工程教育認證背景下教務員工作效率與質量提升探索

沈瓊霞 厲凱彬

摘? ? 要： 工程教育專業認證是工程師制度和教育國際互認的基礎，也是教育部推動工程教育改革，提高教育教學質量的重要抓手，是中國高校新的風向標。教學管理的整體水平和質量直接影響工程認證現場考查的開展。作者結合工作經驗，對目前教務員在工作中存在的問題，如何提高教務員工作效率與質量等進行分析。

關鍵詞： 工程教育認證? ? 教務員? ? 工作量效率

工程教育專業認證是國際通行的工程教育質量保障制度，也是實現工程教育國際互認和工程師資格國際互認的重要基礎，其核心是要確認工科專業畢業生達到行業認可的既定質量標準要求，以培養目標和畢業出口要求為導向的合格性評價[1]（220-224），得到了政府、社會、學校和學生的廣泛認可。據教育部高等教育教學評估中心和中國工程教育專業認證協會（CEEAA）聯合公布數據顯示，截至2018年，全國已有227所高等學校1170個專業通過了工程教育認證。

認證首先由專業所在學校向中國工程教育專業認證協會秘書處提交申請書，經審核并受理后，根據《工程教育認證標準》對認證專業的辦學情況和教學質量進行自我檢查并撰寫自評報告，專業認證委員會審閱自評報告并根據審閱結果決定是否進入現場考查[2]（79-82）。申請者在提交申請書的同時，需要提交專業基本情況數據表，教學大綱，專業核心課程的考試/考核內容、方式合理性審核的原始記錄等材料;提交自評報告時需要提供大量的支撐材料;現場考查檢查近期學生的畢業設計（論文）、實習報告、實驗報告、試卷、作業等能反映教學質量和學生素質的材料更是必不可少的環節。上述大部分數據和材料是由基層教務員收集與管理的。由此可見，教務員的工作直接體現教學管理的整體水平和質量，影響工程認證的開展。但各高校教務員的編制緊張，常規教學管理工作已經相當繁重，認證準備時間短、任務重、人手少，那么如何提高教務員工作效率和質量是非常迫切需要解決的問題。筆者從工作多年的經驗出發并結合工程教育認證工作實踐，就如何提高教務員工作效率與質量進行簡述，供同仁們參考。

1.高校教務員在工程教育專業認證過程中普遍存在的問題

目前大部分高校啟動工程教育專業認證，相關工作已經緊鑼密鼓地展開，但部分教務員對認證缺少認識，并未引起重視，還是按照傳統的工作方式進行。

1.1業務素質能力缺乏創新、對專業認證認識不足。

各高校從事教務管理人員隊伍業務素質參差不齊。大多數教務員都不是科班出身，沒有教育學、心理學及管理學等相關知識背景，缺乏專業知識;沒有接受過系統的理論基礎培訓，主要通過老教務員的傳、幫、帶，導致教務員教學管理模式一成不變，創新能力薄弱。

部分教務員無暇深入分析和研究教學管理事務，缺乏對工程認證理念、內涵、認證標準等的認識。因此，部分教務員在認證準備過程中的上傳下達，溝通協調不能做到高效、準確。同時資料的收集和檔案材料的規范化歸檔管理也是專業認證過程中至關重要的環節。但部分教務員對材料只是停留在“收”的階段，對上交材料的規范性做不到最終的檢查和把關。

1.2工作被重視程度不夠、積極性不高。

教務員是高校的教學管理者、教學服務者。常規工作除了對接教務處外，還有學院的領導、系主任、教學團隊負責人、普通教師、學生等，導致教務工作呈現繁、雜、忙、亂的現象[3]（51-52）。教務員服務受眾廣，導致教務員工作稍有不當，就會出現被投訴舉報現象。做好無“業績”，做不好要追責，這是目前高校教務員碰到的常態化問題。

在專業認證過程中，教務員更需要做好認證自評報告和支撐材料等大量基礎數據的搜集、檔案材料整理，這些工作需要融入教務員的大量心血。然而，在如此繁重的工作任務下，崗位的重要性亦難以得到重視。目前部分高校對教務員沒有明確的考核機制，且未打通優秀教務員晉升通道，更是評聘分離、只評不聘，導致教務員工作積極性不高，工作效率低。

2.教務員如何提高自身在專業認證中的工作效率

李克安曾在談到高校的教學管理工作時指出：“一流大學不僅要有一流的教學水平，一流的研究水平，還要有一流的管理水平。”[4]（205-206）教學管理顯然已是學校管理工作的核心。在目前工程專業認證背景下，全面提高高校的教學管理水平顯得尤為重要。

2.1勤總結、善統籌，有計劃完成各項任務。

在認證過程中，一般高校都不會設置專職教務員做認證相關工作，大部分教務員都是常規工作和認證準備并頭進行，從看似繁雜的工作中理出頭緒顯得尤為重要。教學管理工作看似沒有頭緒，但每年的事項基本變化不大。教務員需要對日常教學管理工作進行總結，對各項事件的流程及要點及時記錄，同時需要清楚各項教學事件的大致時間節點。比如，可以按學期做一個時間表，將每學期的任務大致按周劃分，開學初檢查在1周—2周，期中教學檢查在9周—12周，下教學任務一般在10周—11周，系統訂教材在下任務結束后，轉專業一般在16周—18周，等等，這樣對各類大事件都做到心中有數。對具體事件，可以打印一張學校的校歷，將各類要交材料的時間點都在校歷上標注，一目了然。只有這樣，才能未雨綢繆，及早做好各項工作安排，有計劃地開展各項工作。

2.2提高有效溝通，爭取學校各部門的積極配合和大力支持。

在專業認證過程中，涉及的人和事，除了教務處和本學院教師的主動參與外，更需要各個職能部門、各個學院相關教師的配合及支持。比如教學大綱編寫，試卷達成度的分析等工作，涉及本學院老師外還包含其他學院的任課教師，一旦在傳達、溝通等環節出現不暢，勢必給工作造成延誤，影響整個事件。因此，教務員必須具備較強的溝通能力。比如，建大綱編制的QQ群或者微信群，學院領導、教務處領導、相關學院教師加入。通知可以及時傳達到老師，同時老師有問題可以及時在群里提問，領導直接把關，減少溝通的中轉，確保消息準確。只有多協同合作，與各方積極加強聯系和溝通，才能保證各項教學管理工作及時、保質、保量地完成。

2.3加強檔案規范管理，找材料實現“快”“準”。

教務檔案是教學管理職能部門在教學管理活動過程中直接積累形成的文字、圖表、相片、音像等資料，是教學內容、方法、途徑和效果的真實記錄的文件集合體，是具有保存、查證、參考和利用價值的信息資源[5]（144-145）。教務檔案主要包括人才培養方案、教學大綱、畢業設計（論文）、實習報告、實驗報告、過程考核材料、試卷等。規范化檔案管理是提高工作效率和做好教學管理的關鍵，也是教學管理質量的直接體現。

專業認證專家進校現場考查時，對檔案材料的檢查也是認證中的一項重點內容，能夠快速、準確地找到專家抽查的材料，不僅直接體現教學管理質量，而且是專業認證形勢下，對于教學秘書的工作考核尺度衡量標準之一。教務員要對檔案進行分類與存放，并進行有效的編碼和排序。比如對試卷的整理，首先根據系統導出的任務表，按專業先區分，再按理論課、實驗課分類，最后按課程名稱編號，下圖為制藥工程專業理論課試卷存檔檔案盒側棱標簽。抽查某本試卷只要找出目錄清單上的課程名稱對應的編碼就能快速、準確地找到所需要的試卷。同時試卷存放在檔案盒里，整齊美觀。

2.4提升信息化辦公技能，助力教學管理辦公實效。

教務員在進行教學工作量計算、下達教學任務、組織安排考試、學生課堂評教、各類競賽獲獎的分類匯總、教師聽課次數統計等工作時，可以借助Excel數據庫強大的表格處理及數據分析統計功能。比如算工作量，從教務管理系統導出學期課程任務后，根據學校文件的條款算出每一門課程的工作量。此時每位老師有很多條記錄，就需要利用SUMIF函數求和，省時省力。比如表B的部分學生信息需要要根據表A的信息表填寫，此時用VLOOKUP函數，能夠做到快速而準確。畢業論文、教學大綱、教學進度計劃等WORD文檔，由于對格式有比較高的要求，可以先設置格式，免得后續出現格式混亂、返工等問題。熟練掌握OFFICE辦公軟件的使用技巧，既能減輕教學秘書的工作量，又能極大提高工作效率及準確性，達到事半功倍的效果。

2.5加強學習，以業務培訓充實教務員結構知識。

學校、二級學院應加強教務員隊伍的業務培訓，如經常舉辦校級的經驗交流會，業務熟練的教務員分享經驗，各學院之間相互學習、查漏補缺。同時，二級學院應該安排教務員參加與專業認證相關的交流會、研討會、專家咨詢會等，充實教務員對認證的認識與理解。這樣在專業認證的準備工作中，教務員對于認證內涵的要求與指標點要求更容易理解到位。同時，應該安排教務員到認證通過的兄弟學校學習取經，參觀他們的資料室，了解更加細節的認證準備工作。

2.6以學生為中心，樹立服務意識。

工程教育專業認證需遵循的基本理念是“以學生為中心，以學生學習產出為導向，持續改進”，以學生為主要服務對象。教務員應踐行該基本理念，工作時刻以學生為本。教務員在與學生交流時，在涉及學生切身利益的選課、補考、轉專業、創新學分申請等方面，耐心細致解答學生疑問，形成良好的服務窗口形象。比如，學生對創新學分申請進行咨詢，教務員應先聆聽學生的疑問，然后對照相關文件逐點解讀。對申請學分有困難的學生，對文件上比較容易拿到學分的點，著重告知學生。

2.7完善激勵機制，調動教務員的工作積極性。

學校、二級學院應給予教務員更多關注，加大對教學管理工作的重視力度。高校在教學研究項目的申報和立項中，應給教學管理這塊工作分配一定的指標，促進教務員對高等教育、教學管理的發展及改革新動向的了解和探索。

高校在明確教務員工作責任、目標和要求上要有明確的指標，完善考核機制。在職稱評定、崗位聘任上給予政策扶持，在一定程度上提高教務員的工資待遇，從根本上提高教務管理人員的工作積極性，激發教務員的競爭意識。

參考文獻：

[1]李剛，秦昆，陳江平.基于工程教育認證的“遙感應用綜合實習”課程改革與創新[J].實驗室研究與探索，2017，11（36）.

[2]石婕，潘雨星，王琳麗，湯波.工程教育專業認證對教務工作的挑戰及其對策[J].實驗室研究與探索，2015，3（23）.

[3]張瑩，許艷紅.淺析高校教學秘書提升工作效率的必要性及方法[J].科技創新導報，2016（14）.

[4]陳靜，胡亞麗.研究生教務員在研究生教學管理中的作用[J].文教資料，2009（4）.

[5]陳敏，周航，高雷.本科教學工作審核評估推動下的教務檔案管理[J].教育管理，2017，1.