醫院電子檔案建設與規范化管理探討

曹妍

【摘要】近些年來，伴隨醫療衛生體制改革進入攻堅期，醫院各項管理活動中所產生的電子檔案不斷增多，醫院電子檔案管理面臨著新的挑戰和要求。在這種環境下，如何科學有效地對醫院電子檔案進行系統化、全面化管理，成為當前醫院檔案管理人員重點關注并思考的問題。基于此，本文就醫院電子檔案建設規范化的必要性予以闡述，分析當前醫院電子檔案建設中存在的主要問題，提出自己關于醫院電子檔案建設的建議，旨在為相關醫院提供借鑒和參考。

【關鍵詞】電子檔案;規范化;建設;信息化

計算機、互聯網等現代化信息技術與工具深刻影響著醫院電子檔案建設成效，改變了電子文件檔案管理的模式、理念以及內容。新形勢下，做好醫院電子檔案管理工作，可以更好地為醫院管理工作提供決策依據，促進醫院可持續發展，提升醫院核心競爭力。同時，推動電子規范化管理，也是進一步提升醫院信息資源開發利用率的重要舉措。

一、醫院電子檔案建設與規范管理的必要性

（一）開發利用電子檔案，提升醫院核心競爭力的內在要求。醫院只有做好內部管理工作，才能創造出更多的經濟效益和社會效益，才能確保醫院各項工作穩步推進。強化醫院電子檔案建設與規范化管理，是確保醫院科學發展、信息安全的重要舉措。旨在通過實現電子檔案形成、辦理、歸檔、利用等關鍵環節的標準化、規范化管理，減少醫院電子文件歸檔過程中存在的問題和偏差，挖掘檔案憑證價值以及參考價值，更好地提升醫院內部管理的整體效益。除此之外，電子檔案來源于醫院日常管理以及相關業務工作，推動電子檔案管理工作健康有序發展，為醫院管理者以及決策人員提供決策依據，增強決策的科學性和針對性，提升醫院核心競爭力。

（二）做好檔案服務工作，節約檔案管理成本的必然要求。電子檔案中大量的信息資源涉及醫院日常的業務開展以及內部管理，也涉及到相應的政策、規章制度以及法律法規。以電子公文類的電子檔案為例，電子公文中許多內容涉及當前政策以及醫院改革，能夠為醫院管理工作提供重要的依據。深入推進醫院電子檔案建設與規范化管理，可以確保檔案需求主體通過查閱檔案來了解某一領域的事項，彰顯檔案的服務功能。除此之外，深入推進醫院電子檔案建設與規范化管理，可以更有效地確保檔案資源的真實性、可靠性以及完整性，為檔案服務創新提供基礎;規范的紙質檔案數字化成果，也可以避免檔案管理中出現重復勞動的問題和現象，減輕檔案管理人員的工作壓力，進而節約醫院檔案管理成本。

二、醫院電子檔案的建設與規范化管理存在的問題

（一）醫院電子檔案管理制度欠缺科學性。現階段，部分醫院電子檔案管理制度存在內容不明確、流程不清晰等問題，容易導致電子檔案管理工作無序化。第一，部分醫院尚未出臺相應的電子檔案管理規章制度，難以為檔案管理人員提供全方位指引。比如，對于圖片、文字、視頻、音頻等不同類型的電子文件檔案是否應當采用統一的格式，應當采用何種格式;對于公文類、日常辦公類、文書類等檔案資源，是否在保密期限、管理層面具有特殊的規定，也有待明確。實踐中，更多醫院是采取原則化以及籠統化的管理模式，不利于檔案管理成本的縮減。第二，部分醫院沒有明確電子文件檔案管理的基本流程，導致電子檔案在收集、歸檔、借閱以及開發利用過程中出現問題。同時，部分醫院對于電子檔案管理缺乏明確的分工，單純將電子檔案管理的職責全部劃分至檔案管理部門，不利于形成分工明確、有效合作、高效管理的檔案管理模式。

（二）醫院電子檔案管理缺乏創新，信息技術的應用層次不高。總體而言，我國醫院電子檔案管理信息化建設的水平落后于國外發達國家，部分醫院尚未將新型的技術應用到電子檔案管理的各個領域。電子檔案作為一種以數據為主要組成的檔案資源，需要檔案管理人員通過新型的數字化信息技術對其進行管理，才能真正發揮出檔案資源應有的效用。第一，部分醫院尚未將大數據技術應用至電子檔案管理領域，無法實現對電子檔案內容的自動識別，不利于電子檔案收集工作以及檔案專題建設工作。第二，部分醫院檔案管理系統與其醫院辦公系統尚未實現數據關聯，影響電子檔案資源的利用率。第三，部分醫院電子文件檔案管理系統功能單一，與醫院電子檔案管理實際脫節，難以滿足檔案管理的日常要求。

（三）忽視安全管理，存在安全隱患。從辯證法的視角來看，醫院電子檔案管理并不是完美無缺的，其雖然能夠提升檔案管理實效，但也給檔案管理工作帶來了風險。部分醫院忽視對電子檔案進行安全管理，導致檔案管理系統遭受非法病毒程序攻擊，出現檔案遺失、檔案損毀、檔案非法加密以及檔案篡改等問題，影響了電子檔案管理工作的嚴肅性。

三、醫院電子檔案的建設與規范化管理的策略

（一）完善電子檔案管理制度，明確管理重點。第一，醫院檔案管理人員要深入調研，立足于當前電子檔案管理的薄弱點來完善本醫院的檔案管理制度，出臺相應的規章制度。一方面，在技術規范上應遵照或指定電子文件元數據標準、數據結構標準、數據存儲交換格式等技術標準，以保證數字檔案室系統開發的統一性，確保能夠在檔案管理系統中對相同類型的電子檔案資源進行集中處理;另一方面，對于公文類、日常辦公類、文書類等檔案資源，應明確不同的管理標準以及管理內容。例如，檔案鑒定工作領導小組應對失效的電子公文（或超過保管期限的檔案資源）及時進行價值鑒定和銷毀工作，避免無效檔案堆積。第二，醫院要進一步細化檔案管理流程，明確檔案管理分工。通常而言，可以由文件形成部門負責其收集、整理和歸檔工作;信息技術部門負責硬件設備、軟件系統的維護、更新，以及提供電子文件的背景信息、元數據等相關歸檔內容，保證歸檔電子文件的質量;檔案管理部門負責電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等，實行全過程管理與監控，保證管理工作的連續性。同時，應建立業務、檔案、信息化建設和安全保密等部門的協同配合機制，按照職能分工，共同構建規范的電子檔案管理體系。

（二）深入推進醫院電子檔案管理信息化建設。第一，醫院要進一步發揮大數據技術在電子檔案管理中的優勢，通過大數據技術對電子檔案中的信息資源進行自動識別，開展檔案專題建設工作，提升檔案資源的檢索效率。第二，醫院要進一步實現電子檔案管理系統與辦公系統的數據關聯，實現電子檔案的一站式管理和一站式傳輸，提升檔案資源的利用效率。第三，醫院要加強與檔案管理系統供應商的合作，根據電子檔案管理的最新規范要求，結合本單位的具體需求，及時更新檔案管理模塊功能及流程，進一步實現檔案管理專業化。

（三）做好安全管理工作，確保檔案資源的價值。醫院要將電子檔案安全管理作為一項基礎性的工作來抓，確保檔案資源的完整性、真實性以及準確性。第一，醫院可以將數字加密技術、云加密技術、區塊鏈技術以及數字密鑰技術應用至電子檔案管理領域，有效防范互聯網以及物聯網終端的病毒程序。第二，醫院要明確電子檔案資源的查閱權限，做好電子檔案保密工作。第三，醫院可以利用云儲存工具對電子檔案資源進行備份，解決傳統硬盤備份以及計算機備份的固有缺陷，進一步從事后防控的角度對醫院電子檔案進行安全管控。

四、結束語

現階段，大多數醫院已經基本實現了辦公自動化，醫院電子檔案數量也在不斷增加。然而，部分醫院由于在管理體制、管理方式以及管理結構等方面存在不足，導致電子檔案管理效率和質量不高，嚴重影響了醫院轉型升級的步伐。鑒于此，有必要從理論層面就醫院電子檔案的建設展開探討，探尋醫院電子檔案管理的新思路。通過本研究可以發現，醫院電子檔案管理是一項全局性、系統性以及長期性的工作，不僅與檔案管理部門息息相關，也與醫院其他業務部門緊密相連。為此，醫院必須要搭建檔案管理部門與信息、業務等多部門相互協同的電子檔案管理機制，提升電子檔案管理的時效性和質量。

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