院所管理制度體系研究與設計
——以江蘇省某科研院所為例

桂曉璟，魯 旭，汪曉燕，吳曉行

（江蘇省科學技術情報研究所，江蘇南京 210042）

1 院所管理制度體系研究與設計的背景

1.1 院所制度建設是推動科技創新發展的內在需求

面對科技創新發展新趨勢，世界主要國家都在尋找科技創新的突破口，搶占未來經濟科技發展的先機。因為科技創新的重大突破和加快應用極有可能重塑全球經濟結構，使產業和經濟競爭的賽場發生轉換。習近平總書記指出，科技競爭就像短道速滑，我們在加速，人家也在加速，最后要看誰的速度更快、誰的速度更能持久［1］。實現科技創新速度更快、動力更足，就要強化科研全過程科學管理。一個健全有效的制度體系，能更好地發揮人的最大潛能，提高創新效率，是科研院所科學管理、高效運作的根本保障，也是全力提升科技創新能力，為國家科技發展提供強有力的重要支撐。

1.2 院所制度建設是高質量完成科研項目、提升成果產出能力的必然要求

婁勤儉書記指出，把高質量發展作為江蘇未來一個時期最鮮明的導向，力爭在高質量發展上走在全國前列，努力為全國發展大局做出江蘇貢獻。高質量發展是一場涉及發展方式、經濟結構、增長動力等諸多方面的系統性重大變革。在科技創新方面，江蘇要建設“具有全球影響力的科技產業創新中心”和“具有國際競爭力的先進制造業基地”［2］。要實現這個目標，需要創建高質量發展環境，而科研管理制度的建立與實施是科研管理科學化、規范化的重要標志。通過科研管理制度的制定、貫徹執行、績效評估三者的互動推進規章制度的逐步完善，從而實施精細化管理，通過調動執行者的積極性持續提升科研管理執行力，通過對執行過程的監督保證預期目標和計劃保質保量地完成，如此層層推進、螺旋式上升，確保工作任務的完成進度和質量，從而實現管理制度、執行力、管理績效的共同提升。

1.3 院所制度建設是A所科技創新服務的基本保障

一個高效的制度體系，是規范管理、高效運作的根本保障。開展制度化建設，建立適應現代科研院所管理制度，完善“充滿活力、富有效率、增強競爭力”的運行機制，逐步建立起符合本所公益研究和服務需要管理機制，有利于充分調動職工積極性、發揮主觀能動性，形成激勵創新的內部環境，增強全所可持續發展能力，從而進一步明確A所主導業務定位，開展高水平科技發展戰略與政策研究、科技信息大數據集成建設、科技管理支持與科技創新咨詢、科技創新宣傳服務等重點業務與服務，加快建成省內領先、國內行業內有重要影響的區域科技情報信息研究與服務中心。

2 院所管理制度體系研究與設計的意義

2.1 有利于院所可持續發展

院所實現發展目標的過程是伴隨著院所管理水平和運營狀況的不斷優化、螺旋式上升的過程。在這個過程中，需要制度建設來固化院所建設過程中已有的成功經驗、發展模式和管理方法，為院所未來發展鋪墊好上升的“軌道”，確保各項管理工作依據既定的“軌跡”運行，最大限度地避免偏離目標，避免出現風險。

2.2 有利于提升科研工作效率

面對科研院所日益繁重的科研任務及逐漸復雜管理流程，所有成員共同遵守管理規則和操作規程，是院所科研工作得以高效開展的前提。據統計數據顯示，常規事務往往會占到單位管理者日常處理事務量的80%以上［3］，而這些常規事務完全可以通過完善的制度加以解決，從而節省管理層的精力，讓他們將更多的時間投入到科研院所發展的宏觀問題中去。同時，良好的制度固化為科研人員的思想意識和行為習慣，可以保障科研院所運營的有序化和規范化，為科研院所有序高效的發展提供強有力的保障。

2.3 有利于激發員工積極性

院所文化是科研院所吸引人才和凝聚人才的核心要素。院所制度建設也是提煉、固化院所文化的過程。管理制度會體現管理者的政策取向，通過制度的執行和反饋，營造出良好的企業文化氛圍，員工也會對院所文化具有更好的認知，通過目標激勵、環境激勵、榮譽激勵、情感激勵、物質激勵、良性競爭激勵和領導行為激勵等方式，激發職工的動機與潛力，勇于任事，敢于創新，最大限度的實現自我價值。

3 A所管理制度建設歷程與問題

3.1 歷史進程

A所處于不同的發展階段，所對應的制度體系也處于不同的階段，總體上分為應急期、規范期、固化期、文化期四個時期，不同時期的制度也有不同的階段特點，如圖1所示。

圖1 A所制度發展的階段歷程

第一階段：建立初期——“應急期”。A所成立初期，這個階段主要呈現的管理現狀是出現什么問題解決什么問題，也可以稱之為經驗管理，即“人治”。這個階段下的單位不是完全沒有制度，但主要是靠經驗和習慣發揮著管理作用。

第二階段：成長期——“規范期”。A所成立后的第一個50年，這個階段的單位在管理制度體系建設上主要是完善與管理相關的各種制度，并培訓實施。但是這個階段員工對制度執行的自覺性不足，管理層對制度貫徹的監控不力，建立起來的管理制度體系還未能在單位運營中進行固化。

第三階段：穩定期——“固化期”。最近10年，這個階段的單位進入一個發展較為平穩的時期，單位為了將已成熟的管理制度體系在單位運營過程中進行固化并提高管理效率，主要采用現代IT技術建立信息系統，用以解決制度執行、貫徹中的不足，同時將單位的制度固化成員工的習慣。

第四階段：成熟期——“文化期”。A所今后20年的發展定位，這個階段隨著單位的不斷發展逐步形成了自有的單位文化并根植每位員工的心中。“文化期”的單位，仍然存在制度管理，只是不再反復強調制度的強制作用，制度管理正逐步升華，遵守制度也成為一種基本的單位文化。

3.2 存在的問題

3.2.1 管理制度體系不夠健全

縱觀A所目前建立管理規章制度，部分管理制度仍然不是很全面，例如在黨建管理制度方面，黨的十九大提出的“全面推進黨的政治建設、思想建設、組織建設、作風建設、紀律建設，把制度建設貫穿其中，深入推進反腐敗斗爭”的黨的建設總布局，而A所的黨建制度集中在組織、作風及紀律方面，缺乏多層次全方位的內部黨建制度體系。在人事管理制度方面，缺乏基本的員工行為準則。在財務管理方面，由于資源采購的財政資金撥款金額較大，缺乏建立相應的資源采購程序規范以及資金使用管理辦法。

3.2.2 部分制度陳舊不合新形勢

為適應不斷變化的內外部環境，制度應根據環境的變化做出適當的調整。A所部分制度擬定時間較早，歷時較久，如《黨委工作條例》《民主生活會制度》《專業技術職務聘任管理暫行辦法》歷時都有10年之久，存在不符合黨的十九大以來的新思想新戰略新要求、不符合科技改革發展形勢、也不符合實際工作的內部管理要求的情況。

3.2.3 制度激勵性功能不明顯

管理制度主要通過目標激勵、環境激勵、榮譽激勵、情感激勵、物質激勵、良性競爭激勵和領導行為激勵等方式，激發職工的動機與潛力，勇于任事，敢于創新，最大限度的實現自我價值。在A所管理制度文件中，激勵性制度較少，大部分都是約束性的管理制度，一方面未能充分發揮制度管理的激勵性的作用，另一方面也缺乏負激勵措施，激勵機制不成體系，激勵效果不明顯，從而影響員工的工作熱情、積極性和創造性。

3.2.4 制度內容格式不夠統一

一是單個制度內部格式不統一，如有些制度的總則部分的標題用大寫數字表示，而其他部分標題是阿拉伯數字表示。二是有些同類的制度格式不統一，如在財務制度部分，有些標題是阿拉伯數字標識的，有些標題由大寫數字和阿拉伯數字標識按條編寫，還有些財務制度是按照章條來寫的，總體呈現格式多樣化、不規整。三是表格的格式不統一，表頭部分有楷體、宋體，主題部分的字體有楷體、方正仿宋，有些加粗有些不加粗，格式不規整，欠統一。

4 基于層次法對A所管理制度體系進行設計

層次法是將各個職能的制度匯總起來，通過縱向上分級，橫向上分類，構成一個層級清晰、模塊完整的制度體系結構［4］。

4.1 參考管理層級，建立縱向的制度分級

A所規模較小，原有的制度多是程序性制度，因此縱向制度分級建議包括基本制度和程序性制度兩個層級即可。具體縱向分級如表1所示。

4.2 參考核心管理職能，建立橫向的制度分類

根據A所職能梳理核心管理職能的一級分類。在一級制度模塊確定后，需要針對一級模塊的職能或者工作任務建立若干相互聯系、密切配合的、完整系統的制度集合，即二級分類；需要根據一級分類的職能對管理制度進行橫向細分，將相似、相近、相關的管理活動歸并為一類職能；將一級分類具體細化，分類層層細化，力求做到無交叉、無遺漏、無重復，使之涵蓋管理的各個方面，如圖2所示。

5 院所管理制度體系建設對策建議

5.1 聚力院所管理制度建設的高質量，做到果斷“廢”

“廢”是指同一項制度已有新版本施行，舊版本要作廢，或現行制度實施的環境改變，舊制度已無存在必要。經過梳理發現A所可以廢止的制度主要集中在三個方面：一是有明顯不符合現行的法律法規及文件精神的制度。二是不符合科技改革和發展的新形式要求。三是不適宜于現代科研院所的管理新要求。已頒布的規章制度無法繼續完整地發揮應有的規范作用時，應果斷廢止，否則舊制度在新情況下的不適會制約管理方式的創新發展。

表1 A所制度縱向分級

圖2 A所制度橫向分類

5.2 聚力院所管理制度建設的新發展，做到著力“改”

“改”是指制度整體上適用，局部需作修改。經過梳理，A所需要重新修訂的制度主要集中在三類：一是上級指導文件的變化需要更新管理制度。二是部分制度制定時間較早而導致管理效用滯后。三是管理新形勢、新情況的出現使得部分管理制度與當前的院所管理要求不一致。這些制度都需要根據出現新情況和新問題即時修訂，從而更好地指導日常工作，使工作更加規范，更有實效。

5.3 聚力院所管理制度建設的精準化，做到科學“立”

“立”是指現行制度整體上不適用，需重新制定，或由于出現了新情況、新問題，需要填補制度空白。基于“制度樹”理論，結合所領導部署要求，依據江蘇省科技改革30條《關于深化科技體制機制改革推動高質量發展若干政策》，梳理出A所需擬定的主要制度有：第一級基本制度層面，需要制定的制度有《A所行政管理制度》《A所業務管理制度》《A所人事管理制度》《A所后勤服務管理制度》。第二級程序性制度層面，需要擬定的制度有，黨委組織制度《支部工作考核暫行辦法》、黨員聯系群眾和服務群眾制度《離退休老干部管理服務辦法》《共青團員管理服務辦法》；業務管理制度方面，依據“科技改革30條”中明確提出改革項目經費預算方式、擴大經費使用自主權等政策要求，A所需要新制定的項目管理制度《縱向科研項目課題經費管理辦法》《橫向委托項目經費管理辦法》；人事管理制度方面，要制定《員工手冊管理制度》，可根據實際工作需要制定《高層次人才引進管理辦法》；后勤服務管理制度方面，根據具體的管理內容和工作需要制定《會議室使用制度》《環境衛生管理服務制度》《設施、設備維修維護管理辦法》《職工食堂管理辦法》等制度。