應(yīng)用精細(xì)化理論 加強公文管理建設(shè)

湯洋 合思琦 戴芳 郭映秋

【摘要】精細(xì)化理論被運用在越來越多的行業(yè)和領(lǐng)域中。本文分析了公文管理所涉及的范圍及問題，提出了構(gòu)建精細(xì)化公文管理體系的對策，探討了精細(xì)化理論在公文管理建設(shè)中取得的成效。

【關(guān)鍵詞】精細(xì)化;公文;管理

公文是企事業(yè)單位各項工作及活動重要的信息載體，同時也是處理各項事務(wù)的重要形式和手段。公文管理的水平，體現(xiàn)了企事業(yè)單位的管理水平。在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化時代的新形勢下，對公文管理提出了更高的要求。結(jié)合公文管理涉及的范圍及問題，探索構(gòu)建精細(xì)化公文管理體系的對策，是各個行業(yè)和領(lǐng)域管理工作中一項值得探討和研究的課題。

一、公文管理涉及的范圍及問題

（一）公文處理過程中的管理及問題。公文處理過程包括收文、發(fā)文、傳閱及歸檔等具體事項，整個公文處理的過程就是對行業(yè)信息、行政信息處理加工的過程，各個行業(yè)及領(lǐng)域管理職能的實現(xiàn)，都依賴于信息及對信息的處理?，F(xiàn)階段公文處理在各個環(huán)節(jié)均存在不同程度的問題，比如收文分類登記不清晰、傳閱效率低、各個部門對接不及時不完善、發(fā)文文種使用不當(dāng)或格式不規(guī)范、歸檔交接滯后材料不全等，這些問題導(dǎo)致收文后續(xù)工作不便，公文積壓、公文丟失、歸檔錯誤等情況時有發(fā)生，直接影響了單位的工作效率，進而影響了企事業(yè)單位發(fā)展的勢頭。

（二）電子公文的管理。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化時代的發(fā)展，電子政務(wù)被越來越多地應(yīng)用到各行各業(yè)和各個領(lǐng)域當(dāng)中。電子公文作為電子政務(wù)的一項重要內(nèi)容，電子公文管理如何，對電子政務(wù)建設(shè)與發(fā)展具有舉足輕重的影響?，F(xiàn)階段電子公文的管理面臨一些問題，如何保證電子公文歸檔的原始性、如何對電子公文進行歸檔、如何規(guī)范電子文件的管理都是亟待解決的問題。

（三）保密公文的管理。保密公文的管理，關(guān)系到黨和國家的秘密安全，關(guān)系到各個行業(yè)及領(lǐng)域各項事業(yè)和工作的順利進行。隨著我國改革開放的深入和發(fā)展步伐的加快，信息化進程發(fā)生重大變化，公文保密工作面臨新的困難和挑戰(zhàn)。首先，由于各個單位、各個行業(yè)不同領(lǐng)域的特殊性，保密意識參差不齊。有的單位屬于軍工涉密企業(yè)，百分之八九十的業(yè)務(wù)屬于涉密業(yè)務(wù)，員工的保密意識已建立在平時的日常工作中。但有的單位業(yè)務(wù)不涉密，一年到頭可能只會收到不過10份涉密文件，容易出現(xiàn)“無密可?！钡恼J(rèn)識誤區(qū)。其次，各行業(yè)領(lǐng)域的保密制度及制度的落實有差距?，F(xiàn)有很多單位公文保密制度已經(jīng)建立并完善了幾十年，現(xiàn)在已經(jīng)有一套行之有效的管控辦法，但仍有很大一部分單位由于涉密事項少或近期才開始有涉密事項，故還沒有建立起完整、系統(tǒng)的公文保密制度。再次，公文管理人員隊伍素質(zhì)有差異，黨政機關(guān)設(shè)有專職公文管理人員，經(jīng)過規(guī)范化培訓(xùn)和高頻率的工作實操經(jīng)驗;而企業(yè)或者事業(yè)單位的公文管理人員大多為兼職人員，具有很大的流動性，不利于隊伍素質(zhì)的提高。

二、構(gòu)建精細(xì)化公文管理的對策

（一）加強制度建設(shè)。制度是一切工作的準(zhǔn)繩和落腳點，在我國，各行業(yè)領(lǐng)域的公文管理都要依據(jù)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》來進行。制度需重視細(xì)節(jié)，按照各單位的實際情況還可制定公文相關(guān)的實施細(xì)則、實施辦法等作為補充制度，如各單位（機關(guān)）公文處理辦法、涉密公文管理實施細(xì)則、公文歸檔實施辦法、電子公文處理辦法等。為了確保制度的有效落實，進一步提高辦文質(zhì)量，完善公文管理水平，提高工作效率，制度的制定需要具備可操作性、時代性、科學(xué)性等特點，在符合新形勢新要求的基礎(chǔ)上，要便于操作、提高工作效率，同時還要考慮整體進行合理規(guī)劃統(tǒng)籌。另外，還要明確公文管理各個環(huán)節(jié)的范圍和職責(zé)，如明確公文的起草由發(fā)文部門負(fù)責(zé)，公文的核稿、回退、簽發(fā)、發(fā)文、查詢等環(huán)節(jié)由黨政辦公室負(fù)責(zé)。再次，可以考慮公文管理與績效掛鉤，確保公文管理有積極性、約束性，確保公文管理落到實處。

（二）加強公文管理人員隊伍建設(shè)。制度是管理的關(guān)鍵，但制度要明確到具體的執(zhí)行者。因此，在具體工作中，要強化公文管理人員的責(zé)任意識，努力提升處理事務(wù)的能力，提高辦事成效?？梢酝ㄟ^定期培訓(xùn)、建設(shè)辦公室文化等方式，在學(xué)習(xí)、分享工作心得體會的過程中，提高公文管理人員整體素質(zhì)，使公文管理過程能夠在按程序辦理的基礎(chǔ)上提高效率。如定期參與各省份文秘協(xié)會舉辦的公文寫作管理培訓(xùn)班，每月召開工作總結(jié)研討會，在辦公室中設(shè)置文化墻，在新的氛圍和工作學(xué)習(xí)環(huán)境下，樹立新觀念，掌握新規(guī)范，提高新時代的公文管理質(zhì)量及水平。

（三）加強公文辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)。精細(xì)化管理在國內(nèi)企業(yè)管理工作中已初見端倪，其中一項表現(xiàn)是一些大中企業(yè)已建立或者正在建立管理信息系統(tǒng)。辦公自動化中公文管理是一個重要的板塊，隨著政府對精簡辦文辦會的倡導(dǎo)，應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)進行公文管理可有效地提高效率、節(jié)約成本、提高管理水平和資源使用效率。北京林業(yè)大學(xué)研發(fā)了自有的OA系統(tǒng)，公文管理作為OA系統(tǒng)的核心部門，主要分為擬稿、送審、審批、辦結(jié)4個部分。將整個公文管理的過程進行精分、細(xì)分，明確各階段具體辦理的事項及負(fù)責(zé)人，并將整個過程在辦公自動化系統(tǒng)中進行系統(tǒng)化記錄和管理。有效明確了公文管理人員的職責(zé)，減少了資源的浪費，顯著提高了工作流轉(zhuǎn)的效率。

三、精細(xì)化理論在公文管理建設(shè)中的成效

（一）公文制度深入人心。應(yīng)用精細(xì)化理論加強公文管理建設(shè)是知識積累和智力貢獻的過程，從某種意義上說，知識積累既是公文精細(xì)化管理的促成因素，更是實踐經(jīng)驗與成果的積累。公文代表著一個單位的門面，是一個單位水平、層次的表現(xiàn)，公文規(guī)范的重要性不容忽視。運用精細(xì)化理論與公文管理結(jié)合后，在行之有效的公文管理制度的規(guī)范下，有效加強了制度意識、責(zé)任意識，提高了公文管理的規(guī)范程度。

（二）執(zhí)行能力、工作效率穩(wěn)步提升。將精細(xì)化管理理念與公文相關(guān)工作緊密結(jié)合，建立管理信息系統(tǒng)。應(yīng)用現(xiàn)代化的辦公自動化管理系統(tǒng)管理公文，作為執(zhí)行人員，可以通過辦公自動化系統(tǒng)的公文辦理意見，及時得知領(lǐng)導(dǎo)對于工作的指示和決定，從而迅速改變執(zhí)行方式。另外，文件實現(xiàn)了通過管理信息系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，實現(xiàn)了無紙化辦公，降低了人力成本、時間成本，使以往繁瑣的公文管理變得快速便捷，提高了公文管理的執(zhí)行能力及工作效率。

四、結(jié)語

精細(xì)化理論與公文管理相結(jié)合是為了實現(xiàn)整體管理目標(biāo)而進行的探索，是一個長期系統(tǒng)的工程，也是新時期對管理創(chuàng)新工作提出的更高的要求。需要公文管理人員充分重視，認(rèn)真執(zhí)行公文管理的方針政策;需要管理部門結(jié)合各單位工作的實際，制定完善的制度;需要全員參與和配合，嚴(yán)格執(zhí)行精細(xì)化管理的工作體系;為提高公共部門管理能力和服務(wù)能力做好準(zhǔn)備。

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