事業單位電子檔案管理探討

陳錦燦

【摘 要】 新時期的事業單位檔案管理工作已經逐步實現了辦公自動化，即將所有檔案信息經計算機錄入生成電子文件，最后經過程序處理生成最終可供查閱整理的文件夾。與傳統檔案管理采用手工抄寫及整理的方式對信息進行匯總相比，電子檔案不僅可以為工作人員減負，還能提高利用效率。本文就事業單位電子檔案管理的相關內容進行了分析。

【關鍵詞】 事業單位 電子檔案管理 有效對策

電子檔案指以電子數據形式呈現的檔案信息，其可以通過特定的程序和方式在計算機上展示出來。電子檔案管理軟件的應用可以從根本上改變事業單位以往檔案管理工作存在的諸多弊端，并能夠為事業單位提供額外的附加服務功能，通過對于特定軟件的操控，即可實現實時檔案查詢及檔案編輯等工作的開展。

一、事業單位電子檔案管理的優勢

1、提高檔案利用率。電子檔案系統在錄入檔案時就有一定的格式規定，避免了傳統紙質檔案格式不統一、信息質量參差不齊的情況。而且，傳統檔案管理時，由于需要立卷，不同立卷人對立卷方式的理解不同，也難以形成統一的標準，從而可能會影響到檔案的質量，也增加了使用的難度。電子檔案能避免立卷過程的繁瑣，減少立卷工作量，并且能讓檔案的提取和之后的歸檔更為便捷，提高了檔案的利用率。

2、檔案信息的保存更為穩定，不易丟失。傳統檔案管理均是紙質版存放在倉庫或者專門開辟一個空間用于存放，不僅占地方，還對環境有較高的要求，例如潮濕的環境會使紙張變軟，影響字跡，不利于存放等。電子檔案只需要存儲在優盤內或者存儲卡以及電腦硬盤中，外界環境不會對其產生影響，可以長期保存。

3、信息錄入高效準確。電子檔案信息錄入的模式主要是通過辦公自動化文件流轉、掃描儀等方式將文件錄入到計算機系統中的檔案管理模塊，然后再對其進行處理。大大地降低了人為的操作失誤，同時節省了時間，提高了工作效率。

4、檔案信息便于補充完善。檔案管理的過程其實是不斷完善和補充的過程。在傳統檔案管理過程中當遇到此類情況時，往往是需要將紙質案卷拆卷后再重新整理編排，耗時耗力，且工作繁瑣。采用電子檔案管理時，在輸入關鍵詞后，查找到對應的檔案文件，對其中檔案信息需修改地方進行補錄增添編輯即可，方便快捷。

5、查閱起來較為便利。檔案錄入完成后電腦可以自動生成目錄和文獻檢索鏈接，便于用戶在使用時查閱尋找，即只需要將所查信息的關鍵詞或者主題輸入檢索框，就可以快速找到。

二、事業單位電子檔案管理的有效策略

1、完善電子檔案管理體系。電子檔案管理體系的建立需要始終堅持集中性原則，即將全市事業單位的電子檔案數據進行統一管理從而進一步提高檔案的流通性，確保檔案價值可以得到充分的挖掘。想要實現這一目標，就必須建立全市統一的、完善的檔案管理體系，檔案的制作、使用以及管理等諸多環節均需要明文規定，并對檔案管理活動進行嚴格的監管。

2、嚴格規范形成電子檔案的標準。近些年，電子檔案在形成過程存在多種不同的文件格式，其格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織是否合符要求等一系列的要求必須有完善的標準體系，必須嚴格遵照國家規定的統一標準格式。對于來源不同的電子檔案的接收制作，存儲方式，指標參數以及顯示查詢系統等等均要加以規范。與此同時，對電子檔案的背景材料和源數據也要一并留存，確保形成的電子檔案具有完整性。

3、培養專業的檔案管理人員。檔案管理人員的專業程度決定了電子檔案管理水平。培養專業的檔案管理人員首先要把人員流動性控制在合理范圍，由于電子檔案管理是一項專業性極強，內容繁雜，需要通過實踐積累豐富管理經驗的工作，所以要避免過于頻繁的人員流動，保持電子檔案管理工作的長期性、延續性。另外，管理人員要加強學習，更新知識結構，培養職業道德，熟悉信息技術，把自己培養成綜合素質高的復合型人才，適應電子檔案管理發展的要求。

4、提高檔案管理平臺的軟硬件水平。為保證檔案管理平臺的運行穩定性和安全性，事業單位必須對檔案管理平臺的軟硬件設施進行持續升級。在選擇軟硬件設施時，應當優先考慮高質量、高品質的正品軟硬件，不得使用來源不明的軟硬件。同時，檔案管理人員需要定期對計算機設備采取病毒查殺操作，以清除具有潛在威脅性的木馬病毒。

5、檔案保管制度要進一步合理化、科學化。只有具備嚴格的保管制度，檔案的管理才能更為安全。具體措施如下：首先，對所用的優盤、存儲卡質量進行檢驗，保證質量合格，符合存儲信息的標準。其次，對存儲信息的載體如何科學保管進行規范處理，如優盤或者存儲卡所處的環境不能太過于潮濕，溫度要保持適度等。再次，定期對存儲裝置進行病毒查殺和清理，及時消滅其中潛藏的病毒。第四，增加對電子檔案加密保護的重視程度，為防止其丟失，要提高檢查頻率，一旦發現載體或者信息本身存在問題，要及時匯報，做好備份，并及時進行人工修復。

6、建立嚴格的電子檔案管理模式。電子文件歸檔后，為保障文件安全，必須建立嚴格的電子檔案管理模式。首先要規范存儲載體，其保管條件應該遠離有害氣體與強磁場環境;其次要對計算機建立定期安全檢測制度，保證計算機及其各種存儲載體遠離病毒，同時當載體產生損壞時，能夠及時采取有效的補救措施;再次就是必須建立電子檔案備份制度，當無法預知的損失一旦發生時，盡量地將電子檔案的損失降到最低。

三、結語

總之，在事業單位中，檔案管理工作的有效開展，大大提高了事業單位服務效率，為了做好事業單位檔案管理，工作人員應該不斷深入工作實踐，有效的總結新時期事業單位電子檔案管理對策，以此才能不斷提高工作水平，進一步為事業單位可持續發展奠定良好基礎。

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