數字化《出生醫學證明》檔案管理對策分析

陶佳美

摘要：目前，隨著社會的迅速發展，我國的數字化建設也取得相應的發展與進步。《出生醫學證明》是醫療部門中的一項重要醫學憑證，包含著嬰兒的出生狀況基本信息，也記錄著父母的基本情況，是嬰兒今后獲取公民身份證號碼的重要依據。由此可見，《出生醫學證明》具有非常重要的作用，是戶籍登記、移民申請、出國留學、保健服務、入學等活動的基礎。為了確保《出生醫學證明》檔案的真實性、完整性和安全性，我們在傳統檔案管理的基礎上，對其實施了數字化的管理模式。下面本文將從該舉措的意義和主要內容等方面進行綜述。

關鍵詞：數字化《出生醫學證明》;檔案管理;對策分析

引言

出生醫學證明檔案指的是《出生證明》，是依據《中華人民共和國母嬰保健法》規定，由依法許可的醫療保健機構出具的新生兒法定醫學證明。是新生兒作為登記戶籍，獲得保健服務、證明血緣關系的法律文本，《出生醫學證明》檔案是民生檔案的重要組成部分，所以醫療部門更應該科學、規范地管理好我們“人生第一證”。

1數字化《出生醫學證明》檔案管理的意義

1.1能實現檔案資源共享

如今，我國信息化建設迅速發展，為了預防和降低《出生醫學證明》檔案信息孤島的產生，將傳統封閉式的檔案管理，轉變成為開放式和跨越式的檔案信息，突破時空對檔案管理的限制，采用數字化管理實現資源共享，不僅可以避免重要檔案的損壞或遺失，同時，還能提高《出生醫學證明》檔案管理數據處理的自動化程度，最大限度地利用檔案中的資源和信息。

1.2有助于提高管理水平和效率

在信息化和數字化發展的時代背景下，檔案庫對文件實體的保管已轉變為信息數據化，在查找所需信息時，可以通過輸入相關的文字段快速獲取，這樣極大的縮短了查找檔案的時間，同時數字化檔案管理還能讓使用者運用文本掛接技術，進行智能化檢索，快速完成檢索，極大地提高工作效率。另外《出生醫學證明》檔案管理實施數字化管理之后，除了能便于快速的查詢外，充分利用互聯網還能實現跨地區信息交流學習，數字化檔案管理還能減少二次文獻信息的編著時間，增強檔案信息利用的時效性，促進工作程序的優化，將檔案管理人員從繁重的工作壓力中解放出來，提高了工作效率。

2從統計數據結果分析存在的問題

2.1對《出生醫學證明》檔案管理認識不足，重視不夠

目前還有些醫療助產機構未設置專門檔案室，醫院的《出生醫學證明》檔案都是由婦產科保管，沒有納入病案室或綜合檔案室統一保管，保管的條件和查閱都不符合規范要求，都是由簽發單位根據各自情況自行保存，極容易導致《出生醫學證明》檔案資料出現發霉、丟失和損壞情況，造成不良的影響。

2.2缺乏檔案管理專業人員

多數醫療助產機構對檔案管理相關規定不熟悉，檔案保管工作不確定，沒有專業的管理人員，存儲相關信息資料的條件差，嚴重影響檔案價值的發揮。大部分醫院尚無規范的《出生醫學證明》檔案管理系統，存在部分《出生醫學證明》的填寫不夠規范、影響了《出生醫學證明》信息的準確性。

2.3缺乏必要的規范管理

檔案管理人員對業務知識的缺乏，或者反復更換人員，造成業務不熟悉或管理移交脫節，致使每位接管者都要重新進行檔案整理和歸檔等，造成人力資源的浪費.還有醫療助產機構檔案整理要求不統一，造成《出生醫學證明》檔案隨意排序，出現電子檔案不完整、漏項或填寫項目不全，存放管理不規范或隨意保存電腦里，造成需要時難以查找，費時費力，甚至發生數據丟失現象。

3數字化《出生醫學證明》檔案管理對策研究

《出生醫學證明》檔案的數字化管理工作涉及到多方面的內容，首先是需要建立起一個檔案的數據庫，其次是對紙質的文件內容進行數字化的處理，再次就是對數據信息進行安全管理的工作。從目前來看，《出生醫學證明》檔案數字化建設主要包括高速掃描以及平板掃描這兩種主要的形式。其具體的管理策略如下：

3.1檔案掃描

檔案數字化能有效地保護檔案原件。檔案掃描融合了檔案掃描CCD技術.OCR識別和文檔管理等技術。可以將紙質的文檔.檔案等快捷.自動地轉化成數字化文本.影像.能實現信息高述檢索.查閱.簡單方便。

3.2條目輸入和補錄

對于條目的輸入和補錄來說，首先需要采取的就是雙機校對的方式。它可以實現對數據庫的質量進行進一步的檢查，進而保障條目是比較完整的。而且還可以及時發現被遺漏的條目，從而進行補錄，并對錯誤的內容進行修改。再次就是根據目錄數據庫建立的相關規定要求，做好數據庫的校對工作。

3.3數字化處理

《出生醫學證明》檔案的數字化處理工作需要遵循一定的原則來展開工作，并且要按照一定的方法來進行操作：第一，要把用來掃描的紙張擺正，確保它的邊角沒有壓邊的現象，并且不要錯掃以及漏掃，進而使得掃描后的圖像質量得到保證。第二，要檢查掃面后圖像的清晰度、偏斜度和失真度。第三，糾正處理出現偏斜的圖像。第四，處理對圖像質量產生影響的雜質。第五，分區掃描大幅面檔案之后，要對其進行拼接合并處理，從而形成一個完整的圖像。

3.4積極推進使用計算機管理《出生醫學證明》檔案

各醫療助產機構應按照相關要求建立《出生醫學證明》電子檔案，采用先進技術，運用檔案管理軟件，將原有的紙質檔案資料，通過掃描儀進行數字化處理，形成電子檔案，實現檔案管理的現代化和檔案信息化，方便檔案的查閱和利用，有效提高工作效率。同時，為防止和減少出生證檔案信息孤島問題，積極探索借助通過互聯網絡技術，實現跨地域遠程指定相關人員查閱《出生醫學證明》檔案信息，實現檔案信息資源共享和交流。更為重要的是通過檔案的數字化處理后，可有效防止檔案篡改的行為，保障檔案信息的真實、有效和安全。

結語

綜上所述，作為重要的醫學憑證，《出生醫學證明》檔案包含了多種出生相關信息，對于公民日后獲取公民身份證號碼具有重要的作用。另外，它也是戶籍登記、保健服務和入學等活動內容的重要依據。而對《出生醫學證明》檔案進行數字化的管理，可以確保檔案的安全性和真實性，在未來也將發揮重要的作用。

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