通信企業印章與證照檔案信息化建設實踐與思考

冉淑紅

【摘要】通信行業作為信息化建設的重要參與者和引領者，理應充分利用信息技術，開發利用信息資源，促進信息交流和知識共享，建立安全、便捷、共享的印章與證照檔案信息化管理模式，提供高效、準確的檔案信息利用，為通信企業中心工作做好支撐和服務。本文就構建企業印章與證照檔案信息化管理模式進行分析探討。

【關鍵詞】印章檔案;證照檔案;信息化;風險管理

隨著通信企業對信息化建設的高度重視，以網絡技術為核心的信息技術已成為企業生產、經營管理不可缺少的支撐，信息化水平的高低成為通信企業現代化程度和綜合實力的重要標志。面對嶄新的數字化、信息化、網絡時代，加快企業印章和證照檔案管理利用信息化發展勢在必行，下面以印章、證照檔案管理實踐為例，進行分析探討。

一、印章與證照檔案管理信息化的必要性

印章與證照管理風險是公司內部控制管理的重大法律風險之一，雖然一些企業建立了明確的管理流程和管控辦法，但在實際工作中印章與證照檔案的管控尺度難以把控，管理疏失無法避免。另外，隨著社會的發展，廣泛應用的激光排版等技術為不法分子復刻印章、辦理假證照提供了可乘之機，“假印章”“假證照”在各行業時有出現，由此帶來的糾紛及損失不時發生。伴隨著企業的發展，全省所屬各單位利用印章及證照檔案審批時間長、效率低的矛盾日益突顯。為規避企業風險，提供最大化檔案信息資源利用，并確保便捷高效已經成為企業實現檔案管理跨躍式發展的重要一環。鑒于此，我單位充分利用現有檔案信息化資源，將印章和證照管理納入檔案管理全流程，充分利用公司辦公自動化系統，在公文流程引擎下，創新了印章和證照辦公內網審批，開發了印章及證照使用流程，覆蓋了全省聯通各級企業，效果顯著，有效規避了“假印章”“假證照”帶來的風險，提高了工作效率。

二、印章與證照檔案管理信息化存在的突出問題

河北聯通是一家具有百年發展歷史的通信運營企業，下轄12個市級分公司、149個縣級分公司，云公文和數字檔案館作為企業重要運營支撐平臺，實現了互聯互通和文檔一體化管理，數據共享為企業員工提供了極大便利，也為企業檔案信息建設奠定了建設基礎。但印章和證照檔案的利用仍以傳統方式進行管理，與高速發展的企業信息化管理水平相比嚴重滯后。主要表現為：一是所屬各級單位利用印章和證照審批，需要按照《用印審批單》和《借用企業證照申請表》分別履行審批，并且是紙質轉簽，一般要經過本單位部門審簽-相關部門會簽-本單位公司領導審簽-省公司相關部門審簽-辦公室審簽-省公司主管領導審簽，涉及6個審簽環節，經常因簽字人出差或臨時有事不在，不能及時簽字，導致手續不全不能及時加蓋印章和利用證照。二是所屬各單位加蓋印章和利用證照原件，外地單位往往要出差來省公司履行簽字手續，有時因簽字手續不全，按規定不能借出和加蓋印章，需住宿等待，不僅增加了人工成本而且影響了檔案利用效率。三是因手續繁瑣，利用印章和證照檔案周期長、成本高，經常會降低辦事效率，甚至影響部分員工職稱評審等重要個人事項，時有造假事件發生。

三、印章與證照檔案管理信息化路徑構建

（一）納入流程管理。為提高工作效率，有效管控風險，加強公司印章及證照檔案管理，本企業從前端控制著手，創新印章和證照辦公內網審批流程，將印章管理和證照管理作為一個審批流程，納入檔案全過程管理。具體作法是將省公司本部各類印章及證照使用審批流程合并為一個流程，并由原來的紙質審批改為辦公自動化系統（OA）網上審批，辦公內網審批流程（見印章證照使用操作流程示意圖）如下：1.在公司OA辦公平臺上選擇“印章和證照申請”-省公司印章。2.簽寫時間、部門、發往單位、用章事由、具體事項、印章和證照名稱、份數。3.加載依據文件、蓋章證明文件。4.上傳需蓋章材料。5.主辦部門負責人審核簽署意見。6.如需相關部門會簽，由主辦部門（中心）負責人提交相關部門負責人簽署意見。7.主辦部門（中心）負責人提交辦公室總經理或副總經理審簽意見。8.必要時提請省公司領導簽批意見。9.提交公司印章證照管理人員蓋章或打印審批表借閱證照。

（二）規范印章證照管理。取消公司辦公自動化系統（OA）所有文種的電子印章，規避了電子印章復制使用的風險;梳理建立省公司印章明細和印模清冊，明確適用范圍;將公司級印章在公安局備案，進行印章加密，實現防偽、可鑒別，降低印章及證照的使用風險。同時，將公司各類證照進行分門別類，建立證照清冊，并梳理過去的借閱方式和用途，做好原件管理和復制件備份工作，建立了前端控制、過程管控和利用效果反饋環節，規范了印章及證照檔案的管理。

（三）加強過程管控。在辦公自動化系統（OA）起草用印申請時，申請人需寫明利用印章檔案的用途及用印頻次，附件務必上傳所有用印的文件，不在附件內的文件不得加蓋公章，既方便了用印文件的記錄、查找和歸檔，又做到了印章管理透明可視、有據可查、責任可追溯。這樣在提高工作效率的同時，有效規避了用印申請與用印結果不一致的情況，并為日后利用效果反饋和劃清責任界面提供了依據。

（四）簡化審批流程。辦公自動化系統（OA）審批流程，在不需要原件的情況下，只需經過三個審批環節，使用者發起-使用者部門領導審核-辦公室審批，審批通過后，將審批表打印出一份紙質文件，即可辦理印章和證照的利用。證照復印件加蓋公章，須經檔案館加蓋借閱章方可辦理，形成了完整的蓋章流程。審核環節還可通過手機“隨沃行APP”進行移動辦公，一次用印申請最快10分鐘即可完成，避免了傳統審批方式需要紙質文件起草、部門會簽、部門領導簽字等繁文縟節，同時也避免了外地各借閱單位因為審批手續不全而多次往返簽字的麻煩，大大節省了等待時間，降低了人工成本，提高了辦公效率。此印章證照流程自2016年啟用以來，提供了3493條線上借閱審批，實現了申請零差錯、高效率流轉，為公司各部門、各單位的業務運轉提供了良好支撐。

四、印章與證照檔案管理信息化效果

此流程自啟用以來，為公司各部門、各單位的業務運轉提供了良好支撐。主要表現在：一是借助辦公自動化系統（OA）實現檔案利用信息化功能，加強了檔案利用信息化前端控制，節省了人力物力。二是將印章納入檔案全流程管控，有效控制了“假印章”風險，實現了印章及證照檔案利用高效率流轉。檔案利用信息化在辦公自動化系統（OA）中的成功應用，受到集團公司領導的好評，辦公自動化系統（OA）線上印章證照審批流程在全集團范圍內廣泛推廣。三是通過線上印章證照流程應用，為領導、公司本部和基層提供全面、及時、有效的檔案支撐服務。

五、結語

在云計算、大數據、物聯網等新技術應用日新月異的背景下，為確保檔案信息化與通信企業信息化同步發展，檔案部門應主動作為，借助新技術的應用，為檔案信息化插上騰飛的翅膀。在檔案信息化管理過程中，積極探索印章和證照檔案利用信息化管理模式，作為檔案利用服務的一個縮影，不僅提高了檔案管理效率，同時也有效規避了檔案利用服務的潛在風險。

【參考文獻】

[1]鄔春陽.公安部打擊"假印章""假公文""假證件"十大典型案件[N].人民公安報，2019.

[2]石偉.信息化時代應如何做好檔案管理的創新及發展[J].辦公室業務，2019（6）：127.

[3]畢建新，李東，劉衛，劉開強.電子文件單軌制管理探索——以國家自然科學基金項目電子文件為例[J].檔案學通訊，2019（5）：58-64.