檔案館的社會屬性及時代需求

烏日娜 馬麗霞

【摘要】在當今現代化信息社會里，檔案館信息化程度及服務水平的提高越來越重要。檔案館的功能及作用就是為黨、國家、社會及檔案利用者提供服務，信息化程度及服務水平的提高直接與檔案館綜合素質提升及服務理念的轉變密切相關，檔案館綜合素質的提升及服務理念的轉變，包括檔案管理人員的檔案管理水平、能力、綜合素質等的提升及服務意識、服務理念的轉變。針對這些問題進行有效的、有價值的理論分析探討，提升檔案館在現代信息化社會里的服務水平，更好地發揮職能和作用。

【關鍵詞】檔案探索;檔案研究;檔案改革;中國檔案;檔案縱橫

在信息化迅猛發展的當今社會，提高檔案館整體素質和服務水平刻不容緩，對檔案館進行綜合治理和整體改革也提上了議事日程。為適應現代信息化社會的發展需求，檔案館必須改革強化服務意識、提高綜合素質及服務水平：首先，要提高檔案館領導的綜合素質、管理水平、領導能力，以適應現代信息化社會發展的需要。其次，提升檔案管理人員的管理水平，同時培養開發他們的研究能力、使用現代化信息通信工具操作能力和熟練運用的能力，還要提高他們對檔案的編研和宣傳能力等。再次，是對檔案館的軟、硬件環境、設施設備、館藏檔案資源收集開發、整理利用等進行充分有效的開發、建設及利用。通過對館領導、檔案管理工作人員及有關人員的綜合素質的改進提高，對檔案館軟、硬件環境、設施設備、館藏檔案資源等的建設及開發，在此基礎上，重點研究、探討和考慮檔案館的功能作用、價值理念，即如何為黨、國家、社會及檔案利用者提供最好的、最優質、安全便利可靠的服務。這應該是檔案館在現代信息化社會和我國高質量發展的經濟社會里發展生存、體現價值、發揮作用的關鍵之所在。“檔案工作在信息時代的作用更加重要，地位更加突出。”正因為如此，下面我們對在現代信息化社會里檔案館信息化程度的提高、綜合素質、服務水平的提升等問題進行分析探討，為檔案館發展方式、價值理念、功能定位等問題的有效解決提供有價值的參考。

一、管理理念轉變、綜合素質提升是提高水平的關鍵

檔案館經營管理理念的轉變、服務水平的提高與檔案館領導的領導水平、自身素質、管理能力、經營理念、適應社會發展能力及創新能力等密切相關。在當今社會，即我國經濟社會進入高質量發展的信息化社會，領導的能力、水平、作用越來越重要，作為領導不僅要帶領整個團隊，在復雜多變、信息爆炸的當今社會里，分清形勢、正確處理各種信息，帶領團隊正確前行。還要把檔案館內部的各個部門、各項工作協調好，把每個人用好，充分發揮每個人的積極性和主觀能動性，最大限度發揮檔案館的功能和作用，為社會和利用者提供最便捷、全方位、高效率、最優質的服務。這就要求檔案館的領導，在紛繁復雜、信息多變的現代社會里，不斷學習、進修、完善和提高自己。達到能夠領導和駕馭檔案館，在當今信息化經濟社會里，適應社會不斷發展變化的需要，不僅要為社會和檔案利用者提供優質、高效、便利的服務，更要開拓渠道，向社會和廣大群眾宣傳可利用的檔案信息，開發和引導廣大群眾積極利用檔案為當今我國高質量發展的經濟社會做出努力。“提升檔案的服務意識是社會公眾對檔案部門的要求”。

身為檔案館的領導，不僅要把自己所領導的單位在當今高質量發展的經濟、信息化社會里，跟上和適應社會發展的步伐，還要能夠很好地發揮自身的功能和作用。為此，領導自己必須要隨時充實自己，適應不斷發展變化的環境，正確做出適合社會和利用者需求的判斷，不斷改進和完善自己的領導藝術和管理水平。正如美國前國務卿基辛格博士所說的那樣：“領導就是要讓他的人們，從他們現在的地方，帶領他們去還沒有去過的地方。”通用汽車副總裁馬克·赫根對領導者的描述是：“記住，是人使事情發生，世界上最好的計劃，如果沒有人去執行，那它就沒有任何意義。我努力讓最聰明、最有創造性的人們在我周圍。我的目標是永遠為那些最優秀、最有天才的人們創造他們想要的工作環境。如果你尊重人們并且永遠保持你的諾言，你將會是一個領導者，不管你在單位的位置高低。”“領導行為是指領導者帶領群體去提出和實現目標的行為，關注的是一項具體的行動。”

一個領導者的成功，是通過其所領導的員工的努力及成功而獲得成功的。領導者的主要任務是建立一個高度自覺的、高產出的工作團隊;領導者之間要建立溝通之橋。領導不是職務地位，也不是少數人具有的特權專利，而是一種積極互動的目的明確的動力。也就是說，領導就是引導團隊成員去實現目標的向導或領路人，領導能力就是一種特殊的人際影響力，在組織中的每一個人都會去影響他人，也要接受他人的影響，因此每個職工都具有潛在的和現實的領導能力。我們說在組織中，領導者和成員共同推動著特定的群體向著既定的目標前進，使這個特定的群體構成一個有機的整體或系統，在整體或系統內部會具有幾個相互關聯、互相影響、牽一發而動全身的組成部件，他們分別是領導者的個性特征、領導藝術、員工的主觀能動性、領導者與員工之間的積極互動、組織目標的制定及實現的過程等。領導的意思或稱含義就是一種影響力，靠影響而獲得成功的領導力。領導是一個上下所托之人，對上，領導希望你能把交待的事做好，真實有效做出成績;對下，下屬會對你有一種發展的期盼或思想上的被認同，因此作為一名領導就是信任和責任。“領導作為變革的主導者、政策執行者、參與者在其中發揮的組織與協調作用是極為關鍵的。”

為了激起所領導的群體的工作熱情及積極性，不僅要了解群體成員情況，使他們能全力以赴地工作，還要了解他們的所需所求，在此基礎上，再合理制訂管理規劃與獎勵機制。總而言之，檔案館的發展，素質的提高，為社會創造經濟和社會效益，為社會提供服務或為檔案利用者提供便利、高效、快捷的服務，對領導者的領導藝術和領導能力提出了很高的要求。“領導者要遠見卓識，勝任其神圣職責，保證所負使命順利圓滿完成，在大小問題蜂擁而至時，只能把注意力放在戰略部署、宏觀思路等重大問題上，擇要而行。”這就需要領導者加強自身修養，不斷學習進修，不斷完善自己，經常給自己充電，適應當今信息化社會發展的需求。

二、能力水平、服務意識及理念是提高水平的因素

我國社會方方面面都在迅速發展，檔案館也由傳統的思維模式、管理理念向現代管理的模式進行轉變。因此檔案館管理人員要加強學習、提高自己，提高自身的素質和修養，能夠在信息化的現代社會里，應對和適應新時期社會及檔案利用者對檔案館提供服務的需求。同時時代的發展、社會的進步、檔案利用者的不斷發展變化的服務需求，對檔案館管理人員的管理水平及服務水平提出了更高的新要求。“檔案工作人員只有不斷豐富自身學識、積累經驗，才能適應檔案管理信息化水平的不斷提高。”檔案館管理人員為了能夠適應這樣的發展及社會對檔案管理的要求，需要學習現代化的管理理念和操作技術，即向社會及利用者提供最優質的服務、想辦法激發和調動社會各行各業及各類人員利用檔案的積極性，宣傳教育廣大的群眾利用檔案，了解中國的歷史文化、了解新中國的歷史、了解新中國的發展建設史及中國共產黨的發展歷史，使廣大群眾利用檔案在我國現代化建設中吸取歷史的經驗教訓、少犯錯誤、少走彎路、盡量避免損失、造福社會和廣大人民。檔案館的管理技術人員掌握現代管理操作技術通常是指，掌握現代檔案管理技術，能夠快速熟練運用現代信息管理工具，進行信息處理、快速為檔案利用者提供便利、高效的利用和服務。“這就要求我們檔案管理人員不僅要懂專業知識、還要努力學習、掌握計算機技術和網絡技術等。”

由于信息技術在當今時代的檔案管理工作中被廣泛應用，如計算機替代了傳統的手工操作，進而成為檔案管理工作中非常重要的工具。因此，未來檔案部門提供給利用者的不再只是紙質檔案，而是大量的電子文件。檔案管理人員不僅從事檔案的收集、整理、立卷等工作，還要進行把大量豐富的檔案信息進行數字化建設。“檔案信息的數字化，是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。”并通過專用網絡向社會提供可公開的信息，把檔案變成重要的信息資源，向社會提供便利、優質、快捷的服務。熟練使用并掌握計算機的操作程序不僅能對檔案信息進行數字化管理，還能迅速有效地收集信息，及時準確地提供信息，最大限度地運用信息，使檔案利用者在最短時間內查找到所需要的檔案信息。

由于當今社會信息化程度越來越高，檔案信息的利用也越來越廣泛，為了不斷適應現代社會信息化要求，就要不斷提高檔案館的管理水平和社會服務水平，檔案館管理人員不僅要樹立終身學習的觀念，不斷學習更新新知識、新內容，所在單位還要組織檔案管理人員經常參加系統的知識更新學習與繼續教育培訓，不斷充實檔案管理人員的新知識，提高他們的管理能力和水平，并使他們熟練運用和掌握現代信息工具的操作技能和使用方法。“對于檔案人員而言，不及時更新知識、提高技能，就跟不上時代的步伐，落后于社會的發展。”

由于當今社會檔案事業的規模日益擴大，檔案的數量也在日益增多，檔案的內容亦是日益豐富，檔案信息的載體越來越多樣化，檔案館的管理運營手段和方法也不斷更新。因此，檔案資料的整理、歸檔、管理、利用、檔案數字化建設及檔案館管理服務水平的提高也急需與社會發展相適應，與時代要求相符合。同時，也對檔案館管理人員的業務素質、管理能力及為檔案利用者提供服務的理念等方面提出了新的更高的要求。

三、軟硬件環境及設施設備建設是提高水平的條件

對于一個檔案館來說，軟硬件環境建設是檔案館建設的物質條件和基礎，檔案館的管理、運營、發揮社會屬性、功能及作用，實現其優質的社會服務，都是與檔案館的館藏（即：可提供信息的儲存量）、館藏檔案的數字化程度、資料信息收集、整理、發布、向社會和利用者提供服務的設施設備（即：計算機、軟硬盤、網絡、辦公環境）等因素密切相關，這些都是檔案館發揮社會屬性、功能和作用的必不可少的物質條件和重要基礎。“現在信息化發展的主要趨勢是技術越來越簡單化、‘傻瓜化，管理越來越規范化、標準化，信息系統使用效率的高低、好壞，越來越依賴于軟環境的優化，依賴于信息系統的使用者的素質。”如果作為一個檔案館不能為社會及檔案利用者提供豐富的館藏及充分的信息資源、不能提供服務所需要的設施設備及環境，這樣的檔案館就失去了其社會屬性，不能發揮其應有的功能和作用。“檔案館應把為社會提供高效、優質服務作為一切工作的出發點和落腳點，最大限度地滿足社會各界對檔案利用的需求。”

作為一個檔案館，其物質條件（如館藏、各種設施設備、辦公環境等）都是檔案館的基礎建設，也是為社會提供服務的物質條件和前提條件。在現代信息化社會中，一個檔案館在進行管理運營、提供社會服務等各項工作時，不僅要有高素質、領導力強、理念先進、勇于改革的領導，及高水平、能熟練操作現代辦公設施設備，尤其是現代信息交流工具、熟悉檔案管理理論和知識的檔案管理隊伍，還要有良好的服務環境及便利快捷的設施設備作為檔案館提供服務的必不可少的物質條件，檔案館豐富的檔案館藏，已經進行了數字化的大量的可提供的檔案信息，信息接收和傳遞的通信工具，使用通信工具時必要的軟硬盤部件，高速暢通的互聯網，良好優雅的辦公環境等都是檔案館為黨和國家及社會提供優質服務的充分必要條件。“進入移動互聯網時代，檔案用戶信息需求呈現出及時性、在線性和移動性特征。”

檔案館良好的管理運營理念及高水平的為社會提供便利快捷的服務，不僅要有領導力強的領導、高素質的檔案管理人員隊伍、良好的設施設備及提供服務的環境等，還要有先進的管理運營理念及時刻為社會、為檔案利用者提供優質服務的宗旨，同時工作程序的標準規范、檔案管理人員嚴格遵守標準化作業程序并積極發揮主觀能動性改進和提高工作效率和服務質量、嫻熟的運用現代通訊工具及辦公設備進行工作等也都是檔案館發揮社會屬性、提高服務質量的重要的、必不可少的條件。

四、檔案館的社會屬性及時代需求

檔案館的社會屬性及時代需求就是，檔案館是承擔著社會服務的責任和功能的國家單位，服務意識的增強、管理服務水平的提高是其存在的價值及發展的目標。換句話說，檔案館的最終目的就是為黨、國家、社會及利用者提供優質的服務。為了使檔案館能夠實現其價值、充分發揮其社會屬性及服務功能，就必須對檔案館的各項工作進行周密合理的計劃和安排，使每項具體工作都能進行合理有序的良好運轉，通過每項具體工作的完美完成才能實現檔案館為黨、國家、社會及利用者提供優質服務的作用。

檔案館生存發展的意義、目的，即：充分發揮其為黨、國家、社會及利用者提供優質服務的作用，為此應對檔案館的工作、管理、運營等多方面進行適合現代社會發展的合理計劃和安排，使檔案館的社會屬性及服務功能得以充分發揮。為此，我們從以下幾個方面來探討檔案館管理運營模式的改革及服務水平的提高。

（一）要經常采取靈活多樣的方式開展對檔案利用的宣傳工作。使廣大群眾充分認識和了解檔案的作用及價值，調動和激發廣大人民群眾利用檔案了解歷史、傳承文化，在我國高質量發展的經濟社會中發揮檔案的最大價值和作用，為我國經濟社會的發展服務。可通過檔案相關網站、制作宣傳利用檔案的網頁及頁面，舉辦利用檔案的宣傳周或宣傳日活動，在活動中可以印發宣傳圖片、回答公眾問題、以知識競賽的形式出一些有關檔案的問題，使廣大群眾通過解答問題了解檔案、了解利用檔案傳承的歷史和文化，在今天的改革開放及建設中國特色社會主義現代化的進程中，吸取歷史教訓，少犯或不犯歷史的錯誤，使國家和人民少受損失，避免大的失誤。另外，為了調動群眾參與的積極性，可以不定期開展一些特殊主題的檔案宣傳日活動，如歷史事件、名人歷史、當地的歷史發展演進等，通過這些活動調動群眾參與的積極性和參與熱情。

（二）檔案館還要盡可能創辦自己的研究、宣傳刊物或出版物。通過刊物進行學術交流、刊登經檔案管理人員編撰的檔案書籍的介紹、發布館藏檔案目錄及現實熱門檔案的內容簡介、介紹檔案知識及宣傳利用檔案的現實價值和作用。把刊物辦的靈活多樣，豐富多彩，通過刊物，宣傳檔案館的改革創新、新理念、新模式、新的運營管理方式等，同時也宣傳介紹館藏檔案的內容、數量等，隨時更新信息，并開發和引導廣大群眾使用檔案和利用檔案的積極性，使檔案充分發揮其為黨、國家、社會及利用者提供優質服務的價值和作用。

（三）優化館藏檔案結構，提高館藏檔案質量。做好檔案的解密和銷毀工作，為了讓檔案充分發揮其作用，就應該挖掘檔案的潛力，不僅要注意接收和收集有價值的檔案，還要對現有檔案進行分類、整理，分析和研究當前黨和國家的工作重點及中心任務，社會現階段對哪些檔案、哪類檔案或哪一時期的檔案需求量大，對這些檔案進行特殊管理，提供特殊服務，為利用者的查閱利用提供安全、方便、快捷、高效的服務。為黨、國家、社會、利用者在建設我國特色社會主義經濟社會中最大限度利用檔案、充分發揮檔案的價值和作用，創造更便利的條件和提供更優質的服務。把檔案利用好，造福國家和人民，為我國可持續發展的經濟社會作貢獻。

（四）為了適應社會快速發展及人們對檔案越來越多的需求，現代化的檔案館必須要充分發揮其功能和作用。不斷提高社會服務水平，為黨、國家、社會和檔案利用者提供優質服務，為此，檔案館必須進行改革和創新，改變傳統的工作方式及運營服務理念。“檔案館應充分把握好時機，促進檔案信息服務管理水平實現質的飛躍。”檔案館不僅要向廣大的人民群眾宣傳檔案知識及利用檔案的價值和作用，還要加強自身建設，進行綜合改革和為適應現代信息化社會發展創新探索。檔案館領導的素質、領導能力、管理運營理念、適應現代信息化社會發展的能力等的提高，檔案館的檔案管理人員的業務素質、檔案管理理論知識、現代信息通信工具使用的熟練程度、管理理念、適應現代信息化社會發展的適應能力等的提高及檔案館的軟硬件環境、設施設備等的建設和更新是檔案館進行綜合改革創新的重要內容和中心環節。只有積極努力進行上述各項改革創新，檔案館才能在不斷發展變化的現代信息化社會持續發揮其功能和作用，實現為黨、國家、社會及檔案利用者提供優質、快捷、高效、便利服務的目的。

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