淺談檔案信息化建設

韓雨箕

摘要：檔案是人們學習和生產生活真實記錄。檔案是一種重要的信息源，越來越受到國家、社會和個人的重視。檔案信息化建設是檔案部門參與社會信息化的具體表現形式，也是檔案管理部門進一步推動深化改革、提高服務效能的必然渠道，這就要求在新時代必須做好檔案信息化建設。

關鍵詞：檔案信息化建設;檔案管理

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2020）04-00-01

隨著現代信息化技術和網絡技術的發展，加強對信息化技術的應用成為各個領域創新和發展的一種趨勢，因此在信息化社會高速發展的過程中，檔案管理工作要想順應時代的發展，就必須做好檔案信息化管理的建設，有效地提高檔案管理工作的效率。

一、檔案信息化建設的重要意義

傳統的檔案管理模式對于檔案的查閱、歸檔、編纂等工作完全依靠人工完成，在很大程度上降低了檔案管理工作的效率。而檔案信息化則可以有效地避免這些問題，檔案信息化可以把檔案的收集、整理、保管、開發利用，經過信息的生產、加工形成一個合理的、完整的、科學的信息產業體系。

1.檔案信息化是提高檔案管理工作效率的必然要求

實施檔案管理信息化建設，將檔案管理實行規范化、網絡化、自動化，檔案一經錄入就變成了長期有效的資源，可以多次利用、即時查閱，突破了傳統檔案的查閱方式，檔案管理員不用像以前一本一本的從目錄中查找檔案，可以使檔案管理人員的工作從繁重到簡易，可以把更多時間和精力放到檔案的收集、整理和保存等工作上，不僅可以達到檔案管理內部數據共享的效果，還大大的提高了檔案管理工作的效率。

2.檔案信息化建設是檔案工作改革的必然之路

檔案信息工作是信息化建設的重要組成部分，傳統的人工檔案管理存在各種局限，只有實現檔案的信息化才能打破，促使檔案的各項工作從固步自封向靈活多樣轉變。實行檔案管理信息化，檔案查閱可以提供多種渠道，不僅可以電話直接查詢，還可以網上查詢，省去了“來回跑”的麻煩。實行檔案信息化對于傳統檔案管理來說，操作簡單、便捷、利用高效，達到了檔案信息資源的科學配置、有效管理的效果。

3.檔案信息化建設是提高服務效能的必然趨勢

檔案信息化建設不僅讓檔案的保管、收集、整理等工作變得實時化、網絡化，使檔案工作變得便捷化、高效化，還大大提高了檔案管理員的工作效率，還在很大程度上減輕了管理員的工作負擔，有效的從檔案管理到檔案服務的轉變，更大大地提高了檔案管理工作的服務效能，達到了便民服務的目的。

二、檔案信息化建設的主要內容

檔案信息化主要分為三個層次，一是檔案的內在信息，指的是檔案的內容。二是檔案的形成信息，指的是檔案的特征。三是檔案編研之后的加工信息。

檔案信息化建設是指運用信息技術和網絡技術以此來提高檔案工作的現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。簡單說檔案信息化建設就是應用信息技術生成、管理、開發利用檔案的過程。

檔案的信息化建設主要包括：

1.檔案網絡體系建設

主要指計算機操作和管理系統，包括：數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段以及數據庫的管理系統和信息安全系統，核心是計算機網絡，只有建立成熟和安全的網絡系統，才能使檔案信息化產生最佳效果。

2.檔案的信息資源建設

檔案信息采集是檔案資源的重要主成部分。在現有的紙質檔案前提下把這些“紙質”變成圖片、影像，經過收集和整理后上傳到網上，形成比較全面、完整的數據，確保電子文件歸檔、電子檔案移交接收、電子檔案的長期保存工作順利、有序地開展。

3.檔案管理員素質和能力建設

這是檔案信息化建設的核心問題，檔案管理人員不僅要

有較強的業務水平和專業能力，還要對計算機掌握熟練，不斷使檔案信息化管理規范、標準，使傳統管理向信息化管理有序邁進。

三、檔案信息化建設的幾點建議

1.錄著格式統一標準

各地的檔案錄入沒有統一標準，錄入內容、時間、格式

要求不一致，甚至很多地方此項工作開展緩慢，應參照國家檔案局相關文件的要求進行檔案錄入，錄入內容盡量完整、清晰，格式盡量統一，并保證檢索途徑多元化，方便查詢。

2.加強信息安全保障工作

要按照國家涉密網路信息工作的法律法規，對個人檔案

尤其是未公開的檔案要保密，嚴格管理計算機設備，建立嚴格、健全的計算機防控體系，確保檔案數據不外泄。開展檔案數據備份工作，要按照國家檔案局的重要檔案要異地備份的要求，各級檔案部門要對檔案數據進行備份，確保電子檔案安全不丟失。

3.加快對信息化人才的培訓和引進

人才是發展的生產力，要想推動檔案信息化快速發展，

就需要高素質、高能力的檔案管理人員。檔案部門應加大對在職的檔案管理員的培訓力度，對檔案館員進行專業的、系統的培訓，合理的設置培訓內容，使培訓內容能與現實工作緊密連在一起;加大對檔案管理員的計算機技能的培訓，逐步促進檔案現代化進程。