現階段檔案管理計算機化存在的問題及解決辦法

翟會英

【摘要】檔案管理工作目前跟隨科技的發展，由網絡化的管理模式替代了原有的傳統化管理方式。盡管檔案管理計算機化是對原有系統的升級改造，但是在實際的運營過程中還是會存在一些問題。因此本文基于此類升級系統，對檔案管理計算機化的優勢進行對比說明，同時也對其依然存在的弊端進行剖析，并給出可行性建議，以期完善檔案管理系統。

【關鍵詞】現階段;檔案管理;計算機化;問題;解決辦法

目前檔案管理計算機化已經是一個基本完備的檔案管理工作模式，給工作人員對檔案的管理提供了更便捷的管理方法。但是在整個系統轉換的過程中，從傳統紙質化的管理模式過渡到計算機化的管理模式中間存在很大的阻礙，需要借助很多外界的力量才能夠徹底完成整個檔案系統的計算機化。

一、檔案管理計算機化的優勢

（一）簡化檔案管理的程序。首先，相比傳統檔案工作的繁瑣程序，檔案管理計算機化能夠簡化檔案管理程序。例如：傳統檔案管理的步驟是先對收集到的檔案進行分類、編號、歸檔等基礎工作。其次，整理出檔案的儲存位置和內容的完整目錄。但是即便做了如此大量的前提工作，在檔案的需求者需要調閱檔案的時候，也會由于檔案數量的龐大而在查找過程中消耗大把的時間。而計算機化的檔案管理就無需消耗那么多的人力與時間，使用該系統時只需要按照檔案的類別分別將信息錄入電腦系統即可簡化檔案的保存和提取工作。在后期查閱檔案的時候，在電腦中輸入關鍵的檔案查閱人的姓名、畢業院校、身份證或其他關鍵信息即可快速調閱檔案記錄。在簡化了工作人員的工作程序的同時，也大大提高了檔案管理的效率。

（二）提高檔案管理工作人員的工作效率。傳統的檔案管理工作在技術操作上并不難，但是數量龐大的檔案管理工作造成了重復的工作性質，這就使得檔案管理人員需要在同一件事情上消耗很多不必要的時間。此時，計算機化的檔案管理系統能夠很好地解決此類問題，數據化的管理，便捷的操作，讓檔案管理人員可以在相同的時間做更多的工作，從根本上改善了傳統檔案管理效率低下的問題。

（三）提高了檔案查詢的速度。存儲和查詢是檔案管理中比較重要的工作。傳統紙質版的檔案查詢，一切步驟都需要人工操作。當需要調閱一份檔案時，要先通過目錄表查詢檔案的具體儲存位置，再由工作人員到大量的檔案存儲室進行仔細的翻閱，萬一在翻閱的過程中出現遺漏，還很有可能造成很多無用功。計算機化的檔案管理系統很好地解決了此類浪費精力與時間的問題，只要在電腦系統中搜索關鍵詞即可精準調閱目標檔案，提升了檔案的查詢速度與查詢的質量。

二、現階段檔案管理計算機化過程中存在的問題

（一）工作人員的專業化程度不高。雖然檔案管理系統已經從傳統模式升級到了現代的計算機管理模式，但是相應的管理人員的職業素質并沒有得到升級。在我國的企事業單位中，從事檔案管理工作的人員大部分是專業程度較低的業余人員，有的甚至是將檔案管理工作交給一些其他崗位的退休人員。由于這些工作人員的專業化素質低，又加之一些專業不符與年齡偏大的原因，也不精通計算機管理系統，他們都不能很好地完成網絡化的檔案管理工作。除此之外，除了人員素質問題，更重要的是上級相關領導并沒有意識到檔案管理計算機化的重要性，因此并不重視檔案管理計算機化，此種因素給檔案管理計算機化造成了很大的困難。

（二）缺乏健全的檔案管理制度與機制。忽略檔案管理工作的重要性，是目前很多企事業單位都存在的問題，甚至有些企業依然認為檔案管理只是單純對檔案進行看管，并沒有多少技術含量，因此缺乏健全的檔案管理制度與檔案管理機制。但是檔案管理計算機化是一項工作量大、工作強度高的工作，由于人員的匱乏與成本節約等問題，工作中各個流程不規范的事情時有發生，檔案管理制度與機制也不能順利實施。大量的人為因素阻礙了檔案管理計算機化的進度，使整個檔案管理計算機化的推行過程十分緩慢。另外，檔案人員全憑個人主觀意愿進行檔案管理，并不采用科學專業的網絡管理方式，忽略網絡化的應用，也在不斷增加企事業檔案管理計算機化的難度。同時，由于不按規定流程進行操作還會威脅到檔案的安全性，最終產生嚴重問題。

（三）硬件設備相對比較落后。盈利是企業的最終目標，而事業單位都是財政撥款，由于對檔案管理工作的忽視，其撥入檔案管理部門的資金十分有限。但是檔案管理計算機化的發展需要資金的支持，沒有資金的支持就不能夠更換先進的設備和器材。檔案管理計算機化改革進程落后的主要原因就是計算機硬件設施的落后，因為硬件設施是保證檔案管理計算機化發展的重要條件。

三、解決檔案管理計算機化過程中問題的辦法

（一）加大對管理人員的培訓與宣傳力度。檔案管理計算機化的實現需要人力的支持，因此檔案管理人員的專業化程度能夠有效促進檔案管理計算機化的改革。首先，要讓檔案管理人員了解檔案管理計算機化的重要性，對其進行培訓教育。例如：對其講解計算機管理的優勢，能夠大量減少人力物力的浪費，簡化修改和查詢的程序;電腦操作程序還能夠使整個檔案管理過程更規范;不再占用實地空間，數據存儲容量大;只要通過電腦輸入相關數據就能實現永久保存的效果，是一次性投入，一勞永逸的操作。其次，在宣講的過程中讓管理人員知道檔案管理計算機化的重要性，增強他們的專業技能，針對有條件的工作人員還可以為其開設更加專業的培訓班以增強其專業素質。最后，可以通過實地參觀機制完善的企事業單位，讓他們親自學習感受檔案管理計算機化的優勢，從而提高他們對檔案管理工作的熱情與重視。

（二）建立健全內部檔案管理制度與機制。上述文章中已經多次提到，我國企事業單位存在對檔案管理工作重視程度不足的問題。除了思想的問題之外，最重要的一條原因是因為公司內部缺乏一套完備的檔案管理制度與機制。缺乏這樣的制度與機制的約束，就會出現工作流程的披露，更易造成管理工作的科學性和合理性的缺失，而健全的檔案管理機制和制度是檔案管理計算機成果推行的基礎條件，也是堅實的保障。首先，要讓單位本身重視檔案管理計算機化的工作，建立一套完善的內部檔案管理機制以及檔案管理制度，制定詳細的檔案管理計算機化的各項工作細則和步驟。其次，要求相關工作人員嚴格按照規則秉公辦事，以最大程度減少人為因素的影響。這樣，在規范工作流程的同時增加了檔案信息的安全性。

（三）及時更換相應的硬件設備。前文說到硬件設施是保證檔案管理計算機化的重要條件，因此要想成功實現檔案管理計算機化就需要各個企事業單位主動提高本單位的計算機硬件設施。一個單位要想獲得長遠的發展，就絕對不能只顧眼前的短期利益。企事業單位內部管理的完善同樣會推動整個公司的發展，檔案管理部門作為公司的重要部門，對企業的發展提供了后援保證，同時也能展現出一個企業的精神風貌和文化軟實力。因此企業應該意識到檔案管理計算機化的重要性，完善檔案管理計算機化的系統程序，為其提供物質上的支持，提升硬件實力，打造一個符合現代化潮流的檔案管理計算機化系統。

四、結語

通過上述分析與總結，我們能夠發現檔案管理計算機化，能夠使檔案管理工作從傳統的繁瑣工作中脫離出來，簡化人工的操作程序，使得后期的查詢調閱工作也十分簡便。但是，要想徹底從傳統的檔案管理系統中變革到高科技的檔案管理計算機化系統中來，中間會出現重重難題。因此，為了保證成功實現檔案管理的計算機化，要求我們在實際工作之前一定要考慮清楚可能遇到的問題與出現的狀況，并且提前做好應對措施，以保證檔案管理計算機化的實現。

【參考文獻】

[1]陸海濤.高校檔案管理信息化建設的探究[J].教育學院學報，2014（09）.

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