新時期基層事業(yè)單位檔案管理的幾點思考

紀翔

【摘 要】 作為事業(yè)單位管理人員，需要從檔案管理工作開展著手，細化檔案管理條例，為單位自身管理工作開展水平的提升和優(yōu)化提供幫助，展示出有單位的管理特色。本文就新時期基層事業(yè)單位檔案管理的相關內(nèi)容進行了分析，以期可以有效提高基層事業(yè)單位檔案管理水平。

【關鍵詞】 基層事業(yè)單位 檔案管理 有效對策

一、新時期基層事業(yè)單位檔案管理中存在不足

1、基層事業(yè)單位檔案管理方式過于落后。隨著現(xiàn)代科學技術的不斷發(fā)展與進步，很多計算機處理技術、文字處理技術、信息收集技術等都被應用到檔案收集、處理工作中，使得檔案的儲存脫離紙質(zhì)化，增加了數(shù)字資料、音頻資料、圖片資料等儲存形式，改變了傳統(tǒng)檔案管理工作的方式。但是，現(xiàn)階段這種管理方式并沒有被應用到實際的工作中，很多基層事業(yè)單位都在應用最原始、最簡單的文字收集，再由人工進行處理、總結的工作方法，不僅影響了檔案管理工作的效率，也影響了檔案管理的現(xiàn)代化進程。

2、基層事業(yè)單位檔案檢索效率低下。傳統(tǒng)模式下檔案資料檢索需要人工處理，根據(jù)檔案類型找到其編碼，再通過編碼找出檔案資料，這種檢索形式所需時間較長，如需要批量找出大量文件，則需要多名管理人員共同開展檢索工作，極大浪費了檔案管理人力資源。當前計算機檔案管理檢索較為方便，但因部分基層事業(yè)單位信息化程度不足，致使部分檔案難以通過計算機實施檢索，極大影響了檔案管理效果。另外，基層事業(yè)單位檔案信息管理平臺檢索功能需要對計算機硬盤加以讀取，一些事業(yè)單位計算機硬件相對落后，導致其檢索時間過長，硬盤讀取及響應速度較慢，這也是影響基層事業(yè)單位檔案管理檢索效率的原因之一。

3、基層事業(yè)單位檔案管理安全性低。基層事業(yè)單位檔案管理安全性，指的是在現(xiàn)有檔案管理中應對檔案安全管理質(zhì)量提升和優(yōu)化采取的一種措施。只有細化了檔案安全管理內(nèi)容，才能為事業(yè)單位自身管理工作實施提供幫助。傳統(tǒng)的檔案管理工作沒有對信息化檔案管理工作做出相應規(guī)劃，影響了整個管理工作的實施效果。部分管理人員沒有意識到檔案管理安全的重要性，嚴重制約了檔案管理水平的提高。

4、管理隊伍建設力度不夠。管理隊伍是基層事業(yè)單位檔案管理工作開展的基礎。只有完善的管理隊伍，才能為檔案管理工作的開展提供人員支撐。但現(xiàn)有的檔案管理工作中，部分相關人員對檔案管理工作認識不夠，部分單位的隊伍建設還沒有形成完善的體系，導致在多變的檔案管理工作中，不能展示出現(xiàn)有檔案管理工作的特色，影響了事業(yè)單位自身管理水平。

二、提升新時期基層事業(yè)單位檔案管理水平有效策略

1、豐富基層事業(yè)單位檔案管理的方式。為了進一步加強基層事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，提高工作效率，首先應該改變傳統(tǒng)、單一的管理方式，利用先進的科學技術實行多樣化管理，最終實現(xiàn)信息化、數(shù)字化、虛擬化的檔案管理模式。多樣化的管理方式可以擴大基層事業(yè)單位大男子與的儲存總量，還能大幅減輕單位的庫存空間，而且無紙化的檔案管理可以簡化查閱資料的流程，使得各單位間文件的傳遞、流通變得更加便捷，以便更好的開展各項聯(lián)合工作。

2、基層事業(yè)單位應建立信息化平臺。傳統(tǒng)基層事業(yè)單位檔案多為紙質(zhì)媒介，紙質(zhì)檔案在管理工作中具有諸多弊端，其檔案保存、檢索、共享、利用等方面工作便利性較低，因此，基層事業(yè)單位應建立檔案管理信息化平臺，采用該平臺對電子檔案實施高效管理。電子檔案具有存儲方便、檢索速度快的優(yōu)勢，尤其是檔案傳輸和共享功能極大提升了基層事業(yè)單位檔案管理效率，保障基層事業(yè)單位檔案信息管理水平的提高。在實際工作中，基層事業(yè)單位需全面掌握檔案管理實際情況，并根據(jù)基層事業(yè)單位需求建立具有針對性的檔案信息化管理平臺。基層事業(yè)單位應在軟件方開發(fā)檔案管理系統(tǒng)平臺，完善信息化管理系統(tǒng)的各種功能模塊。當前檔案信息管理平臺包含前端、后臺及數(shù)據(jù)庫三個組成部分，其中，前端是管理人員操作界面，這一界面應與基層事業(yè)單位網(wǎng)站設計理念相一致，將各種檔案類別及管理功能分門別類的設置在平臺前端;后臺作為基層事業(yè)單位檔案管理信息化平臺的數(shù)據(jù)處理部分，建設過程中需加強對后臺邏輯運算的優(yōu)化，從而有效提升平臺響應速度，提高檔案管理人員工作效率;數(shù)據(jù)庫作為檔案信息的保存單元，需選擇較為穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫，根據(jù)事業(yè)單位實際檔案數(shù)量選擇相應的容量。

3、強化基層事業(yè)單位檔案信息安全管理。信息安全管理力度不夠，導致檔案管理工作開展差錯出現(xiàn)。相關部門應該對檔案管理中的信息安全管理工作進行改進，提高檔案信息安全管理質(zhì)量;要迎合檔案信息安全管理工作開展需求，對檔案管理中的保密工作進行優(yōu)化，提高檔案的保密性。例如，在檔案管理中，建立授權管理模式，針對檔案管理授權進行分析，提高檔案授權管理質(zhì)量。

4、完善基層事業(yè)單位檔案管理人才隊伍建設。檔案管理人員應該迎合檔案管理工作需求，加快完善人才隊伍建設。一方面，事業(yè)單位應該意識到開展檔案管理工作的意義，從隊伍建設上著手，加大人才隊伍建設力度。另一方面，應該對人才隊伍建設的素質(zhì)培養(yǎng)工作開展進行指導，提高人才素質(zhì)培養(yǎng)能力，讓隊伍內(nèi)的人才能夠應對不斷變化的檔案管理工作。

三、結語

總之，為了有效提高基層事業(yè)單位檔案管理水平，管理人員應該從檔案管理工作問題分析著手，強化檔案管理培養(yǎng)力度，為檔案管理工作優(yōu)化改進提供幫助。只有針對事業(yè)單位檔案管理中存在的問題制定出科學的防護管理方案，才能滿足基層事業(yè)單位檔案管理工作的需求，不斷提高其管理質(zhì)量。

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