規范事業單位財務專項資金檔案管理

萬玲

摘 要：財務專項資金檔案管理是事業單位嚴格資金管理的重要手段。本文在簡述財務專項資金檔案管理重要性的基礎上，分析其作用，并提出通過創新監督機制、完善檔案管理制度、建設信息化檔案管理平臺、實施專項資金檔案管理人才戰略等方式予以規范，提升專項資金檔案管理水平。

關鍵詞：事業單位;專項資金;檔案管理

2016年7月財政部明確下發了《國家重點檔案專項資金管理辦法》，財務專項資金的檔案管理是事業單位中重要的工作內容與項目，對于資金使用安全及效益、資金管理等方面具有重要影響。事業單位專項資金，是指對于某些特定的工作內容所撥付安排的財政資金。事業單位專項財務資金具備獨立性、專一性及劃撥性等特點。對于專項資金的使用要明確專款專用的資金使用特點，而對專項資金的檔案管理亦是與專項資金使用情況配套的重要管理手段。

一、事業單位財務專項資金檔案管理的價值體現

規范和強化事業單位財務專項資金檔案管理工作，具有多重意義。一方面，對于事業單位，財務專項資金檔案管理水平的提升能夠幫助單位減少財務專項資金在細節處理方面出現問題，減少對事業單位業務整體進程發展的阻礙，提升運營效率。同時管理者可以通過檔案管理的歷史資料進行有針對的預測和防控，對其決策的制定具有重要影響。另一方面，對于國家來說，事業單位財務專項資金檔案管理工作是有效提升國家資金效益、嚴格資金管理的重要手段。事業單位強化對財務專項資金檔案規范管理的同時也是對國家相關政策的積極響應，有助于我國各單位依法治檔水平的提升。

二、事業單位財務專項資金檔案管理現狀分析

1.財務專項資金檔案管理意識淡薄，檔案管理制度薄弱

大多事業單位對于檔案管理的重視往往不足，簡單地將檔案管理認為是對部門已發生業務資料進行記錄保存，忽視了其對單位效率提升的有效性。事業單位管理層對于財務專項資金檔案管理理念認知存在誤區，將財務專項資金管理工作簡單地認為是歷史資料、數據的保管保存，并未意識到這些數據信息對于單位未來發展的重要性，進而不能有效利用歷史資料進行分析預測，無法有效發揮專項資金檔案管理的價值。再者，檔案管理制度有待完善優化。財務專項資金檔案管理制度針對不同資金性質等，在檔案的移交、存檔、保存甚至是銷毀等方面建立完善的檔案管理制度，提升檔案管理精細化水平。

2.檔案管理監督機制薄弱，財務檔案管理信息化建設不足

依照事業單位現階段檔案管理現狀分析，存在多方面的因素阻礙財務專項資金檔案管理水平的提升。首先，事業單位監管機制普遍較為片面。現階段事業單位財務專項資金的監管在設備、方式、事后懲罰力度等方面存在問題。事業單位事前至事后的一體化監督體系并未有效與信息化建設銜接，監管方式有待創新優化，事后對于錯誤懲罰力度較小，員工違規操作管理的代價較小，在單位內部沒有形成常態化的監管。其次，檔案管理方式有待調整。事業單位檔案管理部門在大數據環境下應結合業務、專項資金管理特性、信息化和傳統檔案管理方式，增加檔案管理人員，創新檔案管理方式，實現事業單位部門人員信息化。最后，財務專項資金管理制度有待完善。財務專項資金檔案管理建立在財務專項資金使用管理基礎上，而專項資金中的公款私用以及白條狀況時有發生，事業單位要規范專項資金的使用，以此進一步規范專項資金檔案管理規范。

3.財務管理人員綜合素質有待進一步提高

對于事業單位中負責財務專項資金檔案管理的財務人員，其綜合素質仍需進一步提高。一般來說，從事專項資金檔案管理的財務人員存在以下幾個問題。其一，在進行財務專項資金檔案管理工作時，對財務人員知識技能的要求已不僅僅是簡單的財會知識，對其相關的法律等知識體系亦有一定要求，如在管理過程中，參照《會計檔案管理辦法》和《檔案法》作為重要的管理依據，這方面知識的匱乏難免會在檔案管理過程存在漏洞。其二，財務人員現有的工作方式已難以達到檔案管理的實際需求，其仍舊以手工記賬、手工歸檔等方式進行操作，欠缺現代化技術手段。其三，事業單位財務專項資金檔案管理的工作對財務人員職業道德水平要求較高。

三、強化事業單位財務專項資金檔案管理的有效建議

1.強化專項資金檔案管理意識，完善檔案管理制度

事業單位財務專項資金檔案管理水平的提升，有助于快速獲取歷史信息、提高事業單位工作效率。財務專項資金檔案管理水平的提升，一方面得益于專項資金檔案管理意識的增強。事業單位檔案管理不僅僅是對單位過去、現在以及未來已發生或將要發生業務的簡單記錄，而是能夠對單位工作效率的提升或是管理者的決策提供基礎功能的管理工作。事業單位召開定期培訓或宣講會，強化員工專項資金檔案管理理念，為專項資金檔案管理工作的進展創造良好的管理環境。在此基礎上，檔案管理工作人員才會更加注重自身職責，盡職盡責完成本職工作。另一方面，財務檔案管理制度的規范和強化為財務專項資金檔案管理水平的提升保駕護航。財務專項資金檔案管理工作直接涉及財務部門和檔案部門，財務部門專項資金管理制度的建立必不可少，專項財務資金制度必然涉及從事前預測到事后評估反饋的一體化流程，按照統一的程序進行核算及核銷。檔案管理部門在財務專項資金制度建立的基礎上進一步規范檔案管理程序，對檔案管理的交接、存檔、保密、銷毀等工作嚴格按照規范程序進行，并接受監督部門的核查監督。此外，事業單位要嚴格落實《檔案管理辦法》，對檔案查詢、歸檔、保存等環節進行嚴格記錄并且進行有選擇的備份，保證財務專項資金檔案管理的安全性和保密性。

2.創新財務專項資金檔案管理監督機制，規范財務檔案管理

首先，建設信息化和精細化監督。聯結財務、業務數據，進行專項資金財務、檔案、核查一體的信息化監督，對接各業務數據，實現數據信息資料的共享和公開，實現精細化動態監督。其次創新聯動監管制度。強調部門之間橫縱向的協調配合，專項監管部門的設立不僅要保持業務操作的獨立性，并在此基礎上實現單位各方面監管的聯動作用，不僅優化檔案和財務管理之間的檢查聯動機制，聯合各單位之間的監督合力，更是要發揮評估反饋的作用，保證監督機制更好發揮效果。再者，創新監督機制。從經濟角度入手，在事業單位各部門不僅是檔案管理部門施行全覆蓋監督，檔案管理部門以檔案流程設計為依據，分出檔案管理的側重點，根據側重點的不同區分監督的適配標準，實現檔案管理部門從事前至事后監督、經濟責任審計至任中審計等一體化監督的建設，將監督工作日常化，使其成為單位管理工作的常態化。最后，規范檔案管理流程標準。無紙化檔案的推行是大勢所趨，不同于傳統的紙質化檔案，事業單位要根據檔案存儲方式的不同，修整數據錄入、檔案管理的程序、標準、方法等，規范檔案管理的標準性、安全性、保密性工作等，注重紙質化檔案和無紙化檔案的有效結合，嚴格按照檔案管理流程進行財務專項資金檔案的保管。

3.著力培養財務專項資金檔案管理人才，建設信息化財務檔案管理

事業單位財務專項資金檔案管理水平的提升，除借助監督機制、檔案管理制度等方面的強化，還需要在人才培養和財務檔案信息化管理方面予以加強和規范。針對財務專項資金檔案管理，事業單位要實施人才戰略：事業單位要將員工看作是單位的資產而不是成本，注重從內外兩種勞動力市場獲取專項人才，外部通過在招聘渠道、招聘條件、招聘要求等多方面優化傳統的招聘模式，挖掘更多優秀人才，為財務專項資金檔案管理模式的改革轉變添磚加瓦;內部通過實施定期或不定期的多渠道、多形式培訓，例如進入高校進修或是專家講座等，轉變內部員工檔案管理理念，學習吸收先進知識，提升專業素養水平。此外，事業單位專項資金檔案管理工作可以將專項資金檔案管理工作績效和責任相聯系，為后續的績效考核及賞罰確立依據。事業單位要實施信息化財務檔案管理戰略：無紙化檔案管理的建設不僅在環保方面發揮重要作用，同時也有助于單位業務管理效率的提升和對未來狀況的預測。事業單位基礎設施配置已然較為完善，但在信息化建設方面各單位情況不一，總體較有欠缺。信息電算化不僅是分析財務數據、記錄業務數據的重要軟件，也是檔案管理的重要工具。財務專項資金檔案管理的電算化建設不僅要保持其獨立性，同時要緊密財務部門、檔案部門兩者之間的聯系，提高財務數據信息傳遞性和共享性，確保檔案部門能夠及時記錄財務部門資金來源、去處以及具體使用過程，有助于檔案部門進行詳細備案管理。

四、結語

財務專項資金檔案管理水平的強化有助于單位自身效率的提升，在分析檔案管理工作現狀后，借助信息化平臺將專項資金檔案管理的監督機制、人才建設機制、電算化軟件建設等融合，提高專項資金檔案管理水平。

參考文獻

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（責任編輯：劉海琳）