三甲醫院衛生專業技術人員業務檔案建設和管理

吳寧

【摘要】醫療服務面對的是病人，關系到人民群眾的身體健康和社會和諧。醫院衛生專業技術人員是醫療服務的主體，重視其業務檔案管理對于加強醫療衛生專業隊伍建設，提高醫療服務水平有著重要的意義。本文結合醫院工作實際情況，就衛生專業技術人員業務檔案建設和管理進行闡述。

【關鍵詞】醫院;業務檔案;建設;管理

我院是一所市級三級甲等綜合醫院，前身為上海市延安醫院，1970年從上海整體內遷，經過近50年的建設，目前已發展成為學科門類齊全，技術力量雄厚，診療設備先進，科研實力強大的綜合性臨床及科研教學醫院。我院現有職工2400余人，其中衛生專業技術人員2100余人，占職工總數的87%。醫院擔負著治病防病以及科研教學等重要任務，是衛生專業技術人員比較集中的單位。作為醫院工作主體的醫療衛生專業技術人員，他們在長期的醫療實踐和科研教學活動中，形成了大量的寶貴材料。這些材料不僅如實記錄了醫院技術發展過程和醫院整體醫療水平及科研教學能力，也記載了每個專業技術人員各個時期業務水平發展的過程。因此，加強醫院衛生專業技術人員業務檔案的建設和管理，充分發揮和利用檔案信息的作用，對于促進醫院業務水平的提高和醫療衛生專業隊伍的發展，全面促進醫院整體醫療服務水平再提升，具有非常重要的作用。

一、個人業務檔案的概念及歸檔范圍

醫院衛生專業技術人員的個人業務檔案（以下簡稱個人業務檔案）是國家機構和社會組織管理活動中，直接產生的反映個人經歷、政治思想、職業道德、工作表現和業務實績等為內容的文件材料;是以個人為立卷單位，按照一定的原則和方法加工整理而成的個人業務檔案材料。它為組織上選拔、使用人才、晉升職稱、年度考核等提供依據、憑證和參考。它對于一個醫療衛生單位專業技術人員的配備結構比例、技術力量、綜合素質等方面具有重要的現實意義和深遠的歷史意義。

個人業務檔案主要反映個人在從事醫療實踐和科研教學活動中形成的學習、工作經歷、專業技能、業務績效、學術水平、科研成果以及職務任免、考核獎懲等情況的文字記載材料。因此，醫院應結合實際確定檔案收集范圍。

個人業務檔案歸檔范圍：1.個人履歷表。2.學歷、學位、學分證書，以及專業培訓、進修證書等。3.公開發表的學術論文、論著、譯著及學術交流文章。4.獲得的各級科技成果獎、論文獎等。5.媒體和權威機構及專家學者對個人的報道和評價材料。6.業務工作總結、年度工作考核評審表。7.職稱評審材料。8.專業技術職務資格證書、聘任書、職務任務通知。9.個人的榮譽等獎懲材料。隨著社會的不斷進步，科學迅猛發展，人個參與社會實踐活動不斷增加。業務檔案的收集內容也隨之豐富，收集范圍越來越廣，需要檔案管理人員作出與時俱進的調整，保證業務檔案收集的及時性、真實性、完整性。

二、加強個人業務檔案建設和管理的重要性

一名合格的醫療衛生專業技術人員不但要具有良好的思想品德，還要有豐富的醫學知識和熟練的醫療技術，這樣才能為患者提供滿意的服務。因為醫療服務不同于一般的服務行業，醫療服務人員業務技術的好壞，直接關系到為患者服務的效果，甚至生命的安然，影響到醫院的信譽和地位。因此，醫院一直以來對醫療衛生專業技術人員的服務和業務技術有著嚴格的要求和標準。所以，加強醫療衛生專業技術人員業務檔案建設和管理顯得特別重要，主要體現在以下幾個方面：

（一）有利于加強醫療衛生專業隊伍建設。業務檔案集中反映了衛生技術人員的學歷、職稱、成果、論文、論著、學術活動等方面的內容，綜合體現了個人業務水平和工作效率。一方面承認并體現了他們的工作價值和成果，從而調動其工作的積極性;另一方面，醫院領導通過統計和分析業務檔案相關資料信息，可以正確了解和掌握全院醫療衛生專業技術人員的學歷層次、業務工作能力、業務技術水平等。為醫院制定相關衛生技術人員進修、培訓工作計劃、加強醫院專業隊伍建設和管理提供決策數據。

（二）有利于發現和培養人才。通過個人業務檔案產生的信息庫，掌握每個醫療衛生專業技術人員的技術層次，學歷水平、履歷考評，可為早期識別人才，進一步培養人才提供及時、準確的信息，為醫院打造高素質人才隊伍，優化人才結構提供幫助。

（三）有利于職稱評聘工作。職稱評定和聘用是專業技術人員非常關心和重要的一項工作。聘任工作是否公正客觀，直接關系到專業技術人員的切身利益和工作積極性。而個人業務收集歸整的材料具有原始性、完整性、真實性的特點，不但為個人職稱評聘工作準備材料提供方便，也為職稱評聘工作的順利開展，實現公平、公正提供有力的支持。

三、個人業務檔案管理存在的問題

（一）檔案管理方式缺乏規范。個人業務檔案管理是一項長期工作，要責任到人并且各級嚴格把關、建立相應的考核管理制度。沒有制度的指引，檔案管理的規范和效率都缺乏保障。

（二）資質材料信息未盡一致。個人業務檔案信息資料內容繁雜，隨個人社會實踐活動增多而增加。如果沒有及時加以細致收集、核對和整理，很容易導致信息不全或者錯誤的情況。如果將較多錯誤的資料作為基礎信息，將會導致歸檔信息達不到預期效果。

（三）專兼職人員素質水平參差有別。專兼職管理人員是檔案管理的直接操作者，個人的能力和素質關系到檔案的質量。雖然醫院領導和檔案室對相關的重要性和意義做了多次強調，然而由于個人自身綜合素質和責任意識不盡相同，依然存在個別兼職人員對檔案資料的重要性認識不足的現象。

（四）檔案資料信息應用有待加強。檔案管理的最終目的是應用。如果只重視檔案的收集和保管，而忽視了檔案的開發利用。那么，檔案存放再整齊、美觀、有序，也無法充分體現出其真實的價值。

四、加強個人業務檔案管理的措施

在明確上述幾方面的基礎上，工作重點是做好業務檔案的管理和利用工作，這是體現和發揮業務檔案價值的關鍵所在。

（一）領導重視是醫院開展業務檔案工作的有力保證。個人業務檔案具有涉及范圍廣、人員多，收集難度大的特點。所以，必須得到領導的重視和支持。一是要成立檔案管理領導小組，由院領導親自擔任組長，負責檔案工作的領導和決策。二是要把檔案管理工作列入重要議事日程，定期和隨時聽取檔案部門的工作匯報，及時布置檔案工作任務，協調和解決在檔案管理工作中遇到的各種問題和難題。只有領導高度重視，檔案工作才能得以順利開展。

（二）規范化管理是發展業務檔案工作的基本保證。一是結合實際建立健全檔案歸檔、整理、安全保管、借閱和利用等各項規章制度，使個人業務檔案工作進入規范化、標準化、制度化軌道。二是在院內明確專兼職人員的工作責任，嚴把質量關，保證歸檔材料的真實性和可靠性。三是根據醫院個人業務檔案管理范圍，相應設計業務檔案管理系統，充分利用計算機網絡全面管理各級技術人員的業務技術信息。

（三）強化檔案服務理念，創新檔案服務機制是深化業務檔案工作的體現。檔案縱貫千年、橫跨百業，在服務經濟社會發展的各個方面都大有可為。只要檔案管理的理念深入人心，人們就會自覺參與和配合檔案工作。首先，要通過多層次、多途徑、多形式進行全面宣傳教育工作。重點宣傳新中國新舉措下“不忘初心 紅色傳承——檔案文獻系列”，穿插宣傳普及檔案法，宣傳本單位有關檔案管理的規定、制度。講事實，舉實例，使大家認識到歸檔的好處和義務，理解并支持檔案管理，提高歸檔自覺性和主動性。其次，檔案管理人員要增強服務意識，明白服務的重要性。緊緊圍繞服務這個不變的主題，從發展的思路，進取的意識出發，增強服務的主動性和創造性，努力為檔案利用者提供快捷、高效、準確、滿意的服務。

（四）提高檔案管理人員的專業素質是提高檔案管理質量的關鍵。首先，要提高檔案管理人員的政治素質，樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀。忠于職守，熱愛本職，以良好的職業道德和高度的負責精神，管好檔案，用好檔案。其次，開展培訓提升檔案管理人員的專業素質。工作人員的素質直接影響檔案工作的質量。因此要不斷學習和更新業務知識，熟悉本專業的各學科理論知識并將其運用到實際中，增強業務工作能力，有助于提升檔案的執行力和規范性。

五、小結

隨著醫療衛生人事制度的改革，個人業務檔案在醫院檔案管理中顯得更為重要。作為檔案管理人員，必須重視個人業務檔案，建立、建設和管理好個人業務檔案，強化服務理念，創新服務機制，履行檔案工作職責和義務，讓業務檔案以其特有的價值為醫院的整體發展和建設服務。

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