基層民政檔案管理存在的問題及對策

劉艷梅

摘 要：基層民政服務(wù)部門在社會發(fā)展中對人們的生活有重要的保障作用，能夠維持人們生活的穩(wěn)定與和諧，是我國政府體系中的重要部門之一，承擔(dān)著保障民生的重要責(zé)任。革新基層民政檔案管理的工作模式是提升民政部門工作水平的重要方式之一。目前，基層民政檔案管理工作仍然存在著很多問題，使檔案管理工作無法發(fā)揮真正的作用。基層民政部門結(jié)合人們的需求以及實(shí)際工作情況，切實(shí)加強(qiáng)基層民政檔案管理工作，保障人民生活的權(quán)益。

關(guān)鍵詞：基層民政;檔案管理;問題對策

隨著民政工作領(lǐng)域的不斷拓展，民政業(yè)務(wù)工作呈現(xiàn)出多樣化趨勢，工作中形成的檔案數(shù)量日益增多。基層民政檔案管理越來越與人們最關(guān)心的、最現(xiàn)實(shí)的切身利益息息相關(guān)。本文從基層民政檔案管理工作的重要意義、存在問題及做好這項(xiàng)工作的對策進(jìn)行了詳細(xì)分析，闡述了做好基層民政檔案管理工作對開展民政工作、積累民政資料、服務(wù)民政事業(yè)的重要性。

1 做好基層民政檔案管理工作的重要意義

基層民政檔案真實(shí)反映了民政局收養(yǎng)登記、婚姻登記、社會救助、傷殘撫恤等面貌，是民政工作不可缺少的環(huán)節(jié)，也是國家信息資源的重要組成部分。做好基層民政檔案管理工作，對于黨和國家在探索社會福利、社會保障以及基層政權(quán)建設(shè)進(jìn)程中的重大決策具有重要的意義。新世紀(jì)檔案涵蓋了民政職能部門在從事社會活動中產(chǎn)生的有價值的信息資料，因此，這就要求基層民政檔案工作者必須進(jìn)一步解放思想、轉(zhuǎn)變觀念、積極參與主動地為民政事業(yè)服務(wù)，為全面建成小康社會服務(wù)。

2 基層民政檔案管理存在的問題

2.1基層民政檔案管理部門工作人員綜合素質(zhì)不強(qiáng)

目前，很多基層民政檔案的管理人員沒有接受過專業(yè)培訓(xùn)，工作技能水平較低，在面對大量的文件資料時，無法高效地分析出檔案中的有效資料和無效資料，檔案中的隱性資源無法得到有效轉(zhuǎn)化。部分工作人員素質(zhì)低下，缺乏工作素養(yǎng)，工作態(tài)度和工作意識都不端正，對檔案管理工作的重視度較低，導(dǎo)致檔案管理工作的水平下降。

2.2檔案的管理問題。

在基層檔案管理工作開展中，相關(guān)的歸類管理具有較高的難度。由于民政檔案的類型較多，并且涉及的范圍較廣，管理中需要對社會福利、重大自然災(zāi)害的事故處理、地名管理、居民婚姻登記、行政區(qū)劃、城鄉(xiāng)基層政權(quán)建設(shè)、社會救濟(jì)、社團(tuán)登記等檔案資料進(jìn)行全面、科學(xué)的歸類管理。縱觀現(xiàn)階段基層民政工作中，相關(guān)檔案的歸類管理存在較多的不合理、不清晰、不完整以及不科學(xué)的現(xiàn)象。另外，相關(guān)專題建設(shè)工作的開展，也沒有得到相應(yīng)的支持和落實(shí)。

2.3檔案管理意識不強(qiáng)

檔案工作對民政各項(xiàng)工作的開展具有十分重要的作用。一些基層民政部門的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度不夠，重“藏”輕“用”;檔案人員對檔案信息資源開發(fā)力度不夠，造成民政檔案利用率不高，服務(wù)性不強(qiáng)。

2.4檔案基礎(chǔ)設(shè)施差

從目前狀況看，基層民政部門很少有專用的檔案室，一般都是與機(jī)關(guān)的辦公室混為一體，保管條件差。鄉(xiāng)鎮(zhèn)級民政辦更是具備綜合性功能，一個房間，既是辦公室，又是檔案室，還是倉庫，基礎(chǔ)硬件設(shè)施極其落后，設(shè)備簡陋，一些歷史久遠(yuǎn)的部分檔案資料已經(jīng)丟失，而無法彌補(bǔ)。

2.5檔案資料使用效率不高

基層民政部門所收集的檔案資料較多，種類也較為繁雜。在基層民政工作中，需要負(fù)責(zé)各方面的事務(wù)，如對轉(zhuǎn)業(yè)或者退伍軍人的安置、對特殊人群進(jìn)行優(yōu)質(zhì)待遇或者進(jìn)行婚姻登記工作等，在這些工作中都需要使用檔案。但是由于資料過多，在查找過程中無法及時提取有效資料，降低了工作效率，出現(xiàn)檔案資料使用效率不高的現(xiàn)象。

3 解決基層民政檔案管理工作的對策

3.1加強(qiáng)培訓(xùn)，精通業(yè)務(wù)，為檔案事業(yè)發(fā)展打造優(yōu)秀的隊(duì)伍

從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地開展檔案教育培訓(xùn)。一是要學(xué)習(xí)專業(yè)知識。采用“請進(jìn)來，走出去”的方法，讓檔案專業(yè)人員接受全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，提升素質(zhì)。二是要培養(yǎng)敬業(yè)精神。檔案工作者在工作中要

積極思考問題，勇于提出意見和建議，不斷進(jìn)行探索和創(chuàng)新。三是要提高創(chuàng)新意識。檔案人員要把學(xué)習(xí)作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學(xué)習(xí)，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。隨著現(xiàn)代電子檔案的產(chǎn)生和廣泛應(yīng)用，需要檔案人員掌握必備的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識等，為檔案事業(yè)發(fā)展打造一支能征善戰(zhàn)的高素質(zhì)隊(duì)伍。

3.2對檔案管理機(jī)制進(jìn)行強(qiáng)化和調(diào)整

一套科學(xué)的檔案管理機(jī)制，是提高基層民政檔案管理成效的關(guān)鍵和依據(jù)保障。結(jié)合現(xiàn)階段民政檔案管理工作中容易出現(xiàn)的管理問題，檔案管理部門的負(fù)責(zé)人要制定科學(xué)的管理制度和策略，對于一些以往制度中存在的不足和難以執(zhí)行的內(nèi)容要進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，結(jié)合檔案管理工作的具體需求，對管理制度進(jìn)行更新和發(fā)展。通過對檔案管理制度的不斷完善，落實(shí)不同崗位的工作責(zé)任，可以更好地實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作的規(guī)范化控制，讓檔案資料的安全得到更好地保障。

3.3提高各部門領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識

基層民政部門的領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識檔案工作對促進(jìn)民政發(fā)展的重要作用，切實(shí)增強(qiáng)做好民政檔案工作的使命感和責(zé)任感，進(jìn)一步明確檔案工作是各級領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)民政檔案工作，努力采用現(xiàn)代化科技手段，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，努力建設(shè)法規(guī)制度完備、管理體制科學(xué)、基礎(chǔ)設(shè)施健全、信息化技術(shù)普及、服務(wù)功能齊全的現(xiàn)代化民政檔案管理體系。

3.4加大投入，夯實(shí)基礎(chǔ)，為檔案事業(yè)發(fā)展建設(shè)一流的環(huán)境

各級民政部門要積極爭取資金，并把檔案工作經(jīng)費(fèi)列入財(cái)政預(yù)算，建設(shè)高標(biāo)準(zhǔn)檔案室（庫），購置必備的檔案裝具，搞好通風(fēng)、防潮、防火等配套的保護(hù)措施，有條件的單位還可以配備空調(diào)、紅外線防盜設(shè)施等，進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全。

3.5建立網(wǎng)上檔案資料管理系統(tǒng)

在現(xiàn)代化技術(shù)的影響之下，信息技術(shù)正在深刻地改變著人們的生活。基層民政部門也應(yīng)該加強(qiáng)信息化建設(shè)，建立網(wǎng)上管理系統(tǒng)。以信息技術(shù)為依托建設(shè)的線上資料管理系統(tǒng)，可以讓人們在網(wǎng)上隨時隨地填寫資料，避免出現(xiàn)資料收集不全、搜集速度慢的現(xiàn)象出現(xiàn)。檔案資料會轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)存在云端，不像紙質(zhì)檔案容易受潮，能夠更長久地保存下去，不必?fù)?dān)心在檔案轉(zhuǎn)移過程中出現(xiàn)資料丟失的現(xiàn)象。線上系統(tǒng)的建立不僅提高了基層民政檔案管理工作的效率，同時也降低了工作人員的壓力，對檔案管理工作有重要的推動作用。

3.6實(shí)現(xiàn)民政檔案管理的現(xiàn)代化

檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作的必然方向。基層民政部門應(yīng)當(dāng)積極采取措施，把應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案納入本單位的辦公自動化進(jìn)程。民政檔案工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，學(xué)會利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案，以逐步實(shí)現(xiàn)民政檔案管理的現(xiàn)代化。

結(jié)語

基層民政檔案管理的具體工作內(nèi)容是對日常工作中有重要意義的文件資料進(jìn)行收集，在收集之后對資料進(jìn)行仔細(xì)分析和整理，最后歸納到檔案系統(tǒng)中，為今后民政工作的開展提供資料依據(jù)。基層民政檔案管理的工作部門應(yīng)該對檔案進(jìn)行嚴(yán)密保管，充分發(fā)揮作用，提升基層民政部門服務(wù)效率。基層民政檔案管理工作關(guān)乎人們的切身利益，對人的未來發(fā)展有重要意義。

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