論文書檔案現代化管理及其利用

李玲

摘 要

文書檔案管理工作是我國機關、企事業單位每天都要面臨和處理的一項重要基本工作。隨著我國現代化技術手段的不斷完善，文書檔案管理工作開始全面應有現代化的管理手段，大大提高了當前文書檔案管理工作的效率。但是，我國的文書檔案現代化管理仍然存在著或多或少的問題，需要我們不斷去總結和思考，找到有效合理的解決方法。本文論述了我國文書檔案現代化管理工作的現狀，加強當前文書檔案現代化管理工作的措施和文書檔案現代化管理工作的意義。以期本文能夠為我國文書檔案現代化管理及其利用提供一些有意義的參考作用。

關鍵詞

文書檔案;現代化管理;利用

中圖分類號： G275.2 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼： A

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457 . 2020 . 06 . 53

文書檔案是人們生活和工作中經常接觸和遇到的一些資料和檔案。尤其是隨著近些年來人類的科學技術不斷發展和完善，越來越多的文書檔案管理工作需要面對和進行處理。文書檔案的現代化管理和利用已經成為當前各單位文書檔案處理的重要手段和趨勢，通過現代化管理手段可以大大提高文書檔案的處理效率和處理質量。

1 文書檔案現代化管理工作的現狀

1.1 文書檔案現代化管理工作的標準化不統一

當前各單位對文書檔案管理工作的現代化管理雖然都十分重視，但是缺乏統一的標準，要求往往也是相對較隨意，每個單位的要求標準不一樣，處理方式也不盡相同。有的單位領導重視程度高，員工們自然重視程度也高。有的單位領導對此項工作重視程度相對沒那么高，其員工自然對此項工作的重視程度也不會太高。各單位對文書檔案的現代化管理工作依靠的完全是各單位自己對文書檔案現代化管理的理解，缺乏全面的、系統的和針對性的指導和部署，這必然會導致各單位對文書檔案現代化管理工作理解上的偏差，也必然會影響文書檔案現代化管理工作的質量。

1.2 文書檔案管理工作人員素質不高

當前各單位文書檔案管理工作人員普遍文化水平不高，他們對文書檔案現代化管理的理解能力也是十分有限。很多時候這些工作人員不能完全理解上級部門對文書檔案現代化管理工作的要求，其執行能力和執行效果往往也不是很理想。尤其是對于專業性較強的技術單位更是如此，這些單位的文書檔案需要進行分類整理和歸檔，并且這些技術單位的文書檔案的有效管理對于單位的技術工作的開展和完善有著重要的意義和作用。

1.3 軟硬件配套設備不完善

很多單位對文書檔案的管理工作依靠的就是卷柜、電腦、檔案袋，但是在實際工作中隨著文書檔案管理工作的工作量和工作難度的不斷增加，這些過去的處理文書檔案的軟硬件已經不再適應當前的文書檔案管理環境。一些單位雖然也根據自己單位的相關情況做了一些電子臺賬，但這些臺賬之間的關聯性較差，當需要調取某個資料就需要打開不同的電子文檔。同時，大部分單位對文書檔案管理工作的資金投入往往也不足，也必然會影響文書檔案現代化管理工作的有效進行。

1.4 文書檔案管理工作人員配備不足

很多涉及文書下達的單位會存在著很多不同種類的文書，其復雜性較強。同時，這些單位往往也會面臨大量的檔案管理工作。在現實的工作中，文書檔案管理工作人員的配備往往有限，這些工作人員既要處理大量的文書，也要對大量的檔案進行整理，再還需要做其他大量的工作，使得文書檔案的管理工作人員往往疲憊不堪。

2 加強當前文書檔案現代化管理工作的措施

2.1 落實有效的文書檔案現代化管理的工作制度

機關和企事業單位必須建立有效的文書檔案現代化管理工作制度，明確具體工作的指導原則和方針，結合自身單位的具體情況，建立起符合自身單位具體情況的文書檔案現代化管理制度。各單位要熟悉和遵守國家關于文書檔案管理工作的要求，在制定各單位的具體文書檔案現代化管理制度時候要充分發揮原則性和靈活性相結合的策略，例如必須要求電子檔案和紙質檔案并存且可以相對應，絕對不容許只有其一的現象的存在。檔案的整理必須按照時間的先后順序或者邏輯順序進行，以便將來的更有效的、簡便的查閱，也便于檔案的再次整理和編修。機關和企事業單位同時要建立文書檔案管理工作的考核機制，明確對具體的檔案管理工作的獎懲，對提出更好工作方法的工作人員要給予一定獎勵，對于未嚴格按照文書檔案管理工作進行的工作人員要進行相應的懲罰。

2.2 利用先進的管理技術對文書檔案進行整理和管理

現代的文書檔案管理工作要依托計算機來進行，在文書的接受上可以實現自動接受，相關工作人員也可以利用第三方的文書整理軟件或者自己編制的計算機軟件來進行文書的整理、分類和總結。對于存在派發文書、工單和檔案的單位來說，要充分利用計算機技術來進行自動的分發到各個部門。在對文書檔案的整理過程中，管理工作人員必須要對相關的文件名進行準確的命名，以便查閱相關文件之間的關系并可以更有效地進行進一步的工作。

2.3 樹立文書檔案現代化管理的工作理念

隨著計算機技術的不斷發展和完善，我國的經濟水平的不斷提高，計算機技術和網絡技術已經在各個單位的文書檔案管理工作中得到極大的普及，但是很多單位對計算機等現代手段的利用率較低，根源上還是思想意識的問題，很多單位的領導和文書檔案管理工作人員墨守成規，對新事物、新理念的現代化管理不但不接受甚至有排斥的現象。這就需要我們的機關和企事業單位的領導對文書檔案現代化管理工作給予高度的重視，并要定期地組織文書檔案管理工作人員進行相關的專業知識的學習和培訓，以保證一線從事文書檔案管理工作的人員既有現代化管理的理念也要有現代化的管理工作手段。

2.4 做好文書檔案現代化管理的基礎工作

文書檔案現代化管理工作要明確收集范圍，按照規范，統一要求;嚴格把關，統一管理，規范收文、行文程序，嚴格執行;完善高科技檢索工具，拓寬信息來源渠道，豐富文書檔案管理經驗;調整文書檔案的結構與內容，用心整合檔案資源。檔案管理員應努力做好文書檔案管理中看似默默無聞、實實在在的基礎性工作，在工作過程中，逐步確立起一種責任意識、創新意識及奉獻精神。同時，不斷培養自己的大局意識和前瞻眼光。

2.5 做好文書檔案現代化管理團隊的培養和建設

為了促進文書檔案現代化管理水平的提升，需要為檔案管理部門輸送更多素質優秀、專業水平較高的人才。首先，為了對檔案管理人員業務水平、綜合素質等進行提升，需要對其進行適宜的教育培訓，將現代化的先進管理方法、信息技術、專業技能等傳授給檔案管理人員，為文書檔案的現代化管理工作開展奠定基礎。其次，通過招聘機制的完善及調整可以吸收更多優秀的檔案管理人才。招聘過程中需要對人才的管理能力、計算機技術操作水平、管理意識等多方面進行考核與衡量，吸收更多技術全面、專業水平較高的復合型文書檔案管理人才，并且需要對其職業道德素養、責任意識等方面進行考核，為今后文書檔案管理工作的開展、同事之間的團結協作等奠定堅實基礎。最后，對獎懲機制方面進行健全。對文書檔案現代化管理工作中表現突出的人員予以適當的獎勵，對未能認真履行職責的人員予以一定懲罰，進而提高文書檔案管理工作人員積極性，為現代化管理工作開展提供更多支持。

2.6 對文書檔案管理工作的資金要進行保證

要想做好現代化的文書檔案管理工作，必須要保證足夠的專項資金的支持。首先要保證相關的硬件設備的齊全，例如電腦、打印機、掃描儀、移動硬盤和相關的文書檔案管理的第三方軟件等等。足夠的資金也可以保證文書檔案的管理工作人員能夠定期進行外出學習以掌握當今更先進、更科學的文書檔案管理工作方法。在充足的現代管理手段的配合下，文書檔案管理工作人員的工作負擔相對也會降低，工作效率也會更高，工作熱情也會更好，可以更好地為單位的文書檔案管理工作進行服務。

3 文書檔案現代化管理工作的意義

3.1 有效提高文書檔案工作人員的工作效率

文書檔案的現代管理方法大大提高了文書檔案管理工作的效率，工作人員可以利用計算機對現有的文書進行整理和歸檔，相較以前的紙質文件而言，可以說是天翻地覆的變化。尤其是對于檔案管理人員來說，電子文檔和紙質文檔的工作量差別巨大，一臺電腦可以整理幾百G甚至上千G的資料，而這對于紙質文件來說是一件不可想象的事情。

3.2 文件的傳達效率更高、更可靠

對于傳統的文件傳達來說，傳達效率是比較低的，人們依靠的是手遞手的傳遞，這種模式受到很多外在因素的影響，例如傳遞者的狀況、交通狀況、文件接受者的狀況等等。對于現代的文件傳輸來說，通過計算機的傳輸，可以更及時的傳輸，也可以保證更安全可靠的達到被傳輸者。

3.3 文件檔案的查閱和修編更容易

由于計算機和第三方軟件的存在，對現有檔案的查閱和修編也顯得更加容易和簡便。工作人員可以通過搜索關鍵詞和編制時間等來查閱相關資料，也更容易根據當前最新的資料對之前的文書檔案進行修編。這不僅大大提高了工作人員的工作效率，也節約了大量的資金成本。

總而言之，網絡信息技術等現代科技的發展為文書檔案管理工作提供了更多支持和方便，文書檔案的現代化管理可謂是大勢所趨。本文已經對文書檔案管理工作現狀進行分析，從現代化管理技術手段的應用、現代化管理制度的健全完善、提高檔案管理人員現代化管理意識等方面對現代化管理策略進行闡述，希望能夠為文書檔案管理工作人員管理工作的開展提供一些啟發和參考，能夠更加有效的推進我國的文書檔案的現代化管理工作和利用，能夠更高效的促進單位各項事業的順利開展和完善。

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