信息化系統在醫院物資管理中的應用效果分析

宗佳惠

摘要：物資管理，是醫院的眾多管理系統中非常重要的一個環節，而醫院的物資管理所連接的部門繁雜龐多。因此，物資管理的工作量也很大。為了更加有效和方便地進行醫院的物質管理，我們應該使用信息化系統去管理物資，這樣可以大大減輕物資管理工的工作難度同時也可以提高與各部門之間溝通的效率。該文也將通過現階段我國醫院的物資管理工作中存在的問題進行深度的分析，探討如何在醫院的物資管理中對信息化系統進行有效的利用，使信息化系統不斷地完善，極大的促進醫院物資管理現代化、規范化。

關鍵詞：信息化系統;物資管理;效果

中圖分類號：G642 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）08-0010-02

1 關于醫院物資管理及信息化系統的簡介

醫院物資是確保醫院各項基礎醫療活動順序進行的基礎。物資管理不僅包含了物資所涉及的采購、儲存、分發等情況，還要涉及管理方面的計劃、組織、協調、控制等職能。由于物資管理的工作費時費力，且工作流程中涉及的關聯因素復雜龐大，導致物資的采購、出庫、入庫、使用耗損登記不及時，以及與各部門溝通不到位等問題頻發。每一個失誤都極易造成物資流向不明，財務賬目與庫存不統一的情況。

然而，運用現代化的信息系統進行物資管理是指，采用現代信息化技術通過運用信息網絡將物資從采購到入庫，再到出庫，直到各部門對接環節這一流程中的所有數據進行統一處理，同步更新。這樣能夠使醫院的相關工作人員，隨時的監控物資流向和庫存情況;財務人員能夠更好地進行財務信息核對，避免資金錯亂現象。能夠極大提高醫院物資管理工作的效率，做到及時補缺維持醫院各工作高效，安全的運營。

2 醫院進行信息化物資管理的目的

1）為實現在全院范圍內能夠跨科室的共同合作。要構建以需求采購庫存三大部分管理為核心的物資管理平臺。

2）讓各個科室能夠實時共享跨科室的數據。并且能夠隨時查閱與監控實現全院的物資采購管理，和各科室的采購狀況。

3）對外可以與供應商形成管理協作系統。這樣能夠有效地查閱供應商的資歷和信息進行評估并從中從供應商中挑選出最佳供應商。

4）有助于全院信息共享，并且各科室可以按照各類單據有效的執行各科室的任務。并且能夠實現在全院范圍內跨科室的調取查閱需要的數據及報告。

5）能夠隨時查看物資的入庫出庫以及采購中的流水和數據情況，能夠很好地幫助醫院的財務入員做財務結算。極大地避免了人員因素上的財務疏漏。

3 醫院信息化物資管理系統的工作流程

由于醫院的物資管理涉及的工作縱橫繁密，非常的龐雜。因此，醫院涉及物資管理的信息化系統設計也必須十分詳細不同。不同作業體系物資管理也應該對應不同的設計流程。具體隋況見圖1。

4 醫院進行物資管理的現狀和問題

（1）供應商信息管理麻煩

醫藥物資供應商的資質情況以及報價都是通過招標的方式確定的。而確定后的信息均是以電子表格、文檔的形式分別儲存在電腦系統和檔案室內，若是想要對比同類供應商的資質條件，需要手動翻閱或是調取多個電子表格。因此，在每次決定采購前都需要查找大量的耗材證件還有供應商信息，不僅對物資管理人員的記憶力要求較高還加大了相關的工作難度，降低了工作效率。

（2）采購管理流程煩瑣

一般醫院的物資采購，是由各個科室根據現在的存量，并結合將來計劃工作要使用到的物資，按照每月編制的方式制定采購計劃，且要上交分院長以及各科科長審閱批示之后才能轉交上報給物資管理室。物資管理是還要根據現有的物資庫存以及醫院的采購成本額度，進行采購單的制作，也在交由各個科室的科長和分院長進行批閱確定后才最終上交到采購部門。

這樣的流程使各科室以及物資管理室的采購權受到限制，并且還有可能會因為領導個人的時間安排而耽誤采購單的呈遞，降低采購效率。而且要確定采購量只能依靠各部門的經驗去估算，很難形成精確化的采購計劃。

（3）庫存管理難度大

目前大多醫院的庫存管理采用的是半手動錄入半系統錄入的形式，需要人工定期地進行盤存和記錄，因此會造成物資入庫到出庫到盤存之間的時間差。這樣會帶來許多問題，比如部分應急的物資可能還未及入庫，就已經被其他科室領走卻未來得及記錄，造成庫存誤差。同樣每月向財務科上繳入庫清單出庫清單進行盤存時，只是反映當月記錄的入庫與出庫，無法明確中間過程中人員疏漏的造成的物資流向不明。造成物資出入不對等，盤存出現問題，增加財務工作的難度。

（4）存貨核算準確度不高

目前業務科室只有非常基礎的存貨核算技術為了和財務數據保持一致。許多科室等到發票領取之后，才填寫消耗量。由于大多數科室在記錄物資消耗的時候，采用的是手工記賬出錯率較大，無法保證最后核算時發票上的使用數據是否是真實的消耗數據。

5 醫院使用信息化系統進行物資管理的優勢

5.1 優化物資庫房管理方案

傳統的醫院物資庫房管理方法無法及時更新物資的出庫和入庫信息，時常出現登記資料與實物不符的問題。最終形成庫存緊張或是庫存積壓的問題，為醫院的正常工作帶來不小的麻煩。使用信息化系統進行醫院物資管理，申領物資的人員需在系統中完成物資申請、確認等工作。同時，物資管理物資管理人員可以隨時地進行監督把控，不需要再人工的去核對人員可以根據實時、準確的庫存信息科學地制定采購計劃，在保障醫院物資不間斷供應的基礎上，合理地安排物資庫存占用資金的比重，避免資金浪費。

5.2 降低物資采購、配送難度

使用信息化系統進行采購，各科室的物資需求情況會通過信息系統自行生成。并且信息能夠在全院范圍內被查閱，同時同步地呈現在物資管理人員和采購人員面前極大地縮短了中間的流程。信息化系統統計的信息數據也更加精確化，能夠高效協助采購人員和各科室的制定采購計劃。