基于知識服務的檔案管理模式的理論探索

楚艷苓

檔案管理是企業管理的重要組成部分，檔案資產是企業發展的寶貴財富，如何在檔案管理中創新更好的管理措施是企業檔案管理部門需要研究的課題。而基于知識服務的檔案管理模式是近年來提出的適合企業發展的科學的有效的檔案管理模式，較好的認識基于知識服務的檔案管理模式，并有效的針對企業自身的情況執行，對于企業的發展和進步意義重大。本文從基于知識服務的檔案管理模式的提出背景出發，分析了其內涵，并探討了其理論依據。同時在企業檔案管理中遇到的問題出發，總結提升檔案管理的措施，在這樣的大環境下，分析研究了知識服務型檔案管理工作順利開展的建議。最后得出：對于企業檔案管理來說，只有不斷的提高認識，充分了解基于知識服務的檔案管理理論模式，并將該管理模式與企業的實際情況結合，有效的在企業的檔案管理中采用基于知識服務的檔案管理模式，將知識型檔案當作企業的寶貴財富，提升檔案管理水平，以此來不斷的提升企業的管理水平，為企業的不斷發展提供更多的幫助。

一、提出背景

隨著時代的發展，企業發展中對于知識的要求越來越高，企業擁有的技術水平和管理能力越強，才能更好的立足，才能更好的發展。而檔案管理原來作為企業基本的管理部分，主要是基于企業員工的需要而建立的檔案管理工作，包括基本資料的管理以及企業員工需求方面的管理等等。然而隨著企業發展的要求越來越高，企業對于知識管理的依賴也越來越強烈。所以，企業要想進一步快速的發展，必須從管理的角度出發，實行基于知識服務的檔案管理，以此做到以企業員工為主，落實企業員工的需求，最終實現知識價值的最大發揮。

二、內涵分析

所謂檔案管理就是企業檔案管理人員從企業人員的需求出發，建立適合企業員工需要的檔案管理，通過檔案文件來滿足員工對于工作的需要。在充分了解檔案管理的內涵后，才能進行科學有效的檔案管理工作。而基于知識服務的檔案管理模式是目前最為先進科學的檔案管理模式，其理論是在編碼檔案數據的同時建立系統的檔案管理模式，以顧客需求建立檔案導向，以滿足顧客需求為根本出發點，保障顧客的利益，將顧客的信息當成檔案管理的重點，將顧客檔案當成企業發展的知識資產。企業要想提升檔案管理水平，積極執行基于知識服務的檔案管理模式是非常有必要的，為此，企業要想不斷的提升自身的檔案管理水平，必須充分了解知識服務檔案管理的內涵及理論，并結合企業自身的實際情況，積極的推進基于知識服務的檔案管理工作。

三、理論依據

知識服務檔案管理模型有兩個主要的理論基礎：第一，知識編碼，第二，人性化服務。 只有將這兩個方面有效地整合到知識服務檔案管理模式中，才能充分發揮基于知識服務的檔案管理模式的作用。 以準確的表達方式顯示知識，共享知識并在良好的溝通過程中使發送和接收知識的雙方受益，這就是我們所謂的知識編碼。 可以說，知識編碼也是檔案管理的平臺。 完成的任務是收集和組織客戶信息。 檔案管理員使用檔案管理平臺獲得的數據來幫助企業高管執行企業的相關決策，最終實現企業的發展中國可持續經濟發展的最終目標。

四、檔案管理中存在的問題

目前企業檔案管理工作中存在較多的問題，而這些問題直接影響了企業檔案管理的水平，也影響了企業的整體管理。為此，只有深刻認識并剖析這些管理中的漏洞，并找到解決這些問題的辦法，才能更好的提升企業的檔案管理水平。具體的檔案管理中存在的問題主要包括：第一，管理意識不強。目前仍有較多的企業對于檔案管理工作的重要性認識不足，缺乏對檔案有效合理的管理，導致檔案管理工作一直是企業管理的一個弱項。第二，檔案管理制度不健全，執行力度不夠，很多企業對于檔案管理沒有建立完善的檔案管理制度，同時有些企業建立檔案管理制度后，其執行效果不好也是一個重要的問題。第三，每年的檔案管理投入資金不足，導致檔案管理規范性不夠。很多企業因為對于檔案管理的重視程度不夠，所以對于檔案管理工作的投資力度也不夠，直接影響檔案管理工作的執行。

五、提升企業檔案管理水平的措施

基于以上問題，提出了如下提升企業檔案管理水平的措施：首先，企業管理人員組織相關部門，建立健全檔案管理制度，結合自身企業實際，將制度完善化合理化，并嚴格按照制度執行。其次，改進和完善檔案功能，使其記錄內容全面、客觀、動態對檔案的功能應進行重新定位。再次，采用信息化管理手段。信息化管理可以提升管理效率，還能優化管理方式，讓管理更加高效，更具執行力。另外，做好檔案管理工作，強化服務意識，提高服務水平檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。最后，提高檔案工作人員專業技能和素質，充分調動檔案管理人員工作積極性提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。

六、基于知識服務的檔案管理模式的應用建議

要想讓企業的檔案管理更加合理，更加有效，在創新更多合理化檔案管理措施的同時，充分實施基于知識服務的檔案管理模式也是非常有效的。具體的實施建議主要包括以下兩個方面：

首先，建立基于知識的創新檔案管理的概念和模型。根據用戶的需求，組織檔案知識，并采取有效措施，使檔案管理更加靈活。

其次，創新基于知識的檔案管理技術和方法。創新知識型檔案管理技術和方法，提高檔案管理水平，不斷提高檔案管理水平。使用科學，統一的方法來實施歸檔和歸檔。實施檔案管理時，應采取有效措施，加強檔案信息的篩選，為檔案檢索的實施提供保障。

七、結語

對于企業來說，檔案是重要的寶貴財富，故必須重視其管理工作。對于企業檔案管理來說，只有不斷的提高認識，充分了解基于知識服務的檔案管理理論模式，并將該管理模式與企業的實際情況結合，有效的在企業的檔案管理中采用基于知識服務的檔案管理模式，將知識型檔案當作企業的寶貴財富，提升檔案管理水平，以此來不斷的提升企業的管理水平，為企業的不斷發展提供更多的幫助。（作者單位：濟寧市兗州區互聯網信息研究中心）