淺談企業檔案信息資源的利用價值

王茹

【摘要】檔案是企業重要的信息資源，屬于企業的資產，檔案信息資源的利用價值是檔案工作永恒的主題。隨著社會主義市場經濟的完善和發展，及國際經濟一體化進程的加快，企業檔案信息資源的利用工作越來越緊迫。以我公司為例，檔案信息資源利用工作的優劣，是檢驗檔案管理工作整體水平的“試金石”。開發有效的檔案信息，挖掘其潛在價值，是推動企業科技進步，提高企業經濟效益的有力保證。

【關鍵詞】檔案信息資源;利用價值

一、概述

渭河發電有限公司于1987年進行擴建工程的建設，建廠初期水源地道路、深井、各種管道、儲灰場等配套設施需征用土地，按照陜西省、咸陽市人民政府的批復，公司征用了陜西省咸陽市渭城區正陽鄉部分村民的耕地、國有河灘地，對耕地的補償安置事宜，已按有關協議和政策法規辦理。2015年以來，陜西省人民政府為了加快西安等關中地區的經濟發展，推出西（安）咸（陽）一體化的發展戰略。由于陜西渭河發電有限公司的二、三期灰場等土地使用證已到期，所以西咸新區秦漢新城要收回1998-1999年對陜西渭河發電有限公司的劃撥地2285.253畝。在收回過程中，陜西渭河發電有限公司檔案室通過查閱大量檔案，為公司爭取補償土地提供了材料支持，促進工作的順利進行。

（一）主要做法。2014年底，陜西省為了發揮西安-咸陽作為國家創新城市發展方式試驗區的綜合功能，更好地推進“一帶一路”建設，提出西（安）咸（陽）一體化發展規劃，將原來的西安、咸陽兩市所管轄7縣（區）23個鄉鎮和街道辦劃歸西咸新區管理，陜西渭河發電有限公司所在的灰場、水源地、深井、除灰管道等配套設施處于范圍之內。而陜西渭河發電有限公司2002年辦理的二、三期灰場等土地使用證將于2017年到期，2255.253畝土地使用權也將注銷收回。陜西渭河發電有限公司積極響應政府的號召，全力配合，并成立灰場用地征遷協調小組推進工作。后來渭河發電有限公司與秦漢新城管委會簽訂《陜西渭河發電有限公司二、三期灰場等國有土地使用權收回協議》，但由于協議事項未完全執行，陜西渭河發電有限公司公用事業服務公司向秦漢新城管理委員會擬文說明其中的具體情況，督促政府相關職能部門加大工作力度，盡快完成灰場土地補償和地面附著物補償工作。要收回土地必須補償（每畝作價12.34萬元，秦漢新城向陜西渭河發電有限公司作價282032569元），新的灰場用地也應該落實。

（二）查閱資料。為推進賠償的落實工作，向政府有關部門提供有力依據，渭河發電有限公司檔案室根據灰場用地征遷小組的需求，查閱了相關檔案資料：二期灰場土地征好咸國用2002字第024號NO。016458172及三期灰場土地證號咸國用2002字第025號NO。016458165，確認土地證存在;人民政府審批土地件（陜土批字發〔1998〕196號）;咸陽市人民政府審批土地件（咸地字〔1999〕43號）;陜西省人民政府審批土地件（陜土批字發〔1998〕326）、咸陽市人民政府審批土地件（咸地字〔1999〕40號），確認土地證存在。且陜西渭河發電有限公司1998年在征收附近村民的耕地時按照國家當時的規定進行了賠償，賠償憑證現保存在陜西渭河發電有限公司檔案室。通過查閱這些檔案，充分說明我公司這2255.253土地在使用過程中，手續齊全、合法，為陜西渭河發電有限公司在于秦漢新城管委會的交涉提供了大量歷史材料，增加了渭電公司談判的主動性。

（三）結果。現在陜西渭河發電有限公司與秦漢新城管委會的土地置換工作進展順利，其中陜西渭河發電有限公司停車場，正元灰渣場、燃料磅房等地已完成搬遷。但是由于《陜西渭河發電有限公司二、三期灰場等土地使用權收回協議》未完全執行，暫不能全部移交二、三期灰場等土地使用權，為不影響西咸新區重點工程項目按期開工，陜西渭河發電有限公司經研究決定，同意在二、三期灰場土地上核減532.96畝土地用于重點項目建設，在原土地證上做出新的勘測測繪和標注，原土地證不更換，待協議完全執行后，全面移交二、三期灰場土地證。經過核減的土地證及勘測測繪標注資料，依舊保存在陜西渭河發電有限公司檔案室。

二、本企業信息資源的開發與利用策略

（一）加強檔案信息資源的管理與整合能力。檔案信息資源是本企業管理與發展的重要資源，應進行嚴格的管理，強化檔案信息管理人員的信息意識和管理意識，對本企業檔案信息資源進行有效的整合、統籌和規劃，嚴格執行檔案信息管理標準，對信息資源進行及時的跟蹤整理，確保檔案信息在調取、查閱、歸檔等環節的嚴格管理，確保檔案信息資源的完整性、準確性、真實性和系統性，提高檔案信息管理人員的專業水平與職業素養，不斷加強檔案信息管理水平，提高檔案信息管理的工作效率，強化崗位責任與崗位要求，提升對檔案信息資源的獲取、篩選、審核、保管及取用能力，尤其是本企業重要的檔案信息，應加強審核與管理水平，提高信息安全等級，從而促進本企業檔案信息資源管理的整體水平和效率。

（二）加快信息技術在檔案信息資源管理中的應用。隨著信息技術的快速發展，檔案信息資源應借助計算機網絡與大數據平臺進行信息資源庫的建設與應用。本企業應重視檔案信息資源的信息化建設，開發與應用適宜的檔案信息管理平臺，充分利用大數據資源，實現對檔案信息的采集、查詢、檢索、共享等功能，并針對本企業的實際情況，提供個性化的信息服務;同時，充分利用計算機與大數據技術，對現有的檔案信息進行有效的收集、整理、審核、保管和統計，加快檔案信息日常辦公的自動化建設，利用互聯網平臺實現檔案信息的在線借閱、在線傳送、在線歸檔、在線審核等功能，從而有效提升本企業在檔案信息資源管理中的效率，減少人力資源成本，提升檔案信息管理的安全性與時效性。

（三）強化檔案信息資源的服務功能。檔案信息資源的建設和管理，是為了滿足本企業的實際需求，更好地為企業的各項經營管理決策提供數據和信息上的支持，因此檔案信息資源的服務功能，對企業的整體運營與發展而言至關重要。在檔案信息資源管理的制度建設上，應突出其服務功能，盡量提升檔案信息調取和查閱的效率和速度，簡化審核流程，保障檔案信息能夠及時傳送到需要的部門和人員手中，充分發揮其實用價值;不斷提升檔案信息管理人員的服務意識，在日常工作崗位，不斷優化檔案信息資源管理的水平，建立科學的檔案信息服務系統，從而確保檔案信息的收集、保管及使用能夠充分滿足企業實際工作的要求，做好科學編目、方便檢索;提高檔案信息管理人員的職業素養與職業態度，加強對檔案信息資源管理重要性的認識，從而不斷提升崗位責任感，充分實現自身崗位工作的價值，以服務的姿態和態度面對檔案信息資源的管理工作，從而更好為本企業各部分提供服務。

三、本企業檔案信息資源的利用價值體現

從以上案例中，本企業檔案信息資源的利用價值充分得到了體現：一是重視檔案資源的開發利用價值;二是加強檔案資源的收集和管理工作;三是依托檔案信息資源，維護企業的利益;四是發揮檔案資源經濟效益和社會影響。

四、小結

本案例歷經3年多的時間，過程中涉及的案卷共用6卷，中間形成的資料有10卷，通過多方努力，最后達成一致協議，為繼續處理新的灰場及置換土地打下了基礎。正是渭電檔案室通過查閱大量的檔案文件，使渭電公司在與政府部門的談判中，能夠爭取賠償，保護了公司利益，充分發揮了檔案信息資源的利用價值。

【參考文獻】

[1]李丹.論檔案信息資源開發利用中檔案價值的實現[J].辦公室業務，2017（09）：57.

[2]陳愛戀.淺談檔案信息資源的開發與利用[J].科技展望，2015，25（31）：192-193.