大數據環境下檔案利用服務體系建設與實施

鄭志強

【摘要】在社會發展與進步的過程中，大數據技術在各行各業得到了廣泛應用。大數據環境下檔案管理工作的重要性不言而喻，必須在傳統檔案管理模式上進行創新，讓檔案管理工作變得更加簡單、快捷和高效，也為今后檔案的利用奠定良好基礎，確保將檔案的作用最大限度發揮出來。本文簡述大數據環境下檔案利用服務體系建設與實施的意義，并提出具體的策略。

【關鍵詞】大數據;檔案利用服務體系;建設

當前檔案利用服務存在很多問題，主要體現在服務理念滯后，服務方式落后，也缺乏完善的服務平臺，不能進一步拓寬檔案服務范圍，這樣導致檔案服務質量難以實現提升，需要盡快建立起更加完善的檔案服務體系。在大數據時代，需要檔案管理部門增強檔案意識，加快檔案資源建設，打造先進的服務平臺，并加強檔案安全工作。為了實現這個目標，檔案部門要將大數據技術的作用發揮出來，建立完善的檔案利用服務體系。這樣才能提升檔案檢索與利用效率，將檔案對社會發展的推動作用體現出來。

一、檔案利用服務體系建設與實施的意義

（一）檔案管理服務理念的轉變。老舊的檔案管理環境下，檔案管理工作者一般把檔案管理當作任務來應對，缺乏正確的工作態度。大數據時代，在檔案利用服務方面有了更高的要求，檔案管理部門應該抓住有利契機，在檔案服務思想上進行創新，形成先進的檔案服務管理理念，關注每個用戶的需求，結合用戶需求提供更具個性化的服務。在完善的檔案服務體系下，檔案管理服務水平才能提升，也保證檔案管理工作效率實現提升。

（二）豐富檔案管理內容。大數據技術的發展與應用，為人們的工作與生活帶來了很多便利，讓大量數據得到有效管理，也促使檔案管理內容變得更加豐富。與此同時，檔案管理已不再是傳統的檔案管理，這樣有利于檔案管理工作的正常開展。當然檔案管理也有利于共享資源，保證檔案得到高效利用，讓用戶需求得到滿足。

（三）轉變檔案服務模式。以往檔案管理工作環境下，檔案管理都被動進行，服務顯得非常枯燥乏味，通常按照用戶需要提供相應的檔案查詢服務。而在大數據時代，檔案管理部門要將多媒體網絡充分利用起來，結合用戶需求創新服務內容，拓寬服務范圍，保證檔案管理效率與質量的提升。

二、檔案利用服務體系建設與實施的策略

（一）樹立大數據和大檔案觀念。大檔案觀念：樹立大數據就是樹立檔案數據，不斷提升檔案管理的范圍。檔案人員是檔案工作順利進行的保障，時代的進步與發展，檔案人員應該增加檔案觀念，把檔案管理拓寬到大數據領域，就是大數據檔案管理。首先，應該知道大數據時代檔案的重要性。隨著社會的進步和發展，各種檔案電子文件不斷出現，這樣對檔案機構的發展很重要，檔案人員應該知道電子文件的重要性，增加對電子文件的檔案管理工作。其次，應該重視政府資源的利用和開發。《政府信息公開條例》中，政府資源的檔案范圍和相關的規章制度明確，檔案人員應該學習相關的條例以及規章制度，增加檔案管理工作和政府資源的關聯，在保證原則的前提條件之下，增加政府資源的開發與研究。

（二）增強檔案形成與利用意識。大數據環境下，辦公條件日益自動化，檔案形成者的范圍不斷增加，各種小體都是檔案形成的主體。但是，社會上群眾對檔案管理不重視，很多群眾對檔案管理不了解，相對應的，歸檔意識不是很重視，個人信息歸檔意識缺乏。電子文件具備原件的作用，個人的日常生活離不開，但是，個人的檔案資源信息很零散，如果不及時歸檔，可能會造成不必要的麻煩。為了強化群眾的檔案形成意識：首先，檔案機構加強宣傳，讓群眾知道檔案形成與利用意識的重要性，幫助群眾正確認識檔案管理工作。其次，群眾應該有檔案資料形成個人資料時歸檔的意識，檔案歸檔，使個人檔案信息規范化。再次，運用大數據的存儲空間，選擇私有云存儲功能，借助云存儲具有成本較低、空間大、安全性高等功能，高效管理個人檔案資料，以此實現個人檔案的管理工作。群眾是檔案管理的最終受益者，群眾大多數缺乏檔案管理意識，檔案未發揮出應有的作用，大數據時代，檔案運用多樣化，網絡利用逐漸增加，給群眾帶來了便捷。就群眾而言，群眾應該知道檔案的社會價值、經濟價值以及文化價值，需要重新對檔案進行定位。與此同時，休閑的娛樂成為群眾的主要娛樂方式，群眾加強對檔案的利用程度，感受檔案所帶來的精神上面的享受。除此之外，為了增加檔案的利用度，群眾應該增加自身的素養，隨時關注自身的信息檢索功能，從大量的檔案信息中快速找到所需要的信息資料，滿足自己的需求，適應新的檢索方式，熟悉檢索的相關軟件，進行實際操作，提高自己的能力水平。

（三）注重信息分析處理。檔案利用服務體系建設當中，平臺可以利用一些最常見的相關軟件，不斷加強檢索功能，對大數據的收集、處理、解析以及運用等相關環節進行嚴格管理，從而提升檔案管理的效果。與此同時，還能提升檔案信息服務的安全、可靠性，讓每個用戶需求得到滿足。對檔案信息大數據服務體系來說，其內容涵蓋了下面幾點：一是檔案收集。通常來說，檔案資源分為內部資源、外部資源、多媒體網絡資源等。在檔案數據收集過程中，要利用大數據平臺實現對檔案資料的采集工作，接下來對內部、外部資源開展相關的整理工作以及存儲，提升了檔案數據的安全性。二是檔案數據的加工。在檔案資料收集完成后，要對各種數據作出相關的整理工作，把整理之后的檔案數據錄入到大數據檢索平臺中。三是檔案信息的運用服務。提供檔案信息服務的過程中，要在檔案數據上深入分析，利用平臺檢索、不同分類、用戶查詢等為用戶提供更加便捷與優質服務，并結合用戶實際需求，讓他們享受到各種鏈接網址。

（四）創新技術，完善檢索工具。就當前的情況而言，檔案檢索工具存在檢索資源缺乏，檢索的范圍不廣闊等缺陷，對高質量、多功能的檢索工具極為需要。首先，應該創建檔案信息庫，快速上傳檔案信息，解決檢索資源缺少的問題。其次，提供多種檢索平臺，提供不同于目錄檢索的功能，滿足用戶多樣化的需要。目前，檢索很多局限于目錄檢索功能，全文檢索沒有利用起來，需要對全文檢索進行開發與完善。最后，需要提高用戶的查詢結果處理方式。用戶的需求不同，檢索習慣和方式也不一樣，對檢索出來的結果選擇也是不同的，應該把用戶的需求和查詢的習慣考慮進去，方便滿足不同用戶的不同需求。

三、結語

總之，當代社會信息化的快速發展，多數競爭轉變為資源和大數據之間的競爭。掌握了先進的信息資源，才能進行大數據的開發與研究，才能實現其價值。大數據的運用給檔案管理工作提供新的動力，推進檔案利用服務的進步，以此實現檔案利用服務快速發展與進步。

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