動(dòng)學(xué)校管理成效顯著，從而有更多時(shí)間和精力投入教學(xué)、提高教學(xué)質(zhì)量，有效推進(jìn)學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展。

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