精益化管理

于興成　張巖

檔案管理工作周期長、范圍廣、環節多，為解決高校檔案管理與社會改革發展需求不相適應的問題，發揮檔案資源的可持續利用，使高校檔案更加安全、更加完整，高校檔案管理引入精益化管理思想是首選。

精益化管理是汽車制造業的一種新型管理模式。上世紀80年代，美國麻省理工學院教授詹姆斯·P·沃麥克等多位專家，調查了世界上17個國家90多個汽車企業的生產管理模式，通過實地考察，重點分析了日本豐田生產方式和西方生產模式的基礎上，在1990年提出了新型的管理模式——精益化管理。

目前高校檔案管理工作成效很是顯著，作用發揮也逐步得到重視。但是檔案管理工作環節多、范圍廣、周期長，存在著社會及個人對檔案的需求多樣性的現實問題，在工作中引入精益化管理的思想就是解決這些問題最好的方法。

1 高校檔案管理中存在的專業問題

1.1 管理水平低下，缺乏整體性。

主要表現三個方面，其一，管理方法比較落后。高校檔案管理工作推行信息化許久了，但由于重視不夠，沒能對檔案內容進行信息化的改進，工作中仍是傳統的檔案管理方法。未能及時的發揮檔案內容的時效性特點，對檔案材料的查找很不方便，極大降低了工作效率。其二，管理體制不盡完善。部分高校還未能制定比較完善的檔案管理體系，一些學校檔案存檔不規范，整理上架不及時，檔案資源信息存在遺漏，有的學校未設置獨立使用的檔案室，沒有相應的檔案管理人員，使檔案管理工作有較大的管理風險。其三，設施建設相對滯后。檔案管理的好壞與檔案管理設施情況密切相關。由于領導不重視，檔案管理工作的資金嚴重不足，檔案管理的硬件建設方面也就相應的存在滯后性。僅就存儲環節，檔案存儲環境過于惡劣，加之檔案室的設施破舊，給一些重要的檔案文件造成了嚴重的破壞。

1.2 管理意識淡漠，缺乏系統性。

檔案管理工作中，有些人對于檔案管理工作的重要性沒有深刻認識和了解，缺乏檔案意識。高校部分領導認為高校主要是從事教學和科研，檔案管理被主觀忽視和淡化了，致使檔案工作與學校發展產生差距。有些檔案管理工作者在工作時貪圖便利、輕松，不及時歸檔，對檔案的安全和完整帶來了影響，很容易造成滿足不了利用者的需求。在檔案材料的收集、管理上手段單一，過于偏重于文字紙質類的檔案收集，缺乏實物性檔案和影像類檔案的收集，造成實物檔案、設備檔案及聲像載體檔案近乎于零。也忽視了特色檔案的收集，無法體現高校發展情況與學校顯著特征。同時高校檔案管理部門在工作中還存在缺乏長期的連續性發展規劃問題，當高校領導或上級主管部門關注重視、又或檔案工作大檢查時，檔案工作者會積極認真進行工作、廢寢忘食地進行工作達標與升級，然而之后的工作就會懈怠、停止不前或有所倒退，其重要的原因就是檔案管理意識的薄弱和淡漠。

1.3 專業隊伍不佳，缺乏進取性。

目前，高校從事檔案管理工作的絕大部分是專業不對口，多半為半路出家。對網絡技術和計算機能熟練掌握的工作人員，更是寥寥無幾。檔案部門由于不受重視，對高層次的專業人才不具有吸引力，專業工作人員十分匱乏，只有極少數的人員是真正懂得檔案業務，大多人是引進高級人才隨帶的家屬，或是單位無法安置的臨近退休人員，或是單位中對老弱病殘進行的安排。當然，雖有一些工作干部多年來從事檔案管理工作，有豐富的工作經驗，但思想相對保守，且年齡較大，不具備創新意識，缺乏開拓精神，將檔案館當成養老院。而受論資排輩的影響，一些檔案工作人員雖年富力強，但沒有更多參加專業培訓、業務交流的機會，就無法將自身的才能充分地發揮出來。

2 高校檔案管理引入精益化管理思想的具體措施

2.1 提高檔案工作者的綜合素質。

精益化管理所追求是以人為本的綜合管理模式。其宗旨是充分調動人的積極性，以物為中心轉變為以人為中心的管理模式。提高檔案工作者的整體素質，重點強調協作精神，將員工置身于主人公的姿態中，使員工輕松和諧地處于彼此尊重、相互協助、上下互通的人文氣氛中。因而實施精益化管理，必須創新高校檔案工作理念，真正實現以人為本的工作理念，充分調動檔案工作者的主觀能動性，增強檔案工作者的主人翁責任意識。首先從檔案工作者的培訓著手，強化檔案工作者的綜合業務能力，注重精益化管理理論的培訓，強化工作態度和工作方法。同時出臺優惠政策來吸引那些年輕檔案專業的高級人才，優化其年齡結構和專業知識結構，激發他們愉快、團結、寬松、奮進的工作情緒，發揮積極作用，提升檔案工作者整體的綜合素質。

2.2 建立數字化檔案館，合理利用現有資源。

精益化管理的核心就是投入最少的資源，實現效益最大化，給用戶提供及時有效的服務，消除浪費。所追求的目標就是工作的有效性，而無效勞動就是浪費。傳統高校檔案管理中的無效勞動隨處可見，其主要表現在低效率、高強度、重復性等方面，很多檔案設備的閑置，無保存價值檔案的收集和整理等。而數字化檔案館的建立是追求價值最大化、消除浪費、剔除無效工作的重要手段，也是必然趨勢。用戶可以通過網絡登陸檔案管理系統，不受空間及時間限制，直接查閱和訪問所需要的信息。即可解決手工查閱的煩瑣，還可提高檔案資源的利用效果和速度，最大化地追求檔案資源的利用價值。要引入條碼技術等手段，在電腦上完成各種查找和清點工作，核對調檔記錄，這樣不僅避免了低效和繁重的勞動，還能縮短了時間，達到高效、準確的工作效果。

2.3 改進服務機制，提高服務質量。

精益化管理是以顧客為中心的，追求最大化的利用價值，給客戶提供新的產品和及時的服務。因此，以利用者為中心，為利用者服務，是檔案工作生存和發展之道。隨著社會對檔案利用意識不斷增強，對信息的依賴程度逐步提高。檔案信息的服務不僅要為滿足機關職能部門的需求，為單位領導決策服務，更多是要為全校師生服務，為社會服務，檔案利用的范圍、數量以及方式等方面都發生了很大的變化。為滿足社會公眾擁有利用檔案信息資源的知情權的需要，新時期檔案服務意識，必須由傳統的封閉型服務，轉向更現代的開放型服務，服務方式也由被動服務轉變為主動服務，服務理念受到了徹底顛覆。檔案工作者要加大對利用者需求的了解力度，提升編研開發的深度和廣度，不斷拓展各種檔案資源的研究范圍和研究領域，充分發揮檔案資源的潛在價值，促進高校建設工作的順利展開。

2.4 強化精益化理論，樹立精益化意識。

任何事物從產生到完善都是漫長的過程，精益化管理理論也同樣如此，從上世紀90年代提出精益化管理思想，到現在經歷了近三十年，西方國家建立示范中心，我們要學習他們廣泛運用和全面推廣精益化管理理論的經驗。而在我國的檔案工作領域內，特別是高校檔案工作領域內，精益化管理理論還是新生事物，對其內涵還沒有真正掌握。作為檔案工作者要通過舉辦培訓班和學術報告的形式，廣泛傳播精益化管理思想。舉辦精益化管理理論研討培訓班，在精益化管理理論方面進行重點培訓，或通過學術報告會或學術交流等多種渠道和方式來強化精益化管理思想，讓精益化管理的思想貫穿于員工工作的各個環節。以此來樹立起精益化意識。

（作者單位：佳木斯大學檔案館）4.2 整合支持服務，構建大學生創業服務平臺

在“最多跑一次”改革的持續推進下，涌現出了一大批經過“流程優化”的平臺和創業服務項目，但是各類平臺和服務各自為政的現象較為普遍，缺乏有效的整合，沒有形成合力，不少支持服務的推廣力度不夠，導致很多大學生創業者在明明有“捷徑”的情況下，還是習慣性的走了“彎路”。在創業服務流程日趨優化、內容日趨完善、質量日趨提升的今天，構建一個綜合性的大學生創業服務平臺是整合眾多優質服務的有效手段。創業服務平臺除提供日常咨詢，保持創業者激情和使用粘性以外，還可以整合工商全程電子化登記平臺、創業貸款申請流程、創業優惠政策查詢、企業用工需求發布、創業活動場地申請服務、創業大賽信息公布服務、專利申請服務、創業導師咨詢服務、行業市場調研服務、大型創新創業交流活動預告預約等多方面實用的內容。

4.3 守正創新，建立大學生創業跟蹤培育長效機制

在創業實踐過程中，很多大學生創業項目往往止步于入駐高校創業園后的一年內，更多甚至停留在各類創業競賽的獎項前。為保障大學生創業項目持續運營和長遠發展，在前期項目評估、創業大賽項目路演、入駐大學生創業園之后還要建立長久的監督和跟蹤培育機制。對于通過前期考察評價具有實踐意義和發展前景的項目，安排專人定期指導項目進程，查看項目財務在規范企業行為的同時還有利于項目健康發展。在持續的監督機制下，還有助于發現和探索大學生在創業過程中的突出性、普遍性問題，同時為高校的創新創業教育提供很好的案例素材。

5 總結

大學生創業者面臨資金需求、市場信息、政策扶持、技術支撐、公共服務等問題，通過整合多方資源，緩解瓶頸問題，共同助力大學生創業。同時，合理發揮利益驅動作用，充分推動企業參與到大學生創業的事業中，通過號召、鼓勵、獎勵、給予優惠政策等多種途徑，調動企業積極性，使其主動發揮資金、經驗、資源等優勢，配合政府、高校等相關政策制度與大學生創業團隊合作共贏，從而全方位、多角度為大學生創業者提供現實指導。

本文系紹興市哲學社會科學研究“十三五”規劃2019年度重點課題，思政專項課題（資助），項目《紹興市大學生創新創業服務水平提升策略研究》（項目批準號：135S007）。

（作者單位：紹興職業技術學院）