檔案管理“136”工作法的作用與效果

李雅娟

摘要：新時期下國有企業單位在發展中也面臨著很多挑戰，如何有效的提高檔案管理工作的效果和質量，怎么樣高效的管理好檔案工作成為新時期企業發展的重要任務。國有企也單位在日常開展檔案管理工作過程中也逐漸出現一些問題，對檔案管理的效率和建設產生了很大的影響。新時期下，如何積極探索新的檔案管理創新方法，才能有效的推動國企單位檔案管理工作的高效發展。

關鍵詞：工作法;檔案;創新;制度

陽煤集團壽陽開元礦業有限責任公司（以下簡稱開元公司）是陽煤集團第一家異地兼并的駐外煤炭企業。該礦始建于1970年，前身是壽陽縣黃丹溝煤礦，2000年3月18日被陽煤集團無償兼并，接替已經破產的陽煤四礦。開元公司長達半個世紀的煤礦發展沿革，留下了不少珍貴的歷史檔案。如何把這些檔案保管好、利用好，是我們不斷研究和探索的一個課題。近年來，在陽煤集團的領導和上級檔案主管部門的幫助支持下，開元公司堅持立足實際、科學規劃、對標先進，努力探索檔案管理新體制、新機制，按照“先有后全、先易后難、先淺后深、先簡后繁”的十六字工作原則，持續推行“136”檔案管理工作法，扎實開展檔案標準化、規范化、現代化建設。

“1”是推行一個契約，即檔案管理年度工作契約;

“3”是強化檔案管理三個機制，即檔案管理集中制、基層預組卷工作制、檔案工作賽馬撕分制;

“6”是突出檔案管理“六要素”，即“早”、“精”、“準”、“全”、“細”、“嚴”六字訣，促進檔案管理上水平、上臺階。

1 “136”工作法在實際工作的作用

1.1 引入檔案工作契約制

為完成檔案建設各階段目標任務，開元公司引入契約化管理機制，從組織管理、基礎設施、業務建設、對標管理、檔案信息化建設、檔案信息開發利用6個方面確定目標任務，并向公司領導、責任科室、檔案承辦人員層層分解，年初簽定契約書，按“一年一進步、三年一大步、管理達一流”的檔案建設中長期目標與各層級約定契約考核內容，同時將檔案重點工作任務納入公司年度“13710”工作機制督辦，年底統一考評兌現，真正做到目標任務、質量標準、完成時限、責任人員、考核獎懲五落實。

1.2 實行檔案管理集中制

一是設立檔案工作專門管理機構，成立檔案辦公室，并獨立開展工作，檔案辦與礦檔案室實行一套機構、兩塊牌子，分工不分家、同崗不同責。二是在基層部門設18個專職或兼職檔案工作承辦人，業務上接受檔案辦公室領導。三是檔案辦專設后，檔案業務人員隨之固定并在公司備案，進一步明確了檔案辦管理、檢查、監督、指導、考核、培訓等權責，明確了部門檔案工作承辦人制度執行、工作落實、完成年度檔案工作任務的職責，實現企業檔案集中管理、化零為整，確保術業有專攻，提升了企業檔案管理整體水平。

1.3 推行檔案分類預組卷

一是細化《檔案分類歸檔期限表》，建立應收檔案臺賬，明確哪些檔案應收未收，解決檔案“收什么”的問題，從數量上保證檔案齊全，豐富公司館藏檔案種類。二是推行基層檔案預組卷，各類檔案在接收時嚴格把關，認真逐卷審查，對不完善的退回重整直至符合規定，解決檔案“如何收”的問題，從質量上保證檔案完整。三是將檔案規范化管理劃分為收集、整理、保管、統計、鑒定銷毀和提供利用6個環節，并按實物管理和服務利用建立系統，明確各環節和系統的業務規范和管理標準，使其各有流程、各具功能、化整為零，各自發揮作用，解決檔案“如何管”的問題，從環節上保證檔案管理規范。

1.4 嚴格工作賽馬撕分制

日常管理中，檔案辦定期對全礦的檔案工作及檔案管理情況進行檢查監督，每半年對各單位檔案工作制度落實、安全防護、正規化建設等方面進行重點檢查指導。公司對部門科室、檔案工作人員制度執行、工作完成實行積分管理，年終按積分評先獎優。我們將檔案工作落實納入公司月度例會考核范圍，將檔案管理成效納入干部賽馬撕分范圍，對未完成檔案任務、不遵守檔案制度、不按時移交檔案、違規使用檔案、出現檔案遺失損毀、發生檔案泄密、造成經濟損失等情況和行為按嚴重程度進行部門經濟責任制考核和干部賽馬撕分，通過正向引領和鞭策落后，提高大家工作積極性，促進檔案工作整體水平的提升，進一步規范檔案管理。

1.5 突出檔案管理六要素

一是施行檔案月度報告制，要求基層業務部門每月向公司檔案辦報告檔案形成、移交情況，在檔案歸檔上突出“早”;二是各類檔案移交、分類、編號、裝盒、上架等工作環節“只做一次、一次做好”，在檔案整理上突出“精”;三是每季一小報、半年一比對，全年一張表，在檔案統計上突出“準”;四是各類檔案應收盡收，不留“尾巴”和“遺憾”，在檔案收集上突出“全”;五是所有檔案均按照年度、項目、事由、專業等有機聯系區分卷宗，在檔案分類上突出“細”;六是在檔案借閱和鑒定銷毀上突出“嚴”。

2 “136”工作法在的實際應用效果

2.1 組織管理方面

一是高度重視檔案工作，把檔案工作納入內部重要督辦事項，作為年度目標考核的重要內容，每月通報工作進展情況，壓實工作責任和任務擔子。

二是檔案工作領導組成員分工明確，統籌安排和組織協調開展檔案工作規范化建設。基層檔案工作承辦人按照檔案辦公室擬定任務量具體開展檔案整理工作。2019年以來，檔案辦公室組織基層檔案工作承辦人集中開展檔案整理工作累計210余天，參與人員累計達到1890人次。

三是公司總工程師直接負責該項工作并定期組織召開專題會議，聽取檔案工作進展情況匯報，對存在的差距和不足深入分析，對檔案規范化管理工作進行了具體的安排部署。

2.2 制度建設方面

2.2.1 修訂完善了《檔案工作規定》、《檔案室標準規定》、《檔案工作責任追究制度》、《檔案室應急預案》、《檔案歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案安全定期清點制度》、《檔案室庫房安全檢查制度》、《檔案出入庫登記交接制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案統計制度》、《檔案工作考核管理辦法》等一系列制度，確保檔案管理工作不斷向具體化、規范化推進。

2.2.2 以齊全完整、管理規范、檢索便利、利用高效、創造價值為指導，制定了《檔案規范化管理工作計劃》，《檔案管理考評辦法》，不斷促使檔案規范化管理工作按計劃有序推進。

2.2.3 加強對檔案工作法律法規的學習，堅持組織檔案承辦人學習《檔案法》及其《實施辦法》、《山西省檔案管理條例》和集團公司有關企業檔案工作規定。6月9日國際檔案日，檔案辦公室組織檔案承辦人開展了為期一周的“國際檔案日”系列宣傳活動，以組織檔案知識答題、整理和修復舊庫房實物類檔案資料、發放檔案知識宣傳頁的形式，進一步促使檔案管理人員增強檔案管理意識，提高檔案利用價值。

2.2.4 兄弟單位新大地公司辦公室檔案管理相關人員來到公司綜合辦公室檔案室開展調研學習交流，互利互助，共同推進檔案規范化管理工作進程。

2.3 業務建設方面

2.3.1 在集團公司檔案館的指導下，文書材料均按照新的歸檔要求進行整理，堅持了上年應歸檔材料，在次年3月底前完成立卷、歸檔、編號、編目、排列入柜任務，基本做到了無積存零散遺失文件，各門類應歸檔的文件材料均按規定時間和要求歸檔且手續完備，檔案歸檔率、完整率達95%以上，準確率達到了100%。

2.3.2 嚴格按照分類方案進行分類組卷，對全部檔案進行分類編號，確保各類材料移交手續配備、歸類準確、合理規范。

2.3.3 推行各部門業務檔案資料由檔案承辦人預先組卷，各類檔案在接收時嚴格把關，認真逐卷審查，對不完善的待完善后再上交。目前為止，我公司綜合檔案室收集卷宗總數為5023卷又27929件，其中：管理檔案11900件;會計檔案3602卷;科技檔案1421卷，14549件，聲像檔案1020件，實物檔案460件。

2.3.4 認真落實好“八防”措施，定期檢查庫房和檔案，堅持測量并記錄庫房溫濕度，添置防蟲、防霉藥劑，定期進行安全檢查，發現問題及時處理，消除安全隱患，保障檔案保管安全。

2.4 開發利用方面

2.4.1 編制了規范的總目錄、全引目錄、分類目錄、資料目錄等多種檢索工具，便于檔案的查找和利用。

2.4.2 嚴格按規章辦理借閱手續，填寫利用檔案登記簿，建立了利用效果登記簿。2019年，接待查檔人員328人，提供利用檔案1518卷（次）。其中，為公司礦井輔助運輸系統改造及米家莊南風井工程安全設施順利竣工驗收提供相應資料。

2.4.3 積極開展檔案編研，編制了組織沿革（2000—2018）、基礎數字匯編（2011—2018）、部門工作制度（2015-2018）、勞模匯編（2011-2018）、部門職責匯編、科研成果、發文匯集等編研。

3 結語

推行“136”檔案管理工作法以來，開元公司檔案管理逐步完善、逐步正規、逐步科學，工作邁上了新的臺階，管理提上了新的檔次。2018年，開元公司組織開展檔案集中整理150天次，開展檔案自查自糾8次，梳理整改問題56條，全年完成各類檔案卷宗收集整理4917卷、13275件，檔案信息錄入系統18000條，鑒別修復各類有價值檔案340余件，完成檔案編研成果6項，圖紙、會計、工程、科技、聲像、榮譽等一大批“散落民間”的檔案辨明正身、重歸礦有，大檔案室建設提質增速，順利通過了省級等級評定，達到“AA”級標準，初步實現規范化，企業檔案管理修正偏向、重回正軌。下一步，我們將再續目標，全力以赴抓緊完成檔案數字化建設，及早達到“AAA”級標準，在檔案基礎管理、規范管理、標準化提升上鍥而不舍，繼續埋頭苦干、奮發有為，向打造陽煤現代化一流檔案室不斷前進。

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（作者單位：陽煤集團壽陽開元礦業有限責任公司）