淺析中學檔案管理的信息化建設

摘要：加強中學檔案管理的信息化建設，是中學檔案管理的內在要求，也是適應學校教育教學改革、時代發展的需要。當前，中學檔案管理信息化建設過程中還存在著重視程度不夠、專業化水平不高、參與程度不夠等問題。應從轉變觀念、加強培訓、增加投入、服務教學等方面入手，提高檔案管理的信息化水平。

關鍵詞：中學檔案;檔案管理;信息化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2020）04-00-01

當前，我國的檔案管理事業不斷發展，檔案管理的信息化、數字化水平也逐步提高。中學檔案是保存我國基礎教育發展資料、關系學校持續發展的重要內容。但目前來看，中學檔案管理的信息化水平普遍不高，存在著重視程度不夠、專業人員缺乏等諸多問題。本文旨在為中學檔案管理信息化建設提出合理的實施建議，以期對提升中學檔案管理工作有所裨益。

一、中學檔案管理信息化建設的重要性

1.中學檔案的特點決定需要加強檔案管理信息化建設

中學檔案的來源廣泛、形式多樣，涉及學校教育教學的方方面面：既有學校行政管理、黨政建設、制度建設、后勤保障等資料，又有教學科研、教師隊伍建設、課程建設、學生管理、校園文化建設、校史文化等方面的內容;既有文本材料，又有實物、影像等資料，涵蓋了學校發展的整個過程，時間跨度較大，內容駁雜。這就需要提升中學檔案管理的信息化水平，提高工作效率，對各類檔案實行規范化、精細化管理，為檔案檢索、歸類整理、定期檢查等提供便利和技術支持。

2.學校的教育教學改革需要提升檔案管理的信息化水平

近年來，課程改革、教學改革成為當前中學面臨的重要課題，大部分學校需要在改革中完成轉型。學校檔案成為推動學校改革轉型的重要資源。通過檔案梳理，學校可以借鑒以往好的經驗和做法，明確辦學特色和定位，發掘本校傳承的資源，探索本校改革的路徑和方法，也可以記錄學校改革的過程性成果。實現檔案管理的信息化，既是學校改革的題中之義，也是助推改革的重要因素。

3.中學檔案管理的信息化建設是時代發展的需要

計算機技術、信息技術、網絡工程等成為科技進步的重要標志，改變了人們的生活。信息化、網絡化成為當前人類社會發展的必然趨勢。檔案事業雖然不同于經濟建設、文化傳播等行業，但也發揮著傳承歷史、記錄變遷等重要作用。檔案事業的信息化水平對于更好地記錄時代變遷、社會發展有重要影響，我們更應該提升檔案管理的信息化水平來回應、助推時代發展。

二、中學檔案管理信息化建設面臨的問題

1.重視程度不夠，亟待更新觀念

教育教學是中學最主要的任務，其他各項工作都是為了更好地服務于教育教學。而檔案管理表面看似可有可無，與教育教學、學校發展關系不大，往往受到忽視。不論教育主管部門，還是學校領導，普遍對中學檔案管理重視不夠，至于檔案管理的信息化建設更覺得是一項不必要的投資。在這種觀念的指導下，中學的檔案管理工作長期發展滯后，缺少必要的設施，也缺少專業人員，工作效率低下，沒有形成基本的規章制度和工作流程。

2.專業程度不夠，亟待更新知識

目前看來，從事中學檔案管理的人員大部分都缺少專業知識，沒有經過系統的檔案管理培訓，對檔案管理的基本知識和方法、技術手段缺少了解。很多檔案管理人員自身的信息技術應用水平不高，對檔案管理的信息化建設也缺乏熱情，動力不足，這些都成為制約中學檔案管理信息化建設的主觀因素。

3.參與程度不夠，亟待發動宣傳

中學檔案管理因其長期不受重視，基本上只是檔案管理員的工作，學校的其他教職工很少參與。實際上，學校檔案的管理涉及學校方方面面，應該全員參與。如校史資料，涉及學校各個部門，需要各部門定期整理;此外還有關于學校課程發展、校園文化建設等方面的內容，也需要及時保存。這些工作單憑學校檔案管理員的力量無法完成，而且也容易有所遺漏，需要全校通力合作。

三、中學檔案管理信息化建設的實施建議

1.高度重視，建立檔案管理各項規章制度

提高中學檔案管理工作的信息化水平，首先應從轉變觀念、端正態度入手，改變長期以來對檔案管理工作的偏見、漠視態度，高度重視這項工作。教育主管部門應積極引導各學校加強檔案管理，學校應有專門的校級領導負責檔案管理工作。建章立制，這是中學檔案管理亟待解決的問題。與學校其他部門一樣，檔案管理也應有明確的制度規定，建立完善的工作機制，對檔案的收集、分類、歸檔、整理有明確的要求，對設備的使用、維護有明確的說明，對檔案管理人員有明確的評價機制等。

2.加強培訓，建設高素質檔案管理員隊伍

各學校普遍重視師資培訓，但往往忽視檔案管理人員的業務培訓。應建立系統的檔案管理人員培訓機制，定期組織檔案管理員外出培訓，系統掌握專業知識，接觸先進的檔案管理理念和技術手段，提高檔案管理人員的專業化、信息化水平;也可以聘請專家到校指導，不斷推動學校檔案管理工作的發展。同時，對檔案管理人員要建立起必要的評價和獎懲機制，將檔案管理人員納入教職工考核的范圍，獎勵先進，提高檔案管理人員的工作積極性和創造性。

3.增加投入，完善檔案管理信息化硬件設施

提高檔案管理的信息化水平，除了營造良好的管理環境，還需要必要的硬件支持，因此需要學校增加投入，購買必要的檔案管理設備，建立起電子檔案庫，形成學校檔案的管理網絡。此外，學校還要注意對檔案管理硬件的日常維護、信息系統的升級等，充分保障檔案管理信息環境的穩定運行。檔案信息庫的建設是一項長期工程，需要各項檔案的數據收集、信息錄入，需要投入一定的人力和財力來建設、運營、維護，這些都需要學校層面進行規劃。

4.服務教學，充分發揮中學檔案的實際作用

扭轉檔案管理在中學不受重視的局面、提升中學檔案管理的信息化水平，需要讓中學檔案管理工作發揮必要的作用，切實為學校的教育教學做出應有的貢獻，因此，需要加大對學校檔案的開發、利用，服務于教學并產生實際效果。如可以對校史檔案進行系統整理，開發出校史資源，成為校本特色課程;也可以對學校教師的備課資料匯總分類，形成不斷傳承的備課資源，為一線教師的日常教學服務。

總之，加強中學檔案管理的信息化建設是推動學校發展、符合時代要求的重要課題，需要通力合作，從轉變觀念入手，采取加強人員培訓、增加資金投入、廣泛宣傳發動等多項措施來提升中學檔案管理的信息化水平。

參考文獻

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作者簡介：姜世國（1979—），男，本科學歷，從事中學圖書管理、檔案管理工作。