淺談中職學校檔案管理工作中的問題及策略

張國棟

（嘉祥縣職業中等專業學校，山東 嘉祥 272400）

隨著新時代環境下，教育事業的逐步發展與革新，中等職業學校也在發展過程中進行不斷的完善與更新。然而在檔案管理工作實施過程中，也同樣面臨著各種困境和問題，直接降低了檔案資料在學校發展和建設中的重要價值。因此，基于此種現狀問題，中職學校應該通過進一步完善檔案管理相關流程和細節問題，從學校教育方針和目標入手，不斷加強檔案的制度化、規范化和信息化管理，進一步將檔案管理制度和流程進行完善，在確保檔案管理工作順利發展的基礎上，切實提升檔案管理信息化水平和質量。

一、當前中職學校檔案管理工作中存在的不足

（一）學校檔案管理理念和方法較為落后，資金投入不足

現階段，在中職學校發展過程中，存在著學校領導對檔案管理工作不夠重視的問題，甚至在檔案管理工作中過于形式化。這都是由于中職學校思想觀念停留在過去，只重視學生是否掌握了專業知識與技能，而對學生檔案管理直接忽視。其次，加上中職學校資金不足的問題，再加上對檔案管理工作的直接忽略，在檔案管理工作中投入的資金也較少，導致在檔案管理中缺乏相應的現代化管理技術和設備，從而對中職學校檔案管理工作的順利建設和發展造成了不良的影響。增強學校領導對檔案管理工作的重視度，對檔案管理工作的創新與發展有著重要的意義。

（二）檔案管理現代信息化水平不足

在現代社會背景下，信息化技術和手段在各領域都有所涉及與運用。檔案管理工作中也不例外，對檔案管理工作質量的提升發揮出了積極的作用。然而由于中職學校檔案管理信息化水平不足的問題，檔案管理模式還是采取的人工操作方法，這種檔案管理形式除了會消耗大量時間外，還會影響工作效率和質量。再加上中等職業學校專業人才的缺乏，造成新時期檔案管理信息化人才更加稀缺，從而導致檔案管理工作觀念和模式都十分滯后，直接降低了中職學校整體檔案管理現代信息化水平。檔案管理工作朝著信息化方向發展對于中等職業學校而言，無疑是一個巨大的挑戰與考驗。

二、中等職業學校檔案管理實際內容分析

（一）黨務檔案方面

中等職業學校黨務檔案管理主要是對學校黨務工作的完整記錄。其中黨務檔案的收集工作是檔案保管的重要基礎，只有將各類黨務檔案完整地收集起來，才能全方位發揮出黨務檔案的實際作用與價值。其一，黨務檔案中包含了學校組織工作的文件和資料；其二，有關學校論文范文以及相關材料；其三，學校黨組織機構設置、黨員以及積極分子檔案和黨校相關材料的管理。

（二）基建檔案方面

學校基建檔案從歸檔范圍去看，包含了前期籌備過程中所形成的文件和圖紙，調研報告、會議紀要、勘察報告、設計方案及圖紙等等，以及施工建設過程中所形成的各類報表、模型以及竣工驗收單等材料，對基建檔案加強管理，能夠將學校基建活動的全過程與面貌真實地反映出來。所有與工程相關聯的材料都應該立卷歸檔，且不受時間長短的限制，這樣才能確保案卷的完整性與成套性，為檔案管理工作的順利進行奠定基礎保障[1]。

（三）教師業務檔案以及學生檔案方面

首先，將學生各類檔案進行完善處理，為學校各級領導、上級相關領導部門分析和總結以及調度學校工作提供可靠的依據。一方面，將學校檔案、教師檔案以及學生檔案進行全面系統的完善，學校檔案以建立先后時間為準，教師的一般人事檔案、職務檔案和業務檔案根據人頭進行建立，學生學籍按照屆和班級進行分類建立。

（四）教學檔案

教學檔案管理主要涉及了對教學計劃、教學活動以及各類上級文件的管理等。在管理過程中全面維護教學檔案的完整性與安全性。將所收集的教學文件材料進行整理，然后移交到學校檔案部門進行統一管理。其次，檔案收集過程中要加強檔案管理質量控制，認真整理檔案移交目標和歸檔卷數。對于資料不清晰、不完整的資料應該予以退回處理，最終確保教學檔案資料信息的可靠性與規范性。另外，鑒于學校教學工作的長期性與連續性特征，要求在對各個部門教學資料進行收集和整理過程中，可以重點把握住每個學期開學、期中以及期末三個重要階段。可見，檔案資料的順利收集與保管，能為學校各項工作的開展提供基礎參考依據，對學校的穩定長遠發展也發揮出巨大的助力作用。

三、新時期環境下中職學校檔案管理的主要思路與工作環節

（一）不斷更新檔案管理意識，對管理機制進行完善和建立

首先，對于中職學校而言，所有人員應該不斷更新檔案管理意識，充分地意識到檔案管理工作對學校未來發展的重要意義和作用。與此同時，將學校檔案管理放在重要位置，其檔案管理在服務學校良好教育環境構建方面產生著積極的影響和作用。因此，在現代化檔案管理當中，要遵循以人為本、服務至上的理念，這樣才能全方位發揮出學校檔案的重要價值和作用，對管理理念和模式進行革新，也是學校檔案管理現代化發展的有效路徑。其次，學校領導對檔案工作的重視才是關鍵點，制度完善與建設是檔案工作順利開展的基礎前提，隊伍建設是檔案管理質量提升的重要保障。只有領導轉變了檔案管理思想觀念，才能實現檔案管理形式的革新。要不斷探索檔案管理中面臨的各種困境和障礙，并重視檔案資源文化教育功能的開發與研究，進一步確立檔案工作在學校工作大局中的重要位置。一方面，應該校長帶頭成立檔案管理小組，以綜合檔案室為中心，專職檔案管理員為主，去開展檔案管理工作。另一方面，可以安排學校檔案管理人員參與檔案局、教育局的業務培訓活動，也可以邀請相關部門蒞臨學校指導工作。通過一系列的專業培訓和學習，我校的兼職或專職檔案人員在專業水平和管理經驗上都有了很大的提升，也為中職學校檔案管理水平和質量提升奠定了基礎保障[2]。

（二）檔案管理加強先進設備和設施的運用，有利于檔案管理質量和效率的提升

檔案作為社會信息化發展的重要組成部分，是檔案工作現代化發展的必經之路，也是中職院校發展過程的關鍵點。新時期環境下，中等職業院校檔案管理應朝著信息化方向前進。在檔案管理過程中，應進一步完善檔案管理平臺，所有檔案資料統一存入系統平臺中，這樣在檔案查閱過程中可以節約大量的時間。但是由于目前中職學校檔案管理還停留在紙質管理當中，有的時候由于存在不同用途的關系，需要填寫大量的表格，這不僅是對資源的浪費，也浪費了很多的時間。因此，中職學校檔案管理采取信息化管理手段后，在簡化工作流程的基礎上，也提升了檔案管理工作的有效性。首先，應該明確中職學校檔案是重要信息資源這一重要觀念，在實際管理過程中，要通過完善相應的現代化檔案管理體系，構建完整的電子文件歸檔流程與制度。其次，電子文件歸檔需要凸顯出“以人為本”的理念，加強專業管理隊伍的建立，去專職負責檔案管理工作。最為關鍵的是當前大部分中職院校檔案的整理依然沿襲的是傳統人工操作模式，這與電子文件處理方法在效率和質量上都有巨大的差距。因此，需要通過組織業務培訓和學習，建立檔案整理隊伍，確保他們能夠對檔案管理自動化知識和技能盡快掌握。其檔案管理信息化發展需要做到以下幾個方面：其一，檔案數字化基礎平臺、檔案自動化管理平臺的完善等。其二，加強檔案管理先進設備和儀器的更新和運用，如，北京某中等職業院校為了更好地適應檔案工作發展形勢，而加大了對檔案工作的資金投入力度，在學校重新建設了高達70平方米的檔案室，150平方米的檔案庫房，其中新購置了大量的計算機、數碼相機、防磁柜等各種先進設備，同時安裝了網絡自動化檔案管理軟件。學校檔案分類清晰并實行了集中統一管理，在檢索時十分便利，部分檔案還可以在校園網上進行即時分享與查看。檔案室可以容納近五十年來的文書、教學、科技等檔案資料。時至今日，錄入館藏資料目錄高達近三萬條，只要登錄校園網即可對部分相關資料進行查閱和運用，這樣在促進檔案工作效率和水平提升的基礎上，也直接凸顯出了中職學校檔案的重要性價值和作用。

所以，中職學校檔案管理工作作為學校發展過程中的關鍵性內容。對檔案管理工作引起重視時，需要全面做好檔案收集、整理以及歸類工作，為學校教職工和學生主動提供利用服務，充分地凸顯出檔案的價值和作用。對于檔案管理工作人員而言，除了對現有檔案室的資料有所熟悉和掌握，還要重視檔案收集和整理的質量和效果，第一時間對利用的反饋信息進行整體探究與分析，及時找出工作中存在的弊端和不足，以嚴謹的工作態度，科學的檔案管理手段，使其發揮出真正的效用。