論電子檔案的有效管理

楊海燕

【摘? 要】辦公自動化條件下，辦公系統的廣泛應用，產生了大量的電子文件，這些電子文件就是電子檔案的前身。電子檔案的管理有別于傳統的檔案管理模式，在保證電子檔案安全管理提升利用服務質量的原則下，強化電子檔案的管理體制機制，加強檔案管理人員的綜合素質提升也顯得尤為重要。對此，作者對電子檔案的有效管理進行分析。

【關鍵詞】電子檔案;管理;措施

檔案管理是單位管理工作的一部分，是單位工作的客觀歷史記錄，記載著單位各項工作的歷史發展軌跡，是單位歷史面貌的真實展現。這些真實記錄對單位各項工作的開展可以提供有效的經驗借鑒和工作指導，是單位的重要財富。檔案管理人員應加強對檔案的管理，制定規劃和有效措施，運用先進手段，不斷加強檔案各項規范化建設管理工作。

一、檔案信息化管理的意義

傳統的檔案管理是紙質手工管理，這個過程人為因素容易導致紙張撕裂損壞，并且紙質檔案占用存儲空間大，保管場所面積要求難以實現。將檔案實施信息化管理，形成數字化復制件形式，存儲于專用的數據庫，實施專用系統加密匙權限管理，更有利于檔案的安全管理，免遭人為因素對實體檔案的損壞，節省了檔案實體存貯空間，減少了紙張耗材成本。實施信息化手段管理檔案管理更加便捷高效，減少了人員和工作量，提高了工作效率。

檔案電子化管理可以方便實現共享平臺建設，擴大利用受享面，實現快速管理利用。比如，單位本身或者有關上級業務部門需要利用一份檔案數據資料，如果不實施檔案電子化管理就需要人工查找目錄，然后到庫房翻閱檔案原件，再從原件中查找具體內容所在的頁碼位置，工作費時耗力，談不上什么工作效率的問題。通過建立電子檔案信息平臺，可以輕松地在電腦前完成查找提供工作，輸入需要查詢的內容，很快就會查到所需信息，極大地提高了工作效率，方便了利用者。

二、檔案電子管理存在的問題

雖然電子檔案管理具有很多的優勢，但也不可避免的存在很多值得改進提升的方面，主要表現為：

（一）電子檔案管理體制機制不健全。電子檔案管理需要制定系列符合電子檔案自身管理要求的制度，保障各項管理正常開展，但是目前存在制度不健全、制度體系不完善，存在管理漏項等問題。例如，電子檔案的具體管理責任人不明確，任務分工不清晰，工作開展中出現無人負責的情況，影響了正常管理工作。此外，電子檔案的分類缺乏科學標準性，一定程度影響了電子檔案的規范管理，分類的交叉包含，讓電子檔案管理面臨較大的管理難度。

（二）電子檔案管理存在安全風險。電子檔案的形成和管理，離不開計算機和系統軟件，因計算機或系統自身就存在一定的安全風險，如，隨著互聯網技術的活躍，計算機可能會非法不正常運行，系統遭破壞導致癱瘓等，出現電子檔案無法利用和有關信息被篡改非法復制的問題。這些問題一旦發生就會導致嚴重的后果，電子檔案的管理優勢也將蕩然無存，影響單位甚至社會發展的安全。

（三）電子檔案人員素質不高。目前，很多從檔人員年齡偏大，學歷層次普遍不高，導致學習能力降低，對新興事物排斥思想明顯，信息專業人員和檔案管理人員綜合性人才嚴重缺乏，影響了電子檔案管理和運用工作的開展。

三、電子檔案管理的措施

結合以上存在問題和實際工作，從三個方面提出具體的提升管理措施。

（一）加強電子檔案管理機制建設。電子化辦公管理形勢下，電子檔案管理要充分運用大數據核心技術平臺，按照單位管理特點，加強電子檔案的管理結構體系設計。一是要明確主體責任。單位要進一步制定落實檔案管理體制機制，采取得力措施，細化管理責任，具體工作量化制，做到工作有安排部署，有督導檢查，將電子檔案管理工作要求落到實處，使檔案管理工作有序進行。二要加強財力保障，確保電子檔案管理工作的開展正常，保障有力，也為單位信息化開展提供輔助效應。三要及時開展電子文檔數據挖掘。充分運用電子檔案的數據信息載體，結合大數據信息平臺的應用，對電子檔案數據信息挖掘匯總，科學分析，形成成果匯編，進一步提升電子檔案管理精準性和有序性，保證電子檔案管理綜合質量的提升。

（二）確保電子檔案管理安全。電子檔案安全管理事關單位整體利益，必須從思想上認識到電子檔案安全管理的必要性。要嚴格落實電子檔案安全管理制度，按照制度要求規范操作流程，實現電子檔案全過程可控管理利用。要加強安全管理知識培訓，避免出現違反規定或者不懂技術導致的安全情況發生，同時要加強對新技術能力的提升學習，提高檔案管理人員熟練管理電子檔案的基本能力，保證電子檔案管理嚴格規范，打牢電子檔案管理的安全根基。

（三）加強專業隊伍建設。是否具備一定的信息化和電子應用技術，是做好電子檔案管理的前提。要從提升檔案管理人員實際操作管理能力入手，加強檔案隊伍建設，積極引進高層次檔案管理人員，定期對檔案管理人員開展業務能力提升培訓。通過學習教育引導檔案人員工作學習積極性，打造一支懂技術會電子檔案管理的專業化檔案管理隊伍，為檔案信息化管理水平的不斷提升儲備人才資源，集聚技術優勢。

四、結束語

信息時代，現代新技術的應用發展，為檔案管理帶來了好的機遇和條件，檔案管理工作要乘勢而上，充分借力信息技術和大數據平臺，做到融合發展，共同提升;要積極應對電子檔案管理過程中遇到的問題，確保電子檔案信息的安全，積極為社會發展注入現代檔案信息元素，實現檔案信息化高質量發展。

參考文獻：

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（作者單位：濰坊市奎文區招生考試研究院）