高校檔案資源的開發與利用現狀

【摘要】本文首先研究了開發與利用高校檔案資源的意義：促進社會發展、促進高校綜合實力的提高。并列出了當前高校檔案資源開發利用存在的問題，對這些問題提出針對性的解決策略。

【關鍵詞】高校檔案;開發;利用

高等學校檔案，是指高等學校從事管理、招生、教學、科研、外事、基建等活動直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、照片、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，是非常重要的文獻信息資源，它真實記錄著高校發展的歷史過程，記載著高校教育研究、科技創新等方面發展情況，是學校改革和發展的重要內容，研究高校檔案資源開發利用工作及存在的問題有助于高校各項事業的發展;同時，高校檔案資源沉淀著高校的歷史精華，是科研、教學、資源建設基地，是社會檔案資源的重要組成部分，對社會的建設發展具有重要作用和深刻影響，合理開發利用高校檔案資源，充分挖掘檔案的潛在價值，是高校檔案工作的根本目的和中心任務，是高校檔案管理工作中的一個重要課題。

一、高校檔案信息資源開發利用的意義

檔案信息資源的開發利用包括開發和利用兩個方面：檔案資源的開發是指根據不同的需求與目的，對檔案資源進行整合、加工，形成有用信息;檔案信息資源的利用是指檔案館為滿足利用向查檔者提供館藏檔案材料，實現檔案資源的價值，為學校和社會提供服務。在高校檔案管理工作中，檔案管理工作的主要任務是建立豐富的檔案信息資源，并且做好檔案信息資源的開發利用工作，為學校和社會提供優質的信息服務。

（一）為高校管理決策提供依據。高校檔案資源是高校寶貴的資源財富。當高校領導進行一些重大問題決策、制定發展規劃或年度計劃時，檔案館通過對檔案信息資源有效開發、生產有用信息，能夠為領導的正確決策提供導向和根據;尤其是高校在完成各級機關舉辦的數據統計、綜合考評活動時，檔案中蘊藏的豐富原始數據和材料可以為領導制定出更合理、更準確的決策提供參考和借鑒作用。因此，高校檔案信息資源開發利用可以為高校管理決策提供借鑒和依據。

（二）促進社會發展的重要資源。高校檔案信息資源是社會信息資源的重要組成部分。高校豐富的科研成果和學術交流活動中產生大量的較高科學價值的教學、科研檔案，它們是進行科研成果轉讓、科技協作、研究成果的推廣應用和創造經濟價值的重要依據，是促進社會發展必不可缺的基礎資源，在科技創新、經濟發展的社會進程中具有憑證性、權威性、借鑒性等舉足輕重的作用。因此，充分有效開發利用高校寶貴的檔案信息資源，讓檔案充分發揮其潛在生產力作用，服務社會，實現價值，是促進社會發展的重要資源。

（三）促進高校綜合實力的提高。高校檔案是高校在教學、管理和科研過程中積累下來的實踐材料，它詳細記錄了高校發展和進步的歷史過程，是全體教職工在教學、科研和管理等活動中的真實寫照，是學校非常重要的財富資源。深度開發高校檔案資源，為順利迎接教學主管部門舉辦的各類教學評估、校務公開、校園文化建設等活動提供材料支撐，可以促進高校教學管理水平的提高。研究高校的檔案利用工作，能檢驗高校在開發檔案信息時廣度和深度是否合格，從而可以針對性地對高校檔案開發利用工作提出建議和對策，提升各類檔案利用的效率和水平，進而不斷提升高校管理、教學、科研主體的管理能力、教學水平和科研成效，提升高校的綜合實力和競爭能力，最終促進高校教育各項事業的發展。

二、檔案信息資源開發利用存在的問題

（一）高校檔案資源建設觀念落后。高校往往將更多的精力和目光投入到教學、科研和管理工作中，卻不夠重視高校檔案資源產生的重大效益，目前高校檔案館都已建立適合本校的檔案管理工作標準和規范，但傳統的高校檔案管理工作被認為是簡單的資料存儲工作，使檔案管理停留在收集、整理和提供利用的水平上，檔案人員將精力主要集中于檔案的保管卻忽視了檔案的開發利用，檔案資源的開發利用工作不受重視，領導和工作人員對檔案工作的固化觀念影響檔案工作的創新和發展，使其長久處于邊緣化的境地，制約了高校檔案資源的開發和利用。

（二）高校檔案資源建設落后。高校檔案資源建設是檔案資源開發利用的基礎，高校檔案資源建設存在資源結構不合理的現象。首先，檔案載體幾乎全部是紙質檔案，而本應統一歸于檔案館的專利材料、獎牌獎杯、作品禮品以及信息化時代大量產生的聲像檔案、電子檔案卻歸屬了個人或者院校，導致檔案館資源匱乏。其次，高校檔案館藏檔案對學生、黨群、行政、財會類檔案收集齊全，而對科技生產、對外交流、基礎建設等形成時間跨度長、資源存放分散、收集難度大卻具有很高利用價值的檔案收集不全面。最后，能反映本校特色的學科建設、競爭優勢等特色檔案極少。檔案館檔案資源的匱乏導致檔案資源開發利用面臨“巧婦難為無米之炊”的窘境。

（三）檔案利用方式落后。高校檔案利用工作是指高校檔案部門通過各種方式為利用者提供檔案信息材料和信息。目前，絕大部分檔案館提供檔案資源的方式停留在傳統的持有效證件到檔案館按流程借閱，填寫檔案利用登記簿，或者提供所查檔案復印件加蓋檔案館公章與檔案原件具有相同效力等服務方式，這種陳舊的利用方式費時費力，利用效率極低;加上高校檔案部門信息化建設薄弱，提供檔案的管理手段與服務方式滯后，這些都導致檔案的開發利用時間成本高、信息數量少、嚴重阻礙了檔案信息資源的利用。

（四）檔案編研工作落后。高校檔案資源的編研以滿足某種需求為目的，充分挖掘高校館藏檔案有價值信息資源為基礎，深入收集、研究檔案資料有關內容，提煉編輯成冊的參考資料，或者編輯出版某主題的相關材料，使檔案利用更快捷便利。大部分高校目前并不配備檔案編研室，有編研任務時，全體工作人員分工合作編寫，現有編研成果有限，檔案編研工作以黨政管理、教學管理方面的內容居多，而反映高校教學實踐、科研活動、基本建設以及本校辦學特色的編研材料很稀缺，編研方式主要停留在摘錄、編輯館藏的相關材料和數據，編研成果主要是年度大事記、高校年鑒和會議紀要等基本資料，只有“編”沒有“研”的環節。

（五）檔案開發利用人才不足。高校規模的擴大導致高校檔案數量的劇增和內容的繁雜，要求高校檔案管理模式、利用方式也應相應改變。檔案開發利用工作是一項專業性很強的工作，需要在業務上長期積累和跟得上科技發展的腳步，所以要求檔案信息開發專職隊伍相對穩定，并且專業水平較高，而目前高校檔案館在技術能力、知識結構和人才分配上面臨比較嚴峻的形勢，在專業上需要配備專業的檔案人才和計算機方面的技術人才，其他諸如情報、攝影、錄像、檔案保護等專業人才皆需吸收引進。

三、檔案信息資源開發利用的策略

（一）加強開發利用管理制度建設。一方面，做好高校檔案管理的基礎和前提是建立完善的、適合本校發展實情的檔案管理規章制度，制度中檔案的開發利用條例和檔案的管理條例的相關內容并重，并且做好檔案的宣傳工作，提升大家對檔案信息資源價值的認識;另一方面，檔案管理人員堅持按相關規章制度辦事，牢記自己的職責，提升自己的專業能力，提升檔案開發能力，為檔案利用者提供高水平全方位的信息服務，減少檔案資源的閑置和浪費，從而將工作落到實處。

（二）豐富和優化檔案館藏資源。高校檔案資源開發與利用的前提基礎是豐富完整的館藏檔案資源，決定了后期檔案信息資源開發利用的質量。針對目前存在的館藏檔案資源載體形式單一、資源匱乏的問題，我們需要建立門類齊全，形式、內容豐富的檔案資源體系，更多收集更能全面反映檔案形成時情境的實物、照片、聲像、電子檔案，還需做好備份和與設備同期升級的后期維護工作。同時根據高校檔案信息特征，積極主動催收和整理跨年、跨部門的基礎建設、外事交流、科研活動等類檔案，提高檔案信息的存儲量，建立豐富的檔案館藏資源。檔案資源的另一要求是價值精度，這需要優化館藏檔案資源的結構。一是及時清理超過保管期限、價值不高的檔案庫存。二是每年接收各部門新移交的檔案時，檔案館人員需做好篩查工作，退回沒有保存價值的材料。三是根據本校特點、辦學理念、地方特色、館藏特色加強檔案信息資源建設，建立特色檔案信息數據庫，確保經過整理、加工后所保存的檔案信息具有較高的利用價值。

（三）創新高校檔案利用方式。高校檔案機構要著力從查閱式服務轉向咨詢式服務，核對查閱權限，探索如何實現部分檔案資源的互聯網查閱和使用，跨越時空的限制，實現檔案利用的隨時隨地。另外，要注重運用數據庫、信息檢索、大數據等新技術，給用戶提供豐富快捷的檔案利用服務，使高校檔案館更高效、更便捷地為高校師生和社會各界服務。

（四）做好檔案編研工作。在檔案資源開發利用工作中，編研工作屬重要一環。隨著高校的發展，各類活動形式多樣，高校檔案部門繼續做好年度大事記、高校年鑒、學校校史展覽、各類教學科研成果展覽等傳統開發模式，同時應積極關注校情，將檔案資料的收集與各類活動相結合，檔案管理人員需要對其進行開發，改變傳統查什么提供什么的低級模式，向提供所有相關的綜合檔案信息的高層次服務轉變，為檔案利用者提供系統完整甚至優化的檔案材料。檔案信息經過檔案工作人員整理、提煉成編研成果，首先能夠減少對檔案原件的翻閱，從而對高校檔案原件起到保護作用，同時，檔案編研成果可以看出檔案工作的不足和漏洞，促進檔案工作的改善，提高檔案資源開發的水平，從而促進高校檔案館整體工作水平的提高。

（五）建立高素質的檔案工作隊伍。合格的檔案管理工作人員需要熟練進行檔案的管理、保護，懂得檔案開發和利用，還需跟上信息時代步伐，了解檔案信息化建設和數字檔案數據的安全維護，在工作中不受陳舊的檔案管理知識的束縛，終身學習，積極探索高校檔案資源開發利用的新途徑。還要經常參加專業知識和技能的培訓，開展業務交流，不斷總結經驗，提高業務管理水平，在檔案的生產者和消費者之間搭建平臺，實現資源共享。

四、結束語

開發利用高校檔案資源是一項長期、艱巨的任務，需要檔案館有豐富的館藏資源，方便快捷的檔案利用方式，需要學校各部門通力協作深入挖掘檔案資源的價值，更需要有專業的人才進行高質量的編研開發，最終精準而智慧地為高校師生和社會服務，最終實現高校檔案資源的開發與利用的良性循環。

【基金項目：江蘇省高校哲學社會科學基金項目：《蘇北高校檔案資源的開發與利用研究》，課題編號：2019SJA1746，項目負責人：符昌慧】

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