信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新分析

王愛民

摘 要：世界科技高速發展，創新技術得以廣泛應用，現代社會中人們的生活方式發生了巨大轉變，生活質量以及生活水平的不斷提升，為信息技術的推廣、革新等創造出越來越多的有利條件。信息社會背景下，辦公室文書檔案管理工作的改? 革，想要實現創新發展目標，必須努力做到與時俱進，站在新的角度或者不同層面，進行檔案管理模式的優化調整。對此，本文特意做了具體介紹，希望能為辦公室文書檔案管理人員提供有效參考。

關鍵詞：信息社會;辦公室;文書檔案管理;改革創新;分析

隨著信息社會環境的不斷變化，辦公室文書檔案管理工作的相關要求也在增多，文書檔案管理問題的形成原因比較復雜，因此，針對主要問題找到合適的解決辦法，努力推廣信息技術和現代化的管理手段顯得至關重要。為了使辦公室文書檔案管理工作朝著正確方向突破創新，需要建立完善的管理制度，進一步提高文書檔案管理人員的綜合素質，同時做好監督和抽查等工作，下面，筆者憑借多年實踐經驗，就以上內容闡述了幾點不同的看法。

1 辦公室文書檔案管理工作存在的問題

辦公室文書檔案管理工作量不斷增多，原本隱藏著的管理問題、不足之處紛紛暴露出來，不僅影響著各大企業、事業單位的長遠發展，甚至造成了各部門之間的溝通障礙。關于辦公室文書檔案管理工作中容易出現的問題，具體總結為：首先，辦公室人員對于文書檔案管理工作不夠重視，誤認為文書檔案的利用價值低，沒有及時進行檔案內容的分類，運用現代信息技術進行信息資源的高效整合。另外，隨著企業的發展，文書檔案管理機制還不完善，關于文書檔案的利用存在著諸多弊端，其他部門工作也將受到很大限制，工作人員不負責任，管理效果不盡人意，企業可持續發展目標的實現自然變得阻力重重[1]。其次，辦公室文書檔案管理人員的認知水平、綜合素質有待提升，他們缺乏信息技術的創新意識，具體操作過程中常常出現不規范操作等情況。文書檔案管理人員綜合實踐的機會少，過分忽視了自身學習能力、創新能力、業務能力的全面發展，所以檔案管理工作中操作失誤率較高，更容易造成辦公室文書整理工作成效低。最后，電子存檔系統作為信息化檔案管理的重要組成部分，雖有助于檔案管理的規范化和系統化，但因缺乏整體規劃性，這一系統中存在協調運作模式的缺失，各部門的文書管理歸檔無法通過信息化自動生成，這給管理工作帶來了整理方面的困難，需要整體的規劃和協調。

2 信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新

2.1 有效改革管理方式

過去的辦公室文書檔案管理工作中經常存在登記不明確的情況，看似微不足道，卻對文書檔案安全和信息安全造成隱患，因此，在信息社會背景下，落實辦公室文書檔案管理工作改革與創新十分重要[2]。改革辦公室文書檔案管理方式，首先應該確定具體的負責人，工作人員在接到一份文書的時候需要對文書的流程和內容有一定的了解，并且要對文書檔案的安全負責。其次，建議在事業單位的辦公室中建立起分工體系，所有的工作人員都有自己的職責，按照自己的工作職責去做分內的使其，簡化辦公室文書檔案管理工作流程，提高工作人員的專業素質，使辦公室文書檔案管理工作步入正軌。

2.2 建立完善管理制度

為了提高文書檔案的管理水平，就必須要建立起完善的文書檔案管理制度，并嚴格遵守相關的要求，通過明確劃分不同部門的文書檔案管理職責，提高工作效率。此外，針對部門同時具有公眾內容和保密內容的文件，在分離過程中要借助信息化系統中的內外網系統，實現文書檔案的合理分離。最后要注意加強辦公室的網絡安全防護，加強網絡層面的文書檔案管理工作，避免出現文書檔案信息泄露的情況。

2.3 提高人員綜合素質

作為辦公室文書檔案管理工作的執行者，檔案管理人員的素質水平直接影響著辦公室文書檔案管理工作的整體效果，做好對檔案管理人員的培訓工作，提高檔案管理人員的綜合素質，不僅能夠有效實現辦公室文書檔案管理工作的改進目的，也能夠為辦公室文書檔案管理工作的進步和發展提供有利基礎，有效減少不利于辦公室文書檔案管理工作的人為因素[3]。首先，在進行檔案管理人員的培訓工作時，要根據辦公室文書檔案管理工作的重點和難點確定培訓內容，確保檔案管理人員能夠準確把握工作范圍和重點，繼而對辦公室文書檔案進行針對性、有效性的收集和整理，避免在辦公室文書檔案管理工作中出現檔案缺失等不良現象。其次，應積極組織開展技術交流、技術講座及會議討論等活動，通過多種渠道為檔案管理人員提供更多的學習機會，使檔案管理人員能夠形成良好的自我強化意識，不斷提高自身的業務能力，為辦公室文書檔案管理工作的順利進行提供有利支撐。

2.4 監督抽查清理文檔

第一，對于所實施的辦公室文書檔案管理工作是否科學和合理要給予應有重視，所以要不定期進行抽查，且在日常也要給予監督，以此來保證辦公室文書檔案管理工作的順利開展。所以，在實際應用中就可以由相關人員擔任監督和抽查工作，以對文書檔案管理工作是否規范等進行檢查，以此確保其在實際應用中更加合理。第二，辦公室文檔中有相當多過期失效的普通文檔，這些文檔在其剛產生時具有短期效用，但一旦過期則往往成為廢紙一張。保存已經過期的普通文檔不僅占用空間、浪費有限的辦公用品資源，而且極易與其他未過期文檔混淆，給查找和借閱造成不必要的阻礙[4]。因此，定期清理過期失效的普通文檔對提高辦公室文檔管理工作效率十分必要。這些被清理出來的過期普通文檔如果是紙質文檔，則可以將其作為環保紙進行循環利用：如果是普通電子文檔，則視情況直接刪除或者強力壓縮到磁盤類電子存貯設備中，然后清空原有的存貯空間為新的有效文檔服務。對于重要文檔而言，盡管其具有價值高、期限長、涉密等特性，但仍然存在過期失效的問題。無限期地保存已失效的重要文檔始終存在著潛在風險，因此，清理過期失效的重要文檔正是為了確保文檔的安全和保密。清理過期失效的重要文檔首先需要報請單位主要領導審批，領導指示某一層級的分管領導執行，文檔保管人員在分管領導監督下對重要文檔的紙質原件進行銷毀，對其電子備份徹底刪除。

3 結束語

總之，要想促進辦公室文書檔案管理工作的進步和發展，使其能夠更加適應信息化時代的發展要求，應該積極提高對文書檔案管理的認識、建立完整的信息化檔案管理平臺、改變傳統檔案管理方式、提高檔案管理人員的綜合素質，從多方面提高辦公事文書檔案管理工作的水平，使辦公室文書檔案管理工作更具有實效性，為辦公室人事管理提供更可靠的信息支持。

參考文獻

[1]蔣瑩瑩.信息社會視角下企業辦公室文書檔案管理工作的改革與創新[J].人力資源管理，2017（10）46-47.

[2]楊秋，董少平.信息社會背景下現代企業文書檔案管理工作的思考[J].辦公室業務，2019（34）378-379.

[3]張邀.關于企業辦公室文書檔案管理工作創新辦法的研究[J].中國培訓，2019（07）55-56.

[4]方明麗.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創新[J].城建檔案，2018（30）118-119.