關于不動產檔案的利用與保密探析

摘 要：房地產市場由于人們物質生活水平的提高與城市化進程的進一步發展而獲得迅猛發展，不動產檔案是房屋建設當中至關重要的部分，是城市拆遷規劃、房屋交易及產權權屬登記等工作的重要基礎。不動產登記資料查詢是人們辦理不動產買賣與繼承等關鍵基礎性支撐，也是不動產登記機構的重點服務事項。不動產檔案的利用與保密涉及面廣，責任極大。在當前社會形式下，如何提高不動產檔案保密責任意識，加強牢固保密防線是當今檔案管理工作的重要課題。鑒于此，本文對不動產檔案的利用與保密進行了探討。

關鍵詞：不動產檔案;利用;保密

不動產統一登記工作在房地產市場發展中起到了不容忽視的作用，隨著不動產統一登記工作的進一步發展，人們越發關注不動產檔案管理工作。因國內不動產檔案管理工作發展較晚，尚存在不重視不動產檔案的利用與保密管理工作的現象，還沒有形成相對完善的利用保密管理體系。雖然《不動產登記暫行條例》與《不動產登記暫行條例實施細則》都強調了必須重視不動產登記檔案信息的安全管理工作，然而在實際工作中，不動產登記機構的檔案保密效果并不理想，所以需重視不動產檔案的利用與保密意識，有待進一步增強不動產登記機構檔案利用與保密管理水平。

一、加強相關律法學習，提高利用服務能力

我國1956年頒發了《中華人民共和國檔案法》，后陸續頒發了《中華人民共和國保密法》、《中華人民共和國城市房地產管理法》、《不動產登記暫行條例》等相關法律法規，檔案工作者需要在日常工作中認真學習并切實貫徹國家相關法律法規，以法律為基礎，根據不動產檔案的實際情況，對不動產檔案管理與利用制度進行完善，掌握利用者的真實意圖，不僅做好檔案的利用工作，還要避免檔案的失密與泄密，從而維護權利人的合法權益不被侵犯。此外，必須嚴格規定是權利人、利害關系人以及特殊國家機關身份才可具有調取檔案的資格，私自侵犯紅線和違法違規，都將造成無法彌補的損失。因此，工作者必須深化法制教育，提高不動產檔案利用服務能力。

二、提高工作人員素質，強調履職盡責

不動產檔案是一種特殊檔案，具有較強的專業性與知識性，要求檔案工作者不斷提高分析甄別能力。檔案查詢工作涉及了審批流程全過程中的邏輯判斷、庫房管理分區、產權、測繪、法律及規劃等方面，做好不動產檔案工作必須具備專業知識，清楚黨和政府對不動產管理方面頒布的各種政策方針，不僅要具有良好的職業道德和全身心為人民服務的思想理念，還需要加強有關學科知識的學習。盡可能做到讓每位利用者最多跑一趟，這就要求不動產檔案工作人員需要具備極高的專業修養、良好的溝通能力及心理承受能力，來解決問題與矛盾。對待與條件不相符的利用者，要曉之以理動之以情，令其心悅誠服，以維護社會的穩定。

三、健全保密工作制度，增強檔案工作規范性

我市不動產登記機構于2016年從國土、林業、房產交易等單位抽調30名干部、職工組成，負責全市五城區的不動產工作。成立伊始，檔案管理只有1名在編干部，加上2～3名社會騁用人員。因此在不動產檔案利用與保密工作中，不動產登記機構并沒有完全根據相關法律制定有關的利用與保密制度，只是將檔案簡單整理加以保存。為提高不動產檔案利用與保密工作水平，不動產登記機構應切實貫徹《中華人民共和國保密法》，根據不動產登記機構具體發展情況，制定與機構發展相符的檔案保密制度，針對不動產檔案查閱、利用及保密等方面，設定相配套的保密機制，有效提高不動產登記機構的保密工作效率。不動產登記機構還需要重視不動產檔案的日常管理工作，嚴格依照相關制度做好不動產檔案的調閱及銷毀工作。在進行查檔、調閱、利用、保密及銷毀等工作時，都必須由指定領導人簽字審核，從而防止在這些操作過程中出現不動產檔案信息泄密的問題。在實際工作中，一旦發現不動產檔案信息存在泄密問題，就需要即刻調查泄密原因，并采用對應的措施加以補救。開展不動產檔案保密工作必須堅持有法必依、執法必嚴、違法必究原則，促進不動產檔案管理工作向規范化發展。

四、正確處理不動產檔案對外利用與保密關系

不動產檔案信息資源利用有效體現了發揮物權公示作用，更是做好不動產檔案工作的核心目標。隨著國內房地產市場加速發展，不動產登記信息查詢需求與查詢量逐漸增多，并且查詢結果具有極高價值，使得人們越發倡導不動產登記信息查詢開放化。然而由于不動產檔案信息中含有較多個人隱私與商業機密，所以如何正確處理不動產檔案對外利用與保密工作是不動產檔案管理工作的一項重要內容。對此，有必要在嚴格落實相關保密法規基礎上，有序開展不動產檔案利用與保密工作。重點從以下幾方面出發：首先強化制度建設，查詢規范化。利用制度確定不動產檔案信息查詢方式和住房信息查詢操作規范。針對新添加的查詢需求，秉承嚴謹而開放的態度，需要利用好不動產登記信息資源的同時與維護好權利人相關的合法權益。二是理順管理，建立細致分工的查詢服務體系。在市政務中心、不動產登記中心和檔案館設置兩級查詢窗口，市政務、登記中心窗口接待全市個人不動產信息查詢，檔案館窗口主要便于政府、司法等特殊查詢。其三合理分配受理與查詢權限，健全查詢系統的權限管理。最后是防范潛在風險，對查詢人員加強監督，防止出現超范圍、超權限的查詢，防范因不熟悉工作程序或出于人情、私心、泄露他人資料檔案秘密，真正實現所有查詢業務都有跡可尋。

結束語

綜上，從單純的房屋產權登記檔案管理與國有土地登記管理，再到已覆蓋的土地不動產登記管理，我國不動產檔案管理勢必會出現重大改革。而對不動產檔案所具有的完整性、安全性及高效利用的要求，將隨其管理事業的發展而長遠存在。這需要不動產檔案管理工作人員提高自身職業素養，提高法律意識，認真履行職責，不斷加強學習，在需要服務社會的同時保障權利人的合法利益。當然，還應該積極利用高科技來管理不動產檔案信息，為新時代不動產檔案利用與保密工作賦予生命力，為今后不動產檔案管理工作提供新思路。

參考文獻

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作者簡介：

周長清（1962.11）男，廣西桂林人，大專，研究方向：不動產檔案管理