火力發電廠重大技改項目檔案標準化的探索與應用

□ 廣東湛江 伍恵英 江紀花

（作者單位：湛江中粵能源有限公司）

湛江中粵能源有限公司（以下簡稱：公司）2017年6月進行重大技改——節能及超低排綜合升級改造工程項目（以下簡稱：“雙改造”）。“雙改造”項目共拆分成42個子項目，項目過程中產生大量的文件資料。子項目多、建設周期長、參建單位多、項目資料多，檔案管理工作量驟然增加。電力重大技改項目在迅猛發展，電力行業各領域在積極開展標準化工作，電力行業為了適應行業管理規范化發展趨勢，制定和頒布了具有明顯行業特征、專業性較強的檔案管理標準。分析電力項目檔案管理現狀，有許多問題有待規范和解決。為了保證“雙改造”重大技改項目檔案的完整、準確、系統、有效利用和安全保管，就需要一套行之有效的方法加以保證。實施重大技改項目檔案標準化管理，真正實現重大技改項目檔案管理完整化、標準化、系統化。

一、項目前期階段，檔案標準制度化

1.雙向量化歸檔范圍，注重標準的可操作性。為了項目資料移交責任清晰和系統歸檔，進而便于管理利用，檔案管理部門識別標準，開展公司檔案管理標準的修訂工作。下表為所識別的相關標準制度。

表 修訂參考標準

此次標準修訂流程為：了解各部門職責→細化各部門產生的管理性文件范圍→初定保管期限（初稿）→征求各部門意見（反復征求意見，審定）→形成報批稿。重新修訂的文件歸檔范圍采用公司部門結構法，具體文件歸口到各部門；關于各部門職責及產生的文件材料是參照公司各部門管理標準和工作標準，各類文件歸檔范圍都具體化，便于員工明確檔案的移交范圍。同時，組織宣貫學習，不斷提高員工對檔案管理工作的了解。文件材料歸檔范圍表的雙向量化確認修訂過程，可以讓專業技術人員知道哪些文件應該歸檔，而檔案人員可以知道應該及時收集歸檔哪些文件。各業務部門人員和檔案人員系統性對檔案歸檔范圍有明晰地把握，對重大技改項目檔案的完整和安全在源頭上實現了雙控制，是標準化管理的一項重大成果。

2.專人專項負責，職責明確有序開展。為了落實檔案管理職責，明確分管領導，并將檔案工作納入領導議事日程，及時解決檔案工作所需的人力、物力等問題。比如分管領導全程督促、指導“雙改造”項目檔案收集整理工作；從生產部門抽調人員負責“雙改造”項目檔案資料的整理；安排新員工協助檔案整理，配合開展重大技改項目檔案電子信息化工作；根據檔案人員變動情況，結合崗位職責，對檔案室工作任務重新進行分配，形成檔案人員責任清單，按照時間和項目進度推進檔案的督導和移交，確保檔案工作有序地開展。“雙改造”項目檔案專職人員認真學習項目建設檔案工作的規章制度，全面了解項目進程，對重大技改項目的外來資料進行接收、整理、記錄、分發，落實對施工、監理單位形成的文件資料收集整理的指導和監督工作，審核整理移交的歸檔資料，確保工程項目檔案系統、完整、準確，做到檔案工作與工程建設同步。

二、項目實施階段，檔案管理規范化

1.強化安全意識，進行安全現場檢查。“雙改造”項目在施工期間，大量的項目資料在施工現場流轉，存放在“雙改造”項目施工和監理單位臨時資料存放點，為了安全保管這部分項目資料，檔案管理部門制定《關于開展汛期檔案安全保管專項檢查工作方案》，經公司總經理審批后，由分管領導帶隊，檔案管理、消防保衛、安監和土建專業人員對公司檔案庫房、“雙改造”項目施工和監理單位臨時資料存放點，開展專項大檢查，對發現的不符合項及時整改，確保檔案絕對安全。通過安全自查，對檔案安全工作進行總結，對檢查發現的問題實行“立行立改”，同時制定相應的整改計劃，加大檔案安全的宣傳力度，加強安全保管理念，建立檔案安全保管長效機制。

2.管理“三同步”，動態控制資料收集。為了全過程掌握項目資料收集情況，在項目開工之初，把檔案工作具體規范納入《“雙改造”項目管理手冊》；針對各部門及施工、監理單位提出的關于檔案移交的難點及需協調的問題，定期召開了“雙改造”項目檔案工作協調會；“雙改造”項目期間，在公司每周工程例會，檔案管理部門匯報項目文件資料收集整理情況。同時，對施工、監理單位臨時現場資料的安全保管、收集整理等情況進行每月例行檢查，形成書面的檢查記錄，并定期對施工、監理單位照片檔案進行電子版拷貝。 為了保證項目外來文件的完整性，涉及項目的外來文件資料統一由檔案管理部門接收、整理、登記，及時發放至相關部門及施工、監理單位，并制作《“雙改造”項目資料登記表》做好發放記錄。 對于有文件資料的設備物資到貨，項目負責人要及時通知檔案人員參與設備開箱驗收，驗收后即時收集資料登記歸檔。

三、項目收尾階段，檔案歸檔嚴格化

1.及時跟進項目驗收資料歸檔。項目驗收階段，檔案人員在檢查、指導施工單位的整理立卷情況中發現，施工單位整理資料所遇到的最大問題是驗收資料不齊全。驗收資料是一式四份，施工單位發起，其專業工程師簽名后，給監理單位簽名，再到業主單位簽名，驗收資料監理保留一份，業主單位保留一份，施工單位保留兩份。過程中，因為專業工程師審核簽名不及時或提出整改意見未及時處理等種種原因，驗收滯后，導致部分驗收資料混亂。針對這個問題，檔案室及時了解情況，匯報領導，多次在公司例會提出此問題，共同協商解決此事，保證項目資料的及時移交。為了保證項目檔案的完整、系統、準確，檔案人員梳理出未移交子項目資料清單，發布催交通知，提醒項目負責人抓緊整理相關資料，及時移交項目資料。

2.科學整理，嚴格審核，提升檔案質量。為了保持卷內文件的有機聯系，按照項目文件形成規律，每個子項立卷，“雙改造”項目檔案進行科學歸檔。按《DT/T5229-2005 電力工程竣工圖文件編制規定》審核整理最終版竣工圖，并按GB/T10609.3折疊成手風琴式A4大小、圖幅向里，圖標欄外露。同時要求，凡在施工中有設計變更的，應提供變更說明，注明修改處的圖名、圖號等。對于僅有竣工圖章的竣工圖，為了清晰責任，保證竣工圖的有效性，要求增加竣工圖審核章，竣工圖審核章中編制人、審核人、監理簽名要求手簽。嚴格竣工圖圖章要求，明確設計院編制人員和專業監理工程師的審查責任。

四、總結

檔案標準化管理是一個持續的活動過程，在“雙改造”項目期間開展項目檔案標準化管理，經過一年多的實施執行，收到了顯著的效果。

1.保證了重大技改項目從立項、設計、施工、監理、驗收的過程中形成的大量項目檔案完整、準確、系統，有效利用和安全保管。在項目建設中，檔案資料為項目各項管理和工程施工建設提供技術資料保障；在項目竣工驗收時，檔案為項目竣工各項驗收提供文件的支撐；在工程創優活動中，檔案成為證明工程質量的見證；在項目竣工投產后，檔案是生產運行、設備維護、檢修以及未來工程擴建、改造提供必不可少的依據。

2.做到與項目建設“三同步”，形成重大技改項目檔案管理標準化成果。“三同步”即：項目設計與檔案工作同步，項目施工與檔案工作同步，項目竣工驗收與檔案工作交付驗收同步，實行全過程動態標準化管理。通過檔案管理創新，形成了重大技改項目檔案管理規范和監理、施工、調試單位項目文件管理工作流程等，可以作為推廣的成果，為日后技改項目的檔案管理工作起到借鑒作用。

3.強化檔案意識，人人重視檔案工作。員工在整理移交項目檔案的同時，自覺增強了檔案意識，明確了責任主體，清晰了文件歸檔范圍，從以前檔案人員三番五次“催促被動移交”變為現在的“積極主動移交”，更嚴格把握檔案質量，促使了公司檔案資料收集更加完整和準確。

4.科學整理歸檔，順利提供完整的檔案信息。按照項目文件形成規律，科學整理歸檔，多次為公司安全性評價、安全檢查、項目竣工驗收、環保驗收及精神文明檢查等各項工作提供了完整的檔案信息，滿足了各部門的要求，檔案人員的工作得到認可，綜合提高了檔案管理水平，促進公司的管理水平更上一層樓。