淺談高中學籍檔案信息化建設

繆芳

高中學籍檔案是學生高中階段成長的真實記錄，是學校人才培養(yǎng)過程中的一項重要資料，是學校教育教學成果的具體體現(xiàn)，也是學校的寶貴資產(chǎn)。其主要內(nèi)容包括學生個人檔案以及學校學籍檔案兩大主要內(nèi)容。學生個人檔案主要是學生成長記錄，內(nèi)容多為學生學習經(jīng)歷以及學生學習過程中有關學生學習成果的代表性作品。學校學籍檔案包含學生的基本信息、家庭信息、綜合素質(zhì)評價、畢業(yè)情況等重要文件。進行學籍檔案信息化建設，是大數(shù)據(jù)時代實現(xiàn)教育管理現(xiàn)代化的必由之路。

一、學籍檔案信息化建設

隨著教育改革的不斷深化，高中學籍檔案產(chǎn)生的領域越來越廣，包涵的信息量也越來越大。傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法適應時代發(fā)展的需求?！叭珖行W學籍管理系統(tǒng)”“學生個人空間”及“福建省普通高中學生綜合素質(zhì)評價信息管理系統(tǒng)”的使用，給高中學籍檔案信息化建設創(chuàng)造了良好的條件。

（一）利用“學籍管理系統(tǒng)”管理學生基本信息。隨著信息技術的飛速發(fā)展，高中學籍檔案管理已進入信息化、數(shù)字化時代。2012年“全國中小學生學籍信息管理系統(tǒng)”建立了學生數(shù)據(jù)庫，并實現(xiàn)全國聯(lián)網(wǎng)運行。該系統(tǒng)收集了基本信息（包括學生照片、全國學籍號、姓名、性別、身份證號、民族、出生年月）、家庭成員信息、獎懲信息、畢業(yè)信息、學籍變動軌跡等信息。全國學籍號是系統(tǒng)為每一個學生建立的全國唯一的以身份證號碼為基礎的電子學籍號，實行“籍隨人走、終身不變”的原則，有效杜絕了重復學籍等問題。系統(tǒng)對學生學籍注冊、學籍檔案管理、學籍異動、升級、畢業(yè)等進行全程信息化管理，實現(xiàn)全國范圍內(nèi)學生流動情況的實時監(jiān)控與管理。學籍系統(tǒng)的綜合查詢欄目提供了在校生查詢、異動查詢、畢業(yè)生查詢、全國學籍查詢等便捷服務，也支持學生信息的導入、導出。

（二）利用“學生空間”管理學生成長記錄?！案＝ㄊ〗逃Y源公共服務平臺學生空間”是應教育部三通兩平臺建設要求，專為學校學生提供的實名制學生網(wǎng)絡學習空間。學生空間以學生成長記錄為核心，用空間描繪成長經(jīng)歷。學校建立《高中學生成長記錄制度》，指導高中學生客觀記錄反映本人綜合素質(zhì)為主要內(nèi)容的活動，真實記錄參加社團活動、科技創(chuàng)新活動、志愿者活動、運動會、軍訓、藝術節(jié)、科技節(jié)等活動情況，用文字、照片、視頻、音頻等方式記錄學生成長的精彩瞬間和累累碩果，讓活潑生動的成長心得，見證高中學生的成長歷程和創(chuàng)新體驗，從全方位、多角度展現(xiàn)學生多姿多彩的精神風貌，體現(xiàn)每一位學生獨具特色的個性特征。同時，也保證了學生檔案的原始性和多樣性。

（三）利用“綜合素質(zhì)評價信息管理系統(tǒng)”管理學生綜合素質(zhì)信息。綜合素質(zhì)評價信息是學生學籍檔案的一個重要組成部分，是我國新一輪基礎課程改革提出的一個新的教育評價內(nèi)容。它從德、智、體、美、能等各方面詳細記錄高中生的成長經(jīng)歷。

我省學生綜合素質(zhì)評價依托“福建省普通高中學生綜合素質(zhì)評價信息管理系統(tǒng)”完成，每學期系統(tǒng)形成一份《學生綜合素質(zhì)評價表》。該表對學生成長過程中的主要經(jīng)歷和典型事例做客觀記錄和寫實性描述，內(nèi)容包括思想品德、學業(yè)水平、身心健康、藝術素養(yǎng)和社會實踐五個方面，真實反映學生高中三年的發(fā)展狀況。“思想品德”主要考察高中生踐行社會主義核心價值觀方面的表現(xiàn)，欄目下設黨團活動、社團活動、志愿活動和公益活動等項目。學生根據(jù)自己“學生空間”記錄的活動如實統(tǒng)計，填寫活動次數(shù)、活動時間、榮譽成果。“學業(yè)水平”主要考察學生知識技能、學習能力方面的情況，由科任教師記錄學生各門學科課程學習內(nèi)容、成績及學科競賽成績，由省教育考試院錄入學生學業(yè)水平考試成績?！吧硇慕】怠庇涗泴W生《國家學生體質(zhì)健康標準》測試綜合得分，以及堅持鍛煉情況?！八囆g素養(yǎng)”記錄學生藝術興趣特長，榮譽獎項和活動競賽情況。“社會實踐”記錄了學生參加軍事訓練、生產(chǎn)勞動、勤工儉學、參觀體驗、研學旅行等活動情況。“典型案例材料”則讓學生遴選最能展現(xiàn)自我風采的典型事例材料，體現(xiàn)學生發(fā)展的個性特征。畢業(yè)前，學生要撰寫自我陳述報告和典型案例材料，班主任撰寫符合學生真實特點的畢業(yè)鑒定，最后系統(tǒng)生成《福建省普通高中畢業(yè)生綜合素質(zhì)評價報告》供高校作選拔人才使用。

二、學籍檔案信息化的意義

學籍檔案信息化以先進的方式彌補了傳統(tǒng)學籍檔案管理的不足，給教育管理現(xiàn)代化管理帶來極大的便利。

（一）學籍檔案信息化模式有利于信息收集和管理。傳統(tǒng)的學籍檔案管理，程序繁瑣，工作量巨大。譬如，高中學生學籍基本信息需班主任或?qū)W生本人提供紙質(zhì)的檔案材料給各科室，每學年往往要根據(jù)各科室的要求完成幾種不同的表格;學生成績由教務處管理;出勤情況、批語及綜合素質(zhì)等級由政教處管理;黨團信息歸學校黨委和團委管理。這些信息最后都要手工匯總到學生的學籍卡片上。由于學校缺乏具體的高中學籍檔案管理條例，部分教師檔案意識薄弱，往往造成學籍檔案信息（如學生獲獎信息等）遺漏或歸檔不及時。當前大數(shù)據(jù)時代，我們使用“學籍系統(tǒng)”進行學籍信息化管理，給學籍檔案的收集和管理帶來了巨大的變革。譬如，高中學生的招生錄取工作在“學籍系統(tǒng)”中完成，新生學籍檔案直接從系統(tǒng)中調(diào)取，學生的基本信息無需錄入，學籍管理員只需設置班級信息，將新生分班名單導入系統(tǒng)，上傳新生照片，系統(tǒng)直接生成“高中學生學籍卡片”。新生學籍檔案就此輕松搞定，大大簡化了程序，提高了工作效率。使用“綜合素質(zhì)評價系統(tǒng)”進行高中生綜合素質(zhì)信息管理，可實現(xiàn)多人異地同時操作。教師只要擁有聯(lián)網(wǎng)計算機，無論何時何地，均可登陸系統(tǒng)上傳學籍信息，各司其職，分工協(xié)作。例如，期末考試閱卷工作結束后，全校教師可以馬上登錄系統(tǒng)導入學生的考試成績。學校領導第一時間就能掌握考試成績的第一手資料。

（二）學籍檔案信息化模式有利于信息整合和利用。學籍檔案信息化模式給高中學籍檔案的信息整合和利用帶來了極大的便利。班主任可以利用學籍管理系統(tǒng)導出的學生基本信息，并通過excel和word的郵件合并功能，自動批量填充所需要的各種表格和證書。高中學籍檔案信息化管理能對學生考試成績作精確的數(shù)據(jù)分析，并通過形象的圖表呈現(xiàn)出來，十分有利于教師們掌握自己的教學效果，及時調(diào)整下一階段的教學計劃，以便因材施教，提高教學效率。學籍檔案信息化，更是班主任的得力幫手，他們能隨時檢索調(diào)閱學生的檔案信息，如家庭住址、家庭成員及電話等，準確掌握和利用學生學籍信息，方便了家校交流與合作。學校領導也可以通過學籍信息化管理掌握全校教育教學情況，方便全面部署學校工作。

三、學籍檔案信息化提升

當前，我們進行學籍檔案信息化管理雖然取得了一些成效，但是信息化水平仍處于低級階段，還需不斷改進和提升，以適應大數(shù)據(jù)時代教育現(xiàn)代化管理的要求。

（一）建立制度，增強意識。為促進高中學籍檔案信息化管理，學校領導和教師應當轉(zhuǎn)變觀念，提高學籍檔案信息化管理意識，學校要建立《高中學籍檔案信息化管理制度》，對高中學籍檔案信息化的意義和作用，學籍檔案的歸檔內(nèi)容、歸檔時間以及相關責任人等要做明確規(guī)定。學校要通過教師大會、學校微信公眾號、QQ群等對該制度內(nèi)容進行廣泛宣傳，使學籍檔案信息化意識深入人心。

（二）優(yōu)化系統(tǒng)，提升水平。目前的學籍檔案需要由多個系統(tǒng)共同管理，信息化管理水平處于低級階段。“學籍管理系統(tǒng)”和“綜合素質(zhì)管理系統(tǒng)”部分檔案信息重復（如學生基本信息、異動信息、獎懲信息、班級信息等），浪費了系統(tǒng)資源和人力物力。同時，“學籍系統(tǒng)”功能還不夠完善（如無法批量調(diào)整班級學生名單，無法批量導入學生畢業(yè)證號碼等），使得學籍檔案管理工作還不夠方便、快捷。未來教育主管部門還需整合和優(yōu)化學籍管理系統(tǒng)功能，將“學籍管理系統(tǒng)”和“綜合素質(zhì)評價系統(tǒng)”整合成一個功能更加強大的“學籍管理系統(tǒng)”，減少重復信息，加大系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析應用功能（如學生成績質(zhì)量分析等）和信息整合功能，自動生成學校需要的各種表格和證書（如畢業(yè)生花名冊、學生證、畢業(yè)證等），以供學校選擇和使用。

（三）加強管理，確保安全。學校在進行學籍檔案信息化管理過程中，還需要重視強化學籍檔案管理系統(tǒng)的安全保障。學校要配備專業(yè)素養(yǎng)較高的學籍管理員。學籍管理要配備專用電腦和移動硬盤等設備，并安裝防火墻等軟件、做好查毒殺毒等保護措施。在內(nèi)部管理當中，學籍管理員要使用高密級密碼，對教師、學生等進行權限設置，使其只有在實名驗證之后才能登錄到學生學籍檔案系統(tǒng)當中。為了避免因網(wǎng)站或系統(tǒng)問題導致學籍檔案信息丟失，我們有必要對全國學籍系統(tǒng)數(shù)據(jù)導出備份。我們導出數(shù)據(jù)的使用和管理，一定要嚴格依據(jù)《福建省中小學生學籍信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)導出使用管理實施細則》的要求，嚴格執(zhí)行，以保障高中學籍檔案信息的安全。

（四）加強培訓，提高素質(zhì)。高中生學籍檔案的信息化建設離不開高素質(zhì)的信息化檔案管理專業(yè)人才的支撐和保障。為了確保大數(shù)據(jù)時代學籍檔案管理信息化工作的順利開展，教育主管部門和學校要引進檔案管理專業(yè)人才，不斷加強對學籍管理人員進行培訓和指導，努力培養(yǎng)一批既熟悉學籍系統(tǒng)功能又精通信息技術和檔案管理業(yè)務的高水平、高素質(zhì)的學籍檔案管理人才，并對學籍檔案管理人員提供上升空間和機會，以激發(fā)學籍管理人員的工作積極性，促使他們進行更高層次的探索，更好地為教育現(xiàn)代化提供服務。