財務共享服務在高校的應用分析

呼瑞雪 高福貴

摘 要：財務信息化建設是推動高校財務實現由核算型向管理決策型轉變的關鍵因素。財務共享在高校的適用性已被理論界所認可，但具體的落地實施還處于摸索和推進階段。本文通過分析高校對財務共享服務的需求，提出高校財務共享服務中心建設策略，以期為高校的信息化建設提供借鑒和參考。

關鍵詞：財務共享服務;財務轉型;智能化

一、引言

財務共享服務作為財務領域的創新服務模式，自問世以來一直在國內外企業集團公司有著廣泛應用。在我國，財務共享服務已逐漸成為大型企業財務管理的主流模式，在成本節約、合規內控、風險管理等方面發揮了積極作用。高校可以借鑒企業財務共享服務建設的成功經驗，以財務共享服務中心建設開啟財務轉型之路，提升業務流程效率，強化風險管控能力、促進財務管理工作與其他管理活動的融合，全面提高對高校事業發展的服務支撐能力。

二、財務共享服務在高校的需求分析

1.實現集中化管理，提高財務管控能力

隨著國家對高校的簡政放權，高校在教學、科研、招生、管理等方面擁有更大的自主權。借助高校的品牌和智力優勢進行異地辦學、建設異地研究機構是很多高校實現與地方政府、社會資源有效融合的載體。這樣的戰略部署涉及經濟效益評估、發展規劃等重大決策問題，需要強有力的人員和經費保障。在“統一領導、分級管理”的財務管理體制下，如何整合資源、加強各校區、各地區的財務管理工作是高校面臨的重要問題。每增加一個異地新設機構，配套增設財務架構的做法將導致人員成本增加。傳統的會計委派制已不能滿足和高校發展戰略相匹配的財務管理需求。高校需要借助財務共享服務重構財務組織架構，實現集中化管理，提高學校一級財務管控能力，支撐高校的戰略規劃。

2.實現會計核算的標準化、規范化，轉變會計職能

《行政事業單位內部控制規范（試行）》頒布后，高校通過完善制度建設，梳理業務流程，加強經費管理，建立和加強內部稽核、校內審計、監察等事后監督機制，風險防控水平有了一定程度的提升，但內控建設之路仍然任重道遠。2019年，高校開始執行政府會計制度，對原有會計核算體系進行了變革，核算的標準化、精細化程度大大提高，但核算工作需要進一步規范和優化。《事業單位成本核算基本指引》要求高校的成本核算在2021年落地。高校財務工作的重點已從預算、核算、決算轉移到決策、控制、分析等方面。高校需要借助財務共享服務中心建設全面梳理業務，加強財務活動與業務活動的融合，鎖定各個業務流程的控制結點，實現業財管一體化。

3.打破高校財務信息化建設的固有模式

高校的財務信息化建設存在一些普遍問題。一是信息化流程設計源于手工會計處理流程，難以形成覆蓋整個高校業務與職能活動的管理信息系統，監督和控制職能難以發揮;二是高校的信息化建設缺乏統籌規劃，平臺搭建分散化，信息孤島現象明顯，財務信息系統的數據整合能力較弱;三是財務信息化建設重會計核算、輕數據分析，在挖掘財務數據價值方面做得不夠，導致決策支持能力不足。在大數據、云計算、物聯網、人工智能等新技術不斷為財務管理賦能的數字經濟時代，高校應借助財務共享服務中心整合優化現有業務模塊，更新替換落后信息系統，逐步建立財務數據中心，實現業務信息和財務信息的共享，提升財務數據的分析與預測水平，真正發揮指導決策的作用。

三、高校財務共享服務中心建設策略

1.集中核算的實現程度

高校財務集中核算是相對于現行財務管理體制下，二級單位分散核算、定期匯總而言的。通過制定統一的核算標準和流程，高校較容易將同樣執行政府會計制度的獨立核算事業單位納入財務共享服務中心實現集中核算。執行企業會計制度的獨立法人單位和執行民間非營利組織會計制度的社團法人，業務的差異化較大，難以將其財務流程集中化。高校若將所有收支業務均納入全流程化系統管理，實現真正意義的集中管控，一是需要根據高校現有運行機制，設置合理、高效的財務共享服務運行模式和系統架構;二是要做好附屬單位、異地機構的財務信息系統平臺搭建，提高軟件模塊的標準化配置，使得在部分法人單位無法納入集中核算的情況下，通過平臺互聯實現財務信息共享。

2.財務共享服務中心業務范圍的確定

財務業務的完備程度是財務職能有效發揮的前提。高校在財務共享服務中心建設的規劃階段，需要對高校的財務職能在原有業務體系和財務共享服務中心之間進行劃分。一是全面評估現有信息系統模塊的有效性以及被納入財務共享平臺的適應性、融合性;二是根據現有模塊的成熟度和需求，確定納入財務共享中心的財務業務類型以及實現方式。通常來說，對重復性高、具備一定標準化流程、可實現自動化處理的費用報銷、薪酬管理、資產核算、科研立項、財務報表、資金管理、會計檔案等業務，首選被納入財務共享服務中心。待共享服務逐漸成熟后，再考慮將預算管理、績效評價、財務分析等高附加值的業務納入。

3.用戶視角的業務流程再造和需求層面的數據共享

高校財務的管理與服務職能并重。高校的流程再造需要從用戶角度出發進行跨部門業務流程整合，實現業務流程和財務報銷流程的線上統一，提高業務辦理效率，提升用戶體驗。人事、資產、科研、教學等前端業務部門能夠產生大量基礎數據，流轉至財務共享中心的數據應是經過篩選的與財務流程相關的數據。這些數據在財務共享中心經過整理加工變為財務信息的同時，可以根據業務部門的需求反推給各業務部門，實現業務辦理的跨部門協同處理以及數據的共享和交換。以合同管理為例。合同從簽訂到執行、驗收、付款，每一個環節都涉及不同的部門，是一個典型的跨部門業務。若其共享性差，合同執行的跟蹤管理就會存在盲區，還帶來包括合同材料在不同部門重復提供、財務部門往來款管理被動等問題。在財務共享中心建立合同臺賬，能極大地簡化業務流程、提高財務核算效率和質量、提升用戶體驗。

4.財務報銷流程重構

（1）簡化審批流程。和財務報銷相關的審批主要有三類：業務審批、經費使用審批、資金支付審批。業務審批由人員歸屬部門或業務歸屬部門完成;經費使用審批由經費負責人在經辦人匯總整理好報銷票據后線下完成;資金支付審批由財務人員按照審批權限在報銷經辦人正式提交報銷單據前線下完成。財務共享服務中心建成后，實現對業務審批信息的共享，省去紙質審批表單的傳遞;票據影像化系統打破經費使用審批和資金支付審批在時間和空間上的限制，變線下辦理為線上，解決報銷業務經辦人的跑路問題。與此同時，做好各審批事項的壓縮、合并與剝離也至關重要。如在財務共享中心得到標準化控制的經濟業務，其事前審批和經費使用審批若為同一人，二者就可以合并。資金支付審批可完全脫離報銷業務經辦人員，嵌入到會計核算流程，作為會計內控環節。

（2）前置財務審核。高校現行的網上預約報銷模式解決了報銷排隊問題，優化了財務報銷環境，但存在報銷人員和財務人員對報銷政策掌握的信息不對稱，報銷單據的退回、重新審核、重新提交耗時耗力。將報銷審批前置是指將會計信息審核功能前移至業務端和報銷業務發起端。在財務共享中心接入商旅平臺、采購平臺等應用模塊，嵌入對經濟業務的政策符合性控制，可以在業務發生的源頭切斷舞弊的發生，同時保留會計業務流程的審計線索，使財務審核的監督和控制職能得到充分發揮;在報銷人員提交報銷單據時即完成票據有效性、報銷手續完備性、開支范圍合規性等校驗，可降低報銷單據退回率，提高財務報銷效率。

5.影像與電子檔案管理

在電子票據和紙質票據并行的時代，紙質原始票據及其他報銷支撐文件需要掃描形成電子影像以支持線上審核和電子檔案管理。目前，紙質原始憑證占比較大，掃描的工作量巨大。從便捷性來說，手機拍照等個人分散掃描的方式更能滿足高校碎片化財務報銷的訴求。啟用影像化系統后，檔案管理由原紙質會計檔案的單一管理模式轉變為紙質會計檔案和電子會計檔案同步管理，管理難度加大。一是存在紙質原始憑證和基于紙質原始憑證的電子化結果不一致風險，需要建立校驗機制保證二者在形式和邏輯上的一致;二是紙質原始憑證的收集工作量較大，需要建立標準的收集、傳遞、保管機制，并落實報銷人、報銷單位、財務部門在會計檔案流轉過程中的職責。

6.智能審核的應用

通過尋找財務審核節點的自動化場景實現智能審核，將財務人員從繁雜的判斷識別中解放出來，是當前人工智能在財務領域的主要應用。其實現方法是由智能采集系統完成對影像資料的結構化數據轉化，由智能審核系統與預設的規則庫進行比對校驗，完成審核。OCR智能識別技術的先進性和審核細則的標準化水平決定智能審核的實現程度。對智能采集無法識別的信息還需要進行人工手動補錄;對智能審核無法判斷的非標準審核事項，還需要借助人工審核。總之，在電子原始憑證無法全面替代紙質原始憑證的過渡期，智能采集存在技術限制，智能審核尚處于起步階段。通過智能審核承擔票據驗真、費用標準控制、額度控制等部分標準化的審核工作，對提高會計核算效率的意義也是重大的。

大數據、物聯網、人工智能等信息技術的發展，對高校現有的信息化模式產生深遠影響，進而推動高校財務的組織架構、業務流程變革，促進高校財務的轉型升級。高校應將財務共享服務作為財務標準化建設的手段，推進與業務部門的深度融合，實現數據共享，逐步建立財務大數據中心，為高校財務管理的智能化、數字化轉型打好基礎。

參考文獻

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3.黃嘉誠.高校二級獨立法人單位財務管理新模式的探索.江蘇商論，2018（12）.（責任編輯：劉海琳）