新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策

趙學輝

摘要：新形勢下，隨著信息技術的不斷發展，各領域都在積極進行信息化建設，檔案管理領域也在不斷深入現代化與信息化建設，傳統的紙質檔案逐步被電子檔案所替代。但在電子檔案的應用和管理中，也出現了很多亟需解決的問題。本文首先分析了新形勢下電子檔案管理工作中存在的問題，進而提出了新形勢下電子檔案管理的具體策略。

關鍵詞：新形勢;電子檔案;檔案管理

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2020）04-00-01

引言

眾所周知，相較于傳統的紙質檔案而言，電子檔案具有很多的優勢。尤其在繁雜的政務工作中，電子檔案能夠充分發揮其應有的特點，簡化很多工作內容。但其也具有一些問題，比如易改性強，需要借助計算機等載體呈現，安全隱患高等，這就給電子檔案管理工作帶來了很多問題，值得電子檔案管理人員去深思。

一、新形勢下電子檔案管理工作中存在的問題

1.電子檔案管理得不到應有的重視

隨著科學技術的發展，電子檔案在很多企業單位，得到了廣泛應用。電子檔案由于自身便捷、靈活的優勢特征，能夠使企業各部門的工作變得高效。但是在實際的應用中，很多企業并沒有對電子檔案管理工作，引起足夠的重視。

以筆者所在的鄉鎮基層政府機關為例，很多檔案管理工作人員的工作態度并不積極、嚴謹，常會發生因疏忽而導致檔案出現損失或遺漏的現象，這種低級問題實在不應出現。此外，不少檔案管理人員，在自己的工作中行為懶散，不能嚴格按照規章制度，以及規定的工作流程進行工作，工作進度常不能如期完成。對檔案資料信息的搜集也存在很多的遺漏，缺乏一定的專業性，對于電子檔案管理的優缺點并不了解，不能對出現的問題進行及時的反饋[1]。

2.電子檔案的使用程度低下，忽視檔案的安全性

電子檔案的設置，符合當前的新形勢下的發展趨勢，它是為了更好地輔助各部門的工作，以提升工作效率，因而，電子檔案具有很強的實用性。但是在很多基層單位，電子檔案的使用率非常低下，不少工作人員的對電子檔案雖然有一定的認識，但在使用中仍習慣于查閱紙質檔案，這就使得電子檔案得不到應有的利用，在一定程度上，也是對電子檔案資源的浪費。

另一方面，電子檔案雖然有眾多的優勢，但其不可避免地也存在一定的弊端，最突出的表現就是它的安全性問題。電子檔案管理不善的情況下，會使病毒入侵到管理系統中，從而造成大量的信息因此丟失或是泄露。

3.電子檔案的更新不夠及時

在基層的電子檔案管理中，由于各種技術條件的相對欠缺，專業人員少之又少，因而檔案管理工作中，電子檔案的更新往往具有一定的滯后性，工作人員不能及時地根據紙質檔案對電子檔案進行更新[2]。如果電子檔案更新不及時，就會嚴重影響到各部門對檔案的使用。工作人員需要查閱相關的電子檔案時，常會發現某些資料信息，仍舊停留在許久之前。

此時再對檔案資料進行完善，會給檔案管理工作帶來很多的麻煩，完善的工作需要投入更多的人力、物力和財力，這就會使檔案管理工作的效率大打折扣。另外，電子檔案信息更新不及時，也會造成一些檔案資料的遺失，這就會使日后的正常使用受到很大影響。

二、新形勢下電子檔案管理的具體策略

1.重視電子檔案管理工作

新形勢下，電子檔案的應用已經成為不可阻擋的一個發展趨勢，電子檔案確實也表現出了很多的優勢。在電子檔案管理工作中，要想發揮電子檔案的優勢，利用好電子檔案，使電子檔案更好地為企業發展服務，就要加強對電子檔案管理工作的重視。

基層領導首先要認識到電子檔案的優勢，重視對電子檔案的管理和應用。盡可能聘任一些“復合型人才”，既要具備的檔案管理的專業素養，同時還能掌握一定的信息技術，吸納這樣的高素質人才進入電子檔案管理工作隊伍中，能夠大大提升電子檔案管理工作的專業性與工作效率。此外，還要加強對電子檔案管理人員的培訓，定期組織工作人員培訓學習，不斷更新知識體系，掌握先進的電子檔案管理方法，才能更好的服務于檔案管理工作。

2.明確職責，完善檔案管理體系

要保證電子檔案管理工作的效率，就要明確各工作人員的職責。新形勢下，面對電子檔案管理工作中出現的問題，管理部門需要對檔案管理體系進行完善，制定一套科學合理的管理體系和工作流程，讓人員能夠各司其職，出現問題也能更好地對應到個人。

例如，在對原始檔案信息的管理方面，可以要求檔案管理部門，在電子文件管理的各環節，都要保證原始檔案能夠得到準確、安全、原始的記錄與保存，保障電子文件資料的真實性，確保其本身的憑證價值，使得電子檔案能夠長期保存，方便查閱和使用。在明確職責方面，要求電子檔案錄入者、保存者、管理者，以及相應的信息技術人員，要各司其職，明確各人職責以及應該承擔的責任。

3.確保電子檔案的及時性與安全性

電子檔案不同于傳統的紙質檔案，在新形勢下，進行電子檔案管理工作必須要確保電子檔案的及時性與安全性。一方面，為保證電子檔案的準確性和全面性，檔案管理人員要及時對紙質檔案進行電子錄入，不斷對已有的電子檔案資料，進行完善和補充，保證重要的信息不被遺漏或丟失，以免出現不必要的損失。

另一方面，電子檔案的安全性問題也不容忽視。針對電子檔案存在安全隱患，管理人員提高安全意識，嚴謹對待工作，盡可能減小安全隱患。同時，應該對數據恢復、數據備份系統進行完善。一旦計算機出現安全問題時，重要的檔案資料能夠進行恢復。此外，還要重視對網絡的管理。在計算機的使用中，使用驗證用戶信息、限制訪問權限、輸入調閱密碼等方法，再安裝防范等級高的殺毒軟件，通過這一系列舉措，來提升電子檔案的安全性。

三、結束語

綜上所述，新形勢下，電子檔案管理工作的重要性不言而喻。廣大電子檔案管理部門及人員，要重視電子檔案管理工作，明確個人職責，完善檔案管理體系。與此同時，要確保電子檔案的及時性與安全性。只有這樣，電子檔案才能更好地發揮其最大作用，保障各部門能夠及時而高效地查閱資料，進而提升工作效率。

參考文獻

[1]王建民.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業務，2016（11）：147-147.

[2]劉洋，王杰.淺析新形勢下檔案管理工作問題及對策[J].全國流通經濟，2015（7）：46-47.