退役軍人檔案管理工作存在的常態(tài)問題

張志強(qiáng)

【摘? 要】維護(hù)軍人軍屬合法權(quán)益，加強(qiáng)退役軍人服務(wù)保障體系建設(shè)是新時(shí)期退役軍人檔案管理工作的目標(biāo)。做好退役軍人檔案管理工作，能夠進(jìn)一步提升退役軍人管理實(shí)效，團(tuán)結(jié)退役軍人，滿足退役軍人以及其他相關(guān)主體的查檔需求。鑒于退役軍人檔案管理工作的復(fù)雜性，檔案管理人員必須辯證、客觀、多角度地對(duì)待日常管理工作，摸清退役軍人檔案管理工作的規(guī)律，不斷改進(jìn)管理方式，確保退役軍人檔案管理工作的實(shí)效性。具體而言，一是要完善退役軍人檔案歸檔工作;二是要強(qiáng)化退役軍人檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè);三是要重視退役軍人檔案安全管理。

【關(guān)鍵詞】退役軍人;檔案管理;常態(tài)問題

1退役軍人檔案管理工作存在的常態(tài)問題

1.1退役軍人檔案歸檔工作存在漏洞

立卷歸檔是檔案前端控制工作，事關(guān)檔案管理效率和質(zhì)量。立卷歸檔工作一旦存在漏洞，不僅會(huì)影響后期的管理與利用，更會(huì)損害退役軍人的權(quán)益。當(dāng)先，部分單位歸檔工作存在漏洞。一是退役軍人檔案歸檔范圍不明確。部分應(yīng)當(dāng)歸檔的文件資料沒有歸檔入卷，后期容易引發(fā)爭(zhēng)議。二是歸檔時(shí)限不明確，部分文件資料沒有及時(shí)交給檔案管理部門，而是存放于相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門，文件在堆積、流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)丟失、損毀的情況。

1.2退役軍人檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后

退役軍人檔案具有重要的價(jià)值，能夠滿足相關(guān)主體的查檔需求。當(dāng)前，部分單位退役軍人檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后，導(dǎo)致檔案檢索效率和檢索質(zhì)量不高。一是沒有及時(shí)按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)退役軍人檔案進(jìn)行編號(hào)以及著錄，存在后期重復(fù)加工、重復(fù)勞動(dòng)問題，影響檢索效率。二是沒有借助檔案管理系統(tǒng)等數(shù)字化技術(shù)建設(shè)相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，無法設(shè)置深度的檢索條件。一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用能力不足，對(duì)檔案資源進(jìn)行查找和挖掘的速度緩慢，影響查檔用檔工作。另一方面，沒有從技術(shù)層面設(shè)置檢索條件和計(jì)算模型，難以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化的管理目標(biāo)。

1.3退役軍人檔案安全管理工作薄弱

當(dāng)前，大多數(shù)單位逐步開始利用互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)以及信息設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行管理，提升了檔案管理實(shí)效。與此同時(shí)，也有單位存在“重技術(shù)利用，輕安全管理”的問題，導(dǎo)致退役軍人檔案管理系統(tǒng)容易遭受病毒攻擊、木馬攻擊以及黑客攻擊，進(jìn)而使得檔案被非法加密、篡改。2017年BadRait、Petya以及WaaCry等勒索病毒的出現(xiàn)，更是導(dǎo)致退役軍人檔案信息化建設(shè)面臨新的挑戰(zhàn)。

1.4檔案管理分散

退役軍人從部隊(duì)退役后，由于移交安置方式的不同，有些檔案在組織、人社、退役軍人事務(wù)等機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理，有些在基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）、武裝部管理，更多的隨著退役軍人個(gè)人工作、生活的變動(dòng)分散在各行各業(yè)，有些甚至在個(gè)人手中保管。這種分散管理的狀態(tài)不利于提升檔案的利用率，也容易造成檔案的損毀或丟失。

1.5管理制度不健全

目前有些地方針對(duì)退役士兵、自主擇業(yè)軍轉(zhuǎn)等出臺(tái)了一些檔案管理制度，但對(duì)于整個(gè)退役軍人群體來說，還沒有建立規(guī)范、科學(xué)、有效的退役軍人檔案管理制度，加之相關(guān)政策和制度沒有隨著時(shí)代的變化加以修正和改進(jìn)，導(dǎo)致了制度信息的落后和不完善。并且在檔案管理的具體操作層面，比如整理、歸檔、保管、借閱、利用等具體環(huán)節(jié)上，也缺乏行之有效的操作規(guī)程。

1.6專業(yè)人才缺乏

退役軍人檔案管理的需求在進(jìn)一步提升和強(qiáng)化，這需要相關(guān)工作人員具備高素質(zhì)的職業(yè)能力。但目前檔案管理人員隊(duì)伍專業(yè)性不高，一方面由于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不夠重視，往往沒有設(shè)置專門的檔案管理人員，專職從事退役軍人檔案管理，導(dǎo)致檔案管理往往淪為“副業(yè)”。另一方面，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)需要加強(qiáng)，從事退役軍人檔案管理工作的人員很少檔案管理專業(yè)出身，缺乏專業(yè)化的素養(yǎng)，加之退役軍人檔案管理方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)較少，個(gè)人專業(yè)素質(zhì)得不到提升，導(dǎo)致專業(yè)人才的缺乏。

2退役軍人檔案管理工作的有效對(duì)策

2.1完善退役軍人檔案歸檔工作

退役軍人檔案涉及眾多的內(nèi)容，不同內(nèi)容具有不同的效用。因此，對(duì)該項(xiàng)檔案進(jìn)行歸檔時(shí)不能僅僅著眼于某一項(xiàng)或者某幾項(xiàng)內(nèi)容，而應(yīng)強(qiáng)調(diào)全面性、系統(tǒng)性和協(xié)調(diào)性。一是要制定相應(yīng)的規(guī)章制度，明確歸檔范圍，及時(shí)發(fā)現(xiàn)送交部門、送交人員在送交文件資料過程中的漏洞，更好地確保退役軍人檔案的全面性。實(shí)踐中，要重點(diǎn)注意退出現(xiàn)役材料、病情鑒定和評(píng)殘材料、職業(yè)技能鑒定資料、入伍材料、立功受獎(jiǎng)?lì)惇?jiǎng)勵(lì)材料、軍人參加軍隊(duì)或地方自學(xué)考試的學(xué)籍或培訓(xùn)資料、艱苦邊遠(yuǎn)地區(qū)等服役證明、級(jí)別、軍銜、職務(wù)材料、黨（團(tuán)）材料、獎(jiǎng)懲材料、生活待遇材料等資料。確有遺失或者遺漏的，應(yīng)當(dāng)通知相關(guān)部門、人員補(bǔ)送。二是要明確歸檔時(shí)限，避免文件資料在某一部門長時(shí)間留置或者推擠，落實(shí)歸檔責(zé)任，提升檔案管理部門以及其他業(yè)務(wù)部門的歸檔意識(shí)。

2.2強(qiáng)化退役軍人檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

退役軍人檔案具有重要價(jià)值，能夠?yàn)閱挝蝗蘸笸艘圮娙耸聞?wù)工作提供依據(jù)。從利用退役軍人檔案的角度來看，單位要建設(shè)退役軍人檔案數(shù)據(jù)庫。一是要堅(jiān)持“高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求”的基本原則，及時(shí)對(duì)退役軍人檔案進(jìn)行編號(hào)以及著錄，提升檔案管理的科學(xué)性。二是要借助信息技術(shù)對(duì)退役軍人檔案進(jìn)行管理，提升檢索效率和檢索質(zhì)量。一方面，退役軍人檔案管理人員按照數(shù)據(jù)庫建設(shè)的要求對(duì)退役軍人檔案進(jìn)行精細(xì)化加工，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行查找和挖掘，滿足查檔用檔主體的檢索需求。另一方面，要進(jìn)一步打通技術(shù)壁壘，從技術(shù)層面設(shè)置檢索條件和計(jì)算模型，實(shí)現(xiàn)深度檢索、數(shù)據(jù)化管理的目標(biāo)。

2.3重視退役軍人檔案安全管理

退役軍人檔案隱私性和涉密性的屬性決定了單位必須重視退役軍人檔案安全管理，強(qiáng)化安全管理措施。一方面，單位可以借助云加密、數(shù)字密鑰、數(shù)字水印、區(qū)塊鏈以及其他安全保密技術(shù)對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，加強(qiáng)事前防控，有效抵御病毒入侵風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，單位要做好退役軍人檔案的云備份工作，做好事后防控，避免檔案被非法加密。

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（作者單位：黑龍江省尚志市退役軍人服務(wù)中心）