檔案管理信息化視角下的檔案管理措施

肖斐

摘 要：當(dāng)前信息化已經(jīng)逐漸深入到人們的生活，并為人們的帶來了巨大的便利。在檔案管理方面，其信息化發(fā)展也成為當(dāng)前檔案管理的主要趨勢(shì)。鑒于此，本文將以檔案管理信息化為視角，針對(duì)如何開展檔案管理工作進(jìn)行深入研究。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;管理措施

作為教育的重要基礎(chǔ)性階段，幼兒園如何開展更為有效地教育教學(xué)工作也成為家長(zhǎng)、教育部門乃至全社會(huì)關(guān)注的重中之重。在幼兒園的日常管理工作中，檔案管理所具有的重要作用也越來越凸顯出來。尤其是在檔案管理信息化發(fā)展的浪潮中，幼兒園檔案管理也應(yīng)該要積極采取積極舉措，不斷提高檔案管理信息化水平，完善日常的管理舉措，以此來促進(jìn)我國(guó)幼兒園教育的良好發(fā)展。

1 檔案管理信息化的現(xiàn)實(shí)意義

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)尚未出現(xiàn)之前，檔案管理主要借助于人工進(jìn)行手動(dòng)操作。一方面，由于檔案管理過程復(fù)雜，所需大量的管理人員進(jìn)行輔助，造成人力、物力以及財(cái)力的大量消耗;受到外界因素或者人的主觀情緒的影響，檔案管理錯(cuò)誤較多，加大了后續(xù)工作的難度。另一方面，通過人力進(jìn)行一步一步操作，速度較慢且耗費(fèi)時(shí)間較長(zhǎng)，造成最終的檔案管理時(shí)間拖長(zhǎng)，工作效率低下。現(xiàn)今，伴隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展，為檔案管理提供更加科學(xué)高效的手段，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段進(jìn)行管理，增加檔案整理的正確性，加快管理速度，縮短管理時(shí)間，降低人力、物力消耗，大大提升了檔案管理的水平，推進(jìn)管理工作更加高效。

2 信息化背景下當(dāng)前檔案管理工作存在的問題

2.1 缺少良好的監(jiān)督體系

在當(dāng)前信息化背景下，檔案管理工作中缺乏監(jiān)督機(jī)制便是其中最為重要的一項(xiàng)問題，同時(shí)該問題也對(duì)于檔案管理工作具有較大影響。在實(shí)際工作期間，雖然有部分幼兒園已經(jīng)開展了檔案信息化管理工作，但是在該項(xiàng)工作中卻并未給予該項(xiàng)工作一定的重視，并且在該項(xiàng)工作中缺乏必要的監(jiān)督手段，這種情況的出現(xiàn)便導(dǎo)致幼兒園檔案管理工作受到影響，若是工作人員在工作期間出現(xiàn)問題，會(huì)由于監(jiān)督不當(dāng)而導(dǎo)致問題持續(xù)存在，從而致使檔案管理工作的質(zhì)量受到影響，降低幼兒園檔案管理工作實(shí)效性。

2.2 當(dāng)前檔案管理信息化發(fā)展存在局限性

在幼兒園檔案信息化管理工作中，雖然已經(jīng)有部分幼兒園開展了檔案信息化管理工作，同時(shí)配備了相應(yīng)的信息化設(shè)備，但是由于管理水平較低同樣會(huì)造成幼兒園檔案管理工作實(shí)效性較低的問題。在此期間，由于工作人員受到傳統(tǒng)思想的束縛，或者是部分工作人員的思想水平并沒有達(dá)到相應(yīng)的信息化檔案管理工作要求，從而致使信息化設(shè)備無法被充分利用。例如在檔案管理工作中，若是想要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子數(shù)據(jù)檔案，對(duì)管理工作人員的工作素質(zhì)具有較高的要求，只有在工作人員的工作技能較高的情況下才能夠更加優(yōu)質(zhì)的完成該項(xiàng)工作。而在實(shí)際工作期間，往往都會(huì)由于工作人員的專業(yè)技能有限而影響到整體幼兒園檔案信息化管理工作，從而致使該項(xiàng)工作的實(shí)效性受損。

3 如何在信息化背景下加強(qiáng)檔案管理

3.1 注重信息化軟硬件的更新升級(jí)，促進(jìn)檔案信息化管理的不斷發(fā)展

大數(shù)據(jù)時(shí)代快速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)、信息化技術(shù)，使得技術(shù)更新的頻率越來越快，對(duì)相應(yīng)的軟硬件要求自然也就越來越多。對(duì)檔案管理信息化建設(shè)來說，其自然需要對(duì)應(yīng)的軟硬件作為支持，才能夠保障各種新興信息化技術(shù)的有效應(yīng)用。這就要求幼兒園結(jié)合幼兒檔案管理信息化建設(shè)需求、發(fā)展目標(biāo)，采購(gòu)滿足檔案管理信息化建設(shè)未來發(fā)展形勢(shì)的各種硬件設(shè)備，在針對(duì)現(xiàn)有硬件設(shè)備進(jìn)行更新的同時(shí)，去完善各種基礎(chǔ)性硬件設(shè)備，使得檔案管理整個(gè)工作流程均能夠?qū)崿F(xiàn)高度的信息化。需要注意的是，5G商用元年的到來，無疑為大數(shù)據(jù)提供了更為廣泛的應(yīng)用空間，檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)避免拘泥于眼前技術(shù)，而是需要提前進(jìn)行相關(guān)領(lǐng)域的研究，在軟硬件建設(shè)的過程中，將新興信息化技術(shù)應(yīng)用場(chǎng)景納入進(jìn)來，以此來保障幼兒園資金的合理利用。

3.2 優(yōu)化幼兒園人事檔案信息化管理

3.2.1 注重培養(yǎng)工作人員的檔案信息化管理意識(shí)

為保證幼兒園人事檔案電子化信息化管理較好適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代，人事檔案信息化管理意識(shí)的提高存在較高必要性，人事檔案管理工作可由此落到實(shí)處。在傳統(tǒng)的幼兒園人事檔案管理模式中，幼兒園檔案管理人員的封閉意識(shí)往往較強(qiáng)，電子化信息化管理探索的推進(jìn)難度因此大幅提升，因此必須設(shè)法提升相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)，如開展針對(duì)性培訓(xùn)，以此保證檔案管理人員能夠較好適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代提出的電子化信息管理要求。在具體實(shí)踐中，需通過多種方式引導(dǎo)檔案管理人員樹立信息化與科技化意識(shí)，便以此改變幼兒園輕視人事檔案利用的現(xiàn)狀，在與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理人員支持下，人事檔案信息化管理才能夠更好為幼兒園人才隊(duì)伍建設(shè)提供支持。

3.2.2 在幼兒園人事檔案信息化管理中加強(qiáng)細(xì)節(jié)管理

為確保幼兒園人事檔案信息的全面性，人事檔案信息化管理細(xì)節(jié)的規(guī)范必須得到重視。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案信息早已成為一種重要資源，人事檔案信息也能夠?yàn)橛變簣@內(nèi)部管理和未來發(fā)展提供支持，因此人事檔案電子信息化建設(shè)必須明確其對(duì)幼兒園發(fā)展的重要性，并結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代電子信息化發(fā)展趨勢(shì)。在具體實(shí)踐中，應(yīng)設(shè)法強(qiáng)化幼兒園整體的電子信息化管理意識(shí)，為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，檔案管理部門必須結(jié)合已有的人事檔案信息，落實(shí)精細(xì)化管理，以此保證人事檔案信息的準(zhǔn)確收集能夠得到重視，電子信息化平臺(tái)也需要得到充分利用，以此強(qiáng)化幼兒園內(nèi)部的溝通與交流，即可配合相關(guān)監(jiān)督機(jī)制，更為高效、精準(zhǔn)的錄入幼兒園人事檔案信息。為保證幼兒園人事檔案信息的完整性，在信息錄入和存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，檔案工作人員均需要重點(diǎn)保證信息的全面性，由此信息收集方可更好服務(wù)于大數(shù)據(jù)時(shí)代幼兒園人事檔案電子化信息化管理。

3.3 注重專業(yè)化建設(shè)隊(duì)伍的有效構(gòu)建

幼兒園在進(jìn)檔案信息化建設(shè)過程中，需要建立一支專業(yè)化檔案信息化建設(shè)隊(duì)伍，對(duì)內(nèi)要加強(qiáng)現(xiàn)有檔案信息化管理人才的繼續(xù)教育，提升他們專業(yè)素質(zhì)，采取先進(jìn)的管理理念，真正把信息化檔案建設(shè)落實(shí)到位。對(duì)外幼兒園需要引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)人才，尤其加強(qiáng)檔案信息和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的維護(hù)，有效改變以往的管理方式，提升幼兒園檔案信息化建設(shè)水平。為了保證檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行，幼兒園需要針對(duì)現(xiàn)有檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀，制定完善的管理機(jī)制，不但加強(qiáng)他們專業(yè)技術(shù)知識(shí)的培養(yǎng)，不斷應(yīng)用最新的管理軟件，提升技術(shù)人員的日常操作水平，重點(diǎn)做好數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)和圖像處理工作，進(jìn)一步優(yōu)化檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。

4 結(jié)束語

綜上所述，為了有效提高檔案管理水平，幼兒園應(yīng)該要充分重視檔案信息化管理，革新自身的管理理念，強(qiáng)化人事信息化管理，并結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況構(gòu)建一支專業(yè)水平較高、信息素養(yǎng)較強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍，這樣才能夠真正提高幼兒園的管理水平，最終實(shí)現(xiàn)提升幼兒園教育水平的根本目的。

參考文獻(xiàn)

[1]龔福彬.信息化條件下檔案管理如何服務(wù)工程檔案管理分析[J].農(nóng)家參謀，2018（5）.

[2]徐海燕.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].文存閱刊，2018（9）.